Jak řídit obchod a zakázky v jednom systému

Tento článek je určený pro firmy se zakázkovou výrobou nebo malé stavební nebo montážní firmy, které dodávají jednomu zákazníkovi jednu zakázku.  

Jeden zákazník = jedna zakázka

Následující způsob řízení a vedení zakázek zvolíte, když každou vaši zakázku dodáváte jinému zákazníkovi a potřebujete mít informace na jednom místě od prvních obchodních jednání až po dodávku nebo montáž a vše chcete mít vedené "pod zakázkou". Je to jednoduché a rychlé řešení. Méně přepínání mezi organizéry, protože vše evidujete v jedné evidenci zakázek. 

Jak na to v Aptien:

• Použijte jen jeden organizér: zákazníci nebo zakázky. Zvolte podle toho, jak jste zvyklí
• V něm budete vše vést k záznamu zákazníka (nebo k zakázce)
• U jednotlivých záznamů povedete veškerou dokumentaci od obchodního jednání až po dodávku zakázky

Řízení zakázky od poptávky až po její realizaci

Evidenci zakázek využijete pro řízení zakázek od obchodu až po realizaci. Je skvělá pro řízení a koordinaci práce lidí, umožňuje mít na jednom místě zakázkovou dokumentaci. Je vytvořený pro zakázky ve stavebnictví, instalační projekty, engineering, nebo pro dodávku odborných služeb v IT. Používají ji ti, kdo mají na starost řízení a koordinaci práce na zakázkách. 

• zahrnuje všechny aktivity od chvíle, kdy vám zákazník zadá poptávku až po její doručení, předání a uzavření
• umožní vést a přikládat veškeré dokumenty
• umožní hlídání všech možných termínů zakázky
• umožní vytváření předávacích protokolů zakázky

Přehled všech zakázek 

Evidence zakázek je určená pro manažery či vedoucí projektů, kteří řídí práci na projektech, a potřebují práci na nich řídit a koordinovat.

Jako manažer zakázek zde řídíte a spravujete všechny projekty 

• Máte přehled všech vašich zakázek a projektů
• Můžete zakládat nové projekty, i jednotlivé projekty řídit.

Co vám evidence zakázek umožní

Ke každé zakázce vedete co potřebujete a řídíte si práci na ní pomocí úkolů. U termínů a úkolů průběžně sledujete jejich plnění a můžete také měnit stavy. Zakázkovou dokumentaci vedete v přílohách na jednom místě tak, aby byla přístupná všem lidem, kteří se na zakázce podílejí. Přímo ke každé zakázce vedete zápisy z jednání nebo poznámky z aktivit a to jak vaše interní, tak jednání se zákazníky nebo dodavateli. V záložce tým máte k dispozici přehled všech lidí, kteří na zakázce pracují. Klíčové termíny na zakázce si ohlídáte pomocí hlídačů. 

1. Vedení přehledu všech zakázek ve firmě
2. Uložení poptávky nebo zadávací dokumentace
3. Kontakty na lidi pracující na zakázce
   
4. Úkoly a řízení práce na zakázce
5. Vedení zápisů a všech aktivit k zakázce
6. Hlídání termínů zakázky
7. Zakázková dokumentace a její sdílení napříč týmem
8. Řízení dodavatelů zakázky a sdílení dokumentů s nimi
9. Tisknout zakázkové listy pomocí tiskových formulářů

Řízení jednotlivých zakázek

Pro každý jednotlivý projekt můžete zadávat úkoly a průběžně sledovat plnění projektových úkolů, evidovat dokumentaci projektu na jednom místě tak, aby byla přístupná všem členům projektu. V evidenci vedete seznamu všech projektů ve vaší organizaci. U každého z projektů vedete základní informace, stejně tak všechny zápisy nebo úkoly.   

• Řízení práce a úkolů na projektech
  
• Vedení projektových zápisů 
  
• Hlídání milníků projektu
  
• Projektové dokumenty a jejich sdílení napříč projektovým týmem
  
• Řízení dodavatelů a sdílení dokumentů s nimi

Jak založit novou zakázku

1. V evidenci zakázek klikněte vidíte tlačítko "+ Přidat projekt" nebo "+ Přidat zakázku"
2. Zadejte povinné údaje, jako je název zakázky
3. Dejte uložit - zakázka se vytvoří a následným kliknutí na ni můžete vkládat další informace a dokumenty 

TIP: Pokud tlačítko pro přidání zakázky nevidíte, váš administrátor vám k tomu nedal oprávnění. Musíte o to požádat administrátora.