Jak školit a vzdělávat zaměstnance ve firmě?

Proč firmy své zaměstnance školí a vzdělávají?

Školení a rozvoj zaměstnanců jsou základními nástroji pro udržení konkurenceschopnosti, inovací a dlouhodobého růstu organizace. Investice do vzdělávání podporují profesní růst jednotlivců, zvyšují jejich motivaci a angažovanost, a zároveň zlepšují celkovou kvalitu práce a bezpečnost na pracovišti. V českém i americkém prostředí je kladen důraz nejen na dodržování legislativních požadavků, ale také na adaptaci na rychle se měnící trh a technologie.

• Proškolení zaměstnanci mají méně chyb, jsou schopni lépe řešit problémy a přispívají k vyšší kvalitě výstupů.
• Vzdělávání zvyšuje efektivitu, produktivitu a spokojenost zaměstnanců, což vede ke snížení fluktuace a lepší týmové spolupráci.
• Mnoho technologií, strojů a pracovních procesů vyžaduje specifické odborné znalosti a certifikace, které jsou nezbytné pro bezpečný a efektivní provoz (například zdravotnické přístroje, řízení motorových vozidel, svářečské a další odborné zkoušky).
• Firmy jsou povinny dodržovat zákonné normy v oblasti bezpečnosti práce a ochrany zdraví, a proto pravidelné školení zaměstnanců zajišťuje splnění těchto legislativních požadavků a minimalizuje riziko pracovních úrazů či sankcí.

Kdy a proč firmy školí zaměstnance

Intenzivní školení zaměstnanců probíhá zejména během jejich nástupu a v prvních třech měsících, dokud nejsou plně integrováni do pracovních procesů. Další průběžné školení je pak organizováno na základě zákonných povinností, kdy firmy poskytují povinná školení nutná k dodržování platných předpisů. Kromě toho probíhají školení nad rámec zákonných požadavků podle rozvojových plánů jednotlivých pracovních pozic a zaměstnanců s cílem zvyšovat jejich kvalifikaci a podporovat profesní růst.

Zaškolení nových zaměstnanců po jejich nástupu (Onboarding školení)

• Slouží k seznámení s firemní kulturou, hodnotami, interními procesy a konkrétními pracovními úkoly.
• Onboarding zahrnuje také představení týmů, školení na používané nástroje a základní bezpečnostní pravidla.

Povinné školení nutné pro dodržování předpisů (Compliance)

• Povinná školení zejména v oblasti bezpečnosti práce, ochrany zdraví, prevence diskriminace a harassmentu na pracovišti.
• Školení vyžadovaná zákony, normami nebo regulačními orgány v daném odvětví.
• Aktualizace školení probíhají často při zavádění nových předpisů, technologií či vybavení.

Rozvoj dovedností a kvalifikace zaměstnanců 

• Rozvoj dovedností je řízen kariérním plánem a aktuálními potřebami organizace i jednotlivce tedy a základě individuálního plánu rozvoje zaměstnance a firemních cílů.
• Zahrnuje technické znalosti, rozvoj soft skills (komunikace, týmová spolupráce, leadership) a odborné specializace.
• Školení je přizpůsobené konkrétním pracovním pozicím a oddělením (například v prodeji, marketingu, výrobě či IT)

Jaké způsoby školení obvykle malé a střední firmy využívají?

Školení může probíhat přímo na pracovišti, v prostorách školitele nebo zcela online. Každý typ má své specifické výhody a je vhodný pro různé formy vzdělávání a cíle.

• On-line – školení probíhá vzdáleně přes internet, často formou e-learningu nebo živých webinářů, což umožňuje flexibilitu a přístup k obsahu kdykoliv a odkudkoliv.
• On-site (na pracovišti) – ideální pro praktická školení, týmovou spolupráci a okamžitou aplikaci získaných dovedností v reálném pracovním prostředí.
• Off-site (mimo pracoviště) – vhodné pro intenzivní workshopy, strategická školení, teambuilding a rozvoj kreativity mimo každodenní rušivé vlivy.

Samostudium a e-learning

Samostudium a různé formy e-learningu představují efektivní způsoby, jak mohou firmy zaměstnance proškolit a seznámit je s pracovními postupy. Tento způsob je široce využíván při nástupu nových zaměstnanců i v rámci dalšího rozvoje a slouží jako základ pro kontinuální zvyšování kvalifikace. V praxi firmy e-learning využívají například pro

• seznámení s firemními směrnicemi, pravidly a procesy
• studium pracovních pokynů, příruček k zařízením či strojům
• prostředky a návody výrobců
• školení bezpečnosti práce a školení řidičů

Jaké formy využívají malé a rostoucí firmy pro vzdělávání zaměstnanců formou samostudia?

