Jak aktivovat a nastavit aplikaci pro předávání

Datum poslední aktualizace: 22. 04. 2025

Tento článek je určený pro administrátory.

Proč je důležité oprávnění při předávání majetku?

Přidělování a vracení firemního vybavení, jako jsou služební auta, notebooky nebo ochranné pomůcky, je nejen administrativní proces, ale i právní úkon. Správné zaznamenání těchto změn je klíčové pro:

  • Jasné určení odpovědnosti – Zaměstnanec přebírající vybavení odpovídá za jeho používání, údržbu a vrácení.
  • Soulad s předpisy – Zaměstnavatel je povinen zdokumentovat předání, aby bylo jasné, kdo za daný majetek odpovídá.
  • Ochranu před ztrátami a spory – Řízený proces minimalizuje riziko ztrát, poškození a právních sporů.

Proto mohou firemní vybavení přidělovat nebo vracet pouze oprávnění zaměstnanci na základě své role ve firmě. Musíte mít tedy jasno v tom

  • Kdo může předmět předat?
  • Kdo může předmět převzít?

Například:

  • IT manažer → přiděluje a vrací notebooky či mobilní zařízení.
  • Vedoucí skladu → vydává nástroje a pracovní vybavení terénním pracovníkům.
  • Projektový manažer → přiděluje sdílené vybavení konkrétnímu pracovišti nebo projektu.

Předávání i vracení se spouští pomocí akčních tlačítek

  • Oprávnění zaměstnanci spouští aplikaci prostřednictvím akčních tlačítek
  • Tlačítka se zobrazí pouze oprávněným rolím a osobám.
jak spustit předání akčním tlačítkem

Jak to nastavit 

  • Aplikaci vždy nastavujete vždy k předmětu předání nebo vydávání. Tedy z konkrétní evidence. Například předávací protokoly na počítače tvoříte z evidence počítačů.
  • Předávací aplikaci vždy spouští pouze oprávněný uživatel (oprávněná role), kterou nastavuje administrátor
  • Oprávněné osobě se pak automaticky tlačítko zobrazí a pak může předávací aplikaci spustit
  • Zaměstnanec, pak předání potvrzuje na obrazovce - svým podpisem na obrazovku nebo pouze potvrzením

Jako administrátor Aptienu můžete aktivovat nebo měnit předávací aplikaci k libovolné evidenci následujícím způsobem:

  1. Vyberte evidenci pro kterou chcete předávání nastavit
  2. Jděte do nastavení evidence kliknutím na editační tužku
  3. Otevřete záložku "Rychlé akce"
  4. Vyberte "Přidat nové akční tlačítko" a vyberte akci předání, kterou chcete zrealizovat
  5. Zobrazí se vám obrazovka s možnostmi
Jak vytvořit elektronický předávací protokol

Předávání zaměstnancům

Předání jednoho konkrétního vybavení zaměstnanci

  • Například vydat notebook, auto, mobilní telefon - něco, co má sériové číslo nebo jiný unikátní identifikátor
  • Znamená přiřadit nebo vydat konkrétní položku uživateli, například vydat zaměstnanci notebook.
  • Tímto způsobem je možné položku vydat pouze jednomu zaměstnanci
  • Vyberte Vydat jednomu zaměstnanci 
  • Zvolená role bude moci spouštět předávání majetku 

Vydávání pracovních pomůcek

  • například pro ochranné pracovní pomůcky, 
  • Vydáváte počet kusů
  • Tímto způsobem evidujete jednu typovou položku, například rukavice velikosti M a přiřazujete zaměstnance, kterým jste rukavice předali.
  • Tímto způsobem můžete přiřadit jednu položku (typ vybavení) více zaměstnancům 
  • U každé položky máte k dispozici seznam uživatelů, kteří mají tuto položku vydanou. 
  • Vyberte Vydat více zaměstnancům

Předávání na projekty nebo střediska

Vydávání pracovních pomůcek na středisko nebo projekt

  • například pro ochranné pracovní pomůcky, 
  • Vydáváte počet kusů
  • Tímto způsobem můžete přiřadit jednu položku více střediskům 
  • Tímto způsobem evidujete jednu typovou položku, například rukavice velikosti M a přiřazujete středisko, kam jste rukavice vydali.
  • Jeden typ vybavení můžete přiřadit více střediskům
  • Vyberte Přiřadit více položek

Přiřazení zařízení do konkrétní místnosti či budovy

  • Například umístění stroje na místnost (dílnu) nebo zařízení k revizi do budovy
  • Tímto způsobem umístíte pouze konkrétní kus na požadované místo
  • Pokud vyberete tento způsob, neumístíte konkrétní stroj do více místností. Tedy například Fréza bude umístěna v Dílně 1
  • Pokud potřebujete umístění změnit, musíte nejdřív odebrat původní umístění.
  • Vyberte Přiřadit pouze k jedné položce