Tento článek je určený pro administrátory.
Proč je důležité oprávnění při předávání majetku?
Přidělování a vracení firemního vybavení, jako jsou služební auta, notebooky nebo ochranné pomůcky, je nejen administrativní proces, ale i právní úkon. Správné zaznamenání těchto změn je klíčové pro:
- Jasné určení odpovědnosti – Zaměstnanec přebírající vybavení odpovídá za jeho používání, údržbu a vrácení.
- Soulad s předpisy – Zaměstnavatel je povinen zdokumentovat předání, aby bylo jasné, kdo za daný majetek odpovídá.
- Ochranu před ztrátami a spory – Řízený proces minimalizuje riziko ztrát, poškození a právních sporů.
Proto mohou firemní vybavení přidělovat nebo vracet pouze oprávnění zaměstnanci na základě své role ve firmě. Musíte mít tedy jasno v tom
- Kdo může předmět předat?
- Kdo může předmět převzít?
Například:
- IT manažer → přiděluje a vrací notebooky či mobilní zařízení.
- Vedoucí skladu → vydává nástroje a pracovní vybavení terénním pracovníkům.
- Projektový manažer → přiděluje sdílené vybavení konkrétnímu pracovišti nebo projektu.
Předávání i vracení se spouští pomocí akčních tlačítek
- Oprávnění zaměstnanci spouští aplikaci prostřednictvím akčních tlačítek
- Tlačítka se zobrazí pouze oprávněným rolím a osobám.
Jak to nastavit
- Aplikaci vždy nastavujete vždy k předmětu předání nebo vydávání. Tedy z konkrétní evidence. Například předávací protokoly na počítače tvoříte z evidence počítačů.
- Předávací aplikaci vždy spouští pouze oprávněný uživatel (oprávněná role), kterou nastavuje administrátor
- Oprávněné osobě se pak automaticky tlačítko zobrazí a pak může předávací aplikaci spustit
- Zaměstnanec, pak předání potvrzuje na obrazovce - svým podpisem na obrazovku nebo pouze potvrzením
Jako administrátor Aptienu můžete aktivovat nebo měnit předávací aplikaci k libovolné evidenci následujícím způsobem:
- Vyberte evidenci pro kterou chcete předávání nastavit
- Jděte do nastavení evidence kliknutím na editační tužku
- Otevřete záložku "Akční tlačítka"
- Vyberte "Přidat nové akční tlačítko" a vyberte akci předání, kterou chcete zrealizovat
- Zobrazí se vám obrazovka s možnostmi
Předávání zaměstnancům
Předání jednoho konkrétního vybavení zaměstnanci
- Například vydat notebook, auto, mobilní telefon - něco, co má sériové číslo nebo jiný unikátní identifikátor
- Znamená přiřadit nebo vydat konkrétní položku uživateli, například vydat zaměstnanci notebook.
- Tímto způsobem je možné položku vydat pouze jednomu zaměstnanci
- Vyberte Přiřadit uživateli
- Zvolená role bude moci spouštět předávání majetku
Vrácení zpět - odebrání jednoho konkrétního vybavení zaměstnanci
- Navazuje na předchozí akci, kdy zaměstnanec vrací svěřenou pracovní pomůcku
- Znamená odebrat konkrétní položku od uživatele (například v, například převzít od zaměstnance notebook zpět)
- Tímto způsobem je možné odebrat pouze položku, která byla přiřazena pomocí tlačítka "Přiřadit uživateli"
- Vyberte Odebrat uživateli
- Zvolená role bude moci převzít pracovní vybavení nebo majetek od zaměstnance zpět
Vydávání pracovních pomůcek
- například pro ochranné pracovní pomůcky,
- Vydáváte počet kusů
- Tímto způsobem evidujete jednu typovou položku, například rukavice velikosti M a přiřazujete zaměstnance, kterým jste rukavice předali.
- Tímto způsobem můžete přiřadit jednu položku (typ vybavení) více zaměstnancům
- U každé položky máte k dispozici seznam uživatelů, kteří mají tuto položku vydanou.
- Vyberte Přiřadit více uživatelům
Předávání na projekty nebo střediska
Vydávání pracovních pomůcek na středisko nebo projekt
- například pro ochranné pracovní pomůcky,
- Vydáváte počet kusů
- Tímto způsobem můžete přiřadit jednu položku více střediskům
- Tímto způsobem evidujete jednu typovou položku, například rukavice velikosti M a přiřazujete středisko, kam jste rukavice vydali.
- Jeden typ vybavení můžete přiřadit více střediskům
- Vyberte Přiřadit více položkám
Předávací akce pro přesuny mezi úložišti
Tyto možnosti vyberte, pokud využíváte úložiště
- Naskladnit, umístit - akční tlačítko umístí majetek do zvoleného úložiště, například tím můžete přijmout nové notebooky do IT kanceláře
- Vyskladnit - znamená odebrat položku z úložiště, například vyřadit nepoužívané staré telefony
- Přenést mezi sklady - znamená přemístění nebo přeřazení majetku mezi dvěma úložišti, například přenést zařízení z budovy do budovy