• dokumenty v PDF dostupné na intranetu
• video lekce a instruktážní videa
• interní blogy a firemní wiki pro sdílení znalostí
• interaktivní e-learningové kurzy
• testy znalostí

Interní školení a instruktáž přímo na pracovišti, on-the-job training, školení při práci

On-the-job training je nenahraditelný zejména u pozic s praktickým zaměřením. Jedná se o školení probíhající přímo během pracovního procesu pod dohledem zkušeného kolegy, manažera nebo mentora. Tento způsob výuky je vhodný pro osvojení specifických pracovních postupů, obsluhu technicky náročných zařízení nebo adaptaci na jedinečné podmínky pracoviště. Jde o praktické zaučení a předávání zkušeností přímo v reálném pracovním prostředí, často formou ukázek, opakování činností a přímé zpětné vazby. Tento přístup je běžný například u dělnických profesí a manuálních činností.

• Firmy využívají tento trénink pro zaškolení nových zaměstnanců, přechod do nové role či změnu pracovních úkolů
• Probíhá přímo na pracovišti během pracovní doby, což umožňuje okamžité využití nabytých znalostí v praxi
• Postupné předávání odpovědností a dovedností během adaptačního období
• Praktická výuka na konkrétních zařízeních, technologiích nebo softwarových nástrojích
• Často obsahuje simulace reálných pracovních situací pro ověření připravenosti zaměstnance
• Vzdělávání je obvykle doplněno samostudiem a dalšími formami rozvoje

Externí školení, kurzy a certifikace

Externí školení poskytují vzdělávací společnosti (např. rekvalifikační kurzy, IT certifikace, jazykové kurzy) a lektoři. Tyto služby firmy využívají především k rozvoji odborníků a vedoucích pracovníků v oblastech, kde nemají dostatečné interní kapacity nebo odborné znalosti, a proto si je pořizují z trhu vzdělávání.

• Školení se obvykle konají v prostorách poskytovatele nebo v pronajatých školicích centrech
• Často se jedná o školení dodavatelů technologií, softwaru nebo specifických služeb
• Zahrnují jednorázové i opakované kurzy, například jazykové vzdělávání nebo odborné certifikační programy
• Mohou mít praktický i teoretický charakter a zahrnují přednášky, případové studie, simulace, workshopy či assessment centra
• Zahrnují také méně formální vzdělávací aktivity, jako jsou odborné semináře, konference a diskuzní fóra
• Školení soft skills (např. komunikace, vedení lidí)
• Certifikační programy (např. PMP, ISO, ITIL)
• Patří sem i odborné semináře a konference

Další formy a způsoby školení 

• Mentoring a koučink (individuální podpora rozvoje pod vedením zkušeného pracovníka)
• Simulace a role-play (praktické nácviky reálných situací pro rozvoj dovedností)
• Microlearning (krátké, cílené lekce zaměřené na konkrétní témata)

Jaké typy školení jsou nejběžnější v českých malých a středních firmách?

Tady je přehled nejběžnějších školení v českých malých a středních firmách (SMB), která je potřeba plánovat a hlídat termíny.

1. Povinná a bezpečnostní školení (legislativní / BOZP)

• Jsou vyžadována zákonem a jejich neprovedení může znamenat pokuty nebo riziko při nehodě. Patří sem:
• BOZP (Bezpečnost a ochrana zdraví při práci) — při nástupu a opakování 1× ročně
• PO (Požární ochrana) — školení i praktický nácvik evakuace
• První pomoc (včetně AED, případně pro vybrané zaměstnance i rozšířená verze)
• Práce ve výškách
• Řidiči referenti (pro zaměstnance, kteří jezdí služebním nebo vlastním autem pro firmu)
• Práce s vyhrazenými technickými zařízeními (tlakové nádoby, plynová zařízení, elektrická zařízení)

2. Školení vyplývající z jiných právních předpisů

• Ochrana osobních údajů / GDPR
• Manipulace s chemickými látkami (CLP, REACH)
• Hygienické minimum (gastronomie, potravinářství)
• Práce s motorovou pilou či jiným nebezpečným nářadím

3. Interní a etická školení

• Etický kodex a pravidla chování
• Prevence šikany a diskriminace
• Firemní compliance (dodržování interních pravidel a procesů)
• Tip: Obvykle při nástupu + opakování 1× ročně.

4. Školení k pracovní pozici nebo vybavení

• Obsluha strojů a zařízení
• Školení k používání softwaru, firemních systémů
• Školení k používání služebního vozidla
• Odborná způsobilost (např. svářečské průkazy)
• Tip: Při nástupu, změně pracovního zařazení nebo zavedení nové technologie.

5. Krizová připravenost a mimořádné události

• Nácvik evakuace
• Postup při požáru
• Postup při úniku nebezpečné látky
• Kybernetická bezpečnost (phishing, ochrana dat)
• Tip: Většinou 1× ročně nebo 1× za 2 roky, často formou cvičení.

6. Rozvojová a dobrovolná školení

• Manažerské dovednosti
• Komunikační a prezentační dovednosti
• Jazykové kurzy
• Školení k novým produktům/službám
• Tip: Podle rozvojového plánu, často navázáno na hodnoticí pohovory.

Co firma potřebuje k efektivnímu řízení školení zaměstnanců?

Aby bylo školení zaměstnanců dobře organizované, efektivní a v souladu se zákonnými požadavky i firemními cíli, je potřeba mít ve firmě zavedený jednoduchý, ale funkční systém řízení školení. Zde jsou jeho základní prvky:

1. Seznam povinných školení podle pozice a legislativy

• Každá firma by měla mít přehledný seznam školení, která jsou povinná pro jednotlivé pracovní pozice – ať už podle zákona (např. BOZP, požární ochrana, GDPR), nebo podle interních pravidel firmy.
• Ideální je mít vše v podobě jednoduchého checklistu nebo matice školení.
• Zaměstnanec by měl mít jasně určeno, co musí absolvovat a v jakých lhůtách (např. každý rok, jednorázově při nástupu apod.).
•  školení o bezpečnosti práce (BOZP) nebo kybernetické bezpečnosti.

2. Evidence absolvovaných školení a připravenost na kontroly

• Firma musí pečlivě vést záznamy o všech absolvovaných školeních – kdo, kdy a co absolvoval. Tyto záznamy slouží nejen pro interní přehled, ale jsou klíčové i pro případné externí kontroly (např. inspekce práce, audit, kontrola pojišťovny), prokázání souladu s předpisy (compliance), řízení opakovacích školení (např. každoroční obnovování BOZP), onboarding nových zaměstnanců.
• V praxi může jít o digitální kartotéku, tabulku nebo software (například Aptien), kde máte přehled o tom, kdo co absolvoval a co mu ještě chybí.

3. Školení a zaškolení nových zaměstnanců

• Při nástupu nového zaměstnance by měla firma mít připravený seznam úvodních školení a zaškolovacích kroků, které nováček musí projít, aby byl schopný samostatně vykonávat svou práci.
• Může jít o kombinaci legislativních školení, zaškolení na konkrétní vybavení nebo procesy, bezpečnostní pokyny, pravidla práce s osobními údaji atd.
• V menších firmách to často zvládne manažer týmu nebo zkušenější kolega (tzv. buddy).
• Dobře zvládnutý onboarding s jasnými školícími body zvyšuje rychlost adaptace i motivaci zaměstnance.

4. Plánování rozvojového a odborného vzdělávání

• Kromě povinných školení je důležité mít jasný plán dalšího rozvoje zaměstnanců. Pomáhá to jak firmě (růst kvalifikace, loajalita), tak zaměstnancům (profesní růst).
• Vhodným nástrojem je osobní rozvojový plán nebo kariérní plán, který definuje, jaké znalosti a dovednosti má zaměstnanec získat během následujících měsíců nebo let.
• Může zahrnovat soft skills školení (např. komunikace, time management), odborné kurzy, jazykové vzdělávání nebo certifikace.
• V malých firmách to často není formální dokument, ale alespoň přehled v HR systému nebo domluva se zaměstnancem.

Jak Aptien pomáhá firmám s řízením školení zaměstnanců

Aptien vám umožňuje jednoduše plánovat, sledovat a dokumentovat školení zaměstnanců – ať už jde o povinná legislativní školení, onboarding nováčků nebo rozvojové kurzy.

Seznam povinných školení podle pracovní pozice

• V Aptienu si nastavíte, jaká školení jsou povinná pro různé typy pozic – například: BOZP, požární ochrana, GDPR, BOZP, školení kybernetické bezpečnosti, vlastní firemní školení.
• Každý zaměstnanec má svůj „školící checklist“, který jasně ukazuje, co už absolvoval a co ho teprve čeká.

Přehledná evidence absolvovaných školení

• Ke každému zaměstnanci můžete evidovat všechna absolvovaná školení, včetně: data absolvování, příloh (např. oskenovaný certifikát), platnosti nebo termínu obnovení.
• Aptien vám automaticky připomene, že se blíží termín opakování školení.

Onboardingový plán pro nové zaměstnance

• Aptien umožňuje vytvářet šablony zaškolení pro nové kolegy – včetně školení, zaškolení na pracovní pomůcky, interních procesů nebo bezpečnosti.
• Při nástupu dostane nový zaměstnanec přehled všech úkolů a školení.
• Odpovědné osoby mají přehled, zda byly všechny kroky splněny.

Plánování a řízení rozvoje zaměstnanců

• Pomocí osobního rozvojového plánu můžete v Aptienu plánovat budoucí školení a kurzy, zaznamenávat kariérní cíle a sledovat profesní růst zaměstnanců.
• To se hodí zejména u klíčových lidí nebo ve firmách, které chtějí systematicky rozvíjet talenty.

Jedno místo pro všechno

• Všechny záznamy o školení, termíny, přílohy a odpovědné osoby máte na jednom místě, přístupné kdykoli a odkudkoli.
• Žádné složky na disku, excelové tabulky nebo zapomenuté e-maily.