K čemu se používá a jak funguje sdílený kalendář v Aptien?
Kalendář v Aptien je klíčovou součástí řízení práce a úkolů v rámci firmy. Kalendář zobrazuje veškeré vaše zápisy z jednání a schůzek, termíny úkolů nebo dalších povinností. Máte k dispozici jak svůj osobní kalendář, který najdete v levém menu, tak jednotlivé kalendáře, jednotlivých položek, (nap. kalendář zakázky, termínů revizí a podobně). V kalendáři najdete veškeré úkoly, které mají nastavený termín splnění bez ohledu na to, zda jste odpovědnou nebo sledující osobou. V základním nastavení je kalendář zobrazený klasickým způsobem, tedy vždy přehled aktivit v daném měsíci. Červeně jsou označeny události a žlutě úkoly. Zeleně jsou označeni vaši hlídači. Kalendář umožňuje přepnutí do měsíčního, týdenního nebo přehledu agendy.
- Rovnou z kalendáře si můžete založit zápis nebo vytvořit nový úkol.
- Váš osobní kalendář je váš soukromý a nikdo z kolegů tento kalendář nemá k dispozici a tedy ho ani nevidí.
- Kalendář můžete synchronizovat s externími kalendáři (Google, Outlook apod.)
- kalendář zobrazuje úkoly, schůzky a povinnosti na jednom místě.
Jak pracovat s kalendářem? Jak jej použít pro řízení práce a úkolů?
Plánování úkolů a sledování termínů
- V kalendáři vidíte všechny úkoly, které mají termín (deadline)
- Vyřešíte tak jednoduché plánování termínů (workflow) úkolů
Zápisy o provedených aktivitách
- V kalendáři vidíte historii, co bylo provedeno – kdo, kdy, jaký úkol dokončil.
- Díky tomu získáte kontext pro reporting, revizi a zodpovědnost.
Plánování schůzek a rezervace času
- V kalendáři také vidíte všechny budoucí rezervace formou událostí.
Časové blokování úkolů
- Pomocí událostí v kalendáři si můžete vyhradit specifické bloky času pro práci na určitých úkolech nebo činnostech
Automatická upozornění na blížící se naplánované termíny (Plánované aktivity)
- Plánované akce, jako jsou školení, revize nebo pravidelné prohlídky se vám zobrazují jako plánované aktivity
Automatické notifikace (hlídači)
- V kalendáři se vám zobrazují automatické upzoornění na termíny, kde máte nastavené hlídání
Jak sdílet kalendář?
Potřebujete si váš kalendář v Aptienu připojit do Vašeho současného kalendáře v počítači, telefonu nebo tabletu? Nebo potřebujte do tohoto kalendáře napojit váš stávající firemní kalendář? Můžete sdílet jednotlivé části v kalendáři - úkoly, hlídače a zápisy.
Jak nasdílet kalendář, který mám v Aptienu
Klikněte na tři tečky v řádce daného kalendáře, který chcete sdílet. Získáte unikátní URL adresu pro připojení v jiném kalendářovém nástroji. Tuto unikátní URL adresu si zkopírujte a použijte v jiném nástroji.
- Používáte kalendářové klienty od společnost Apple? Postupujte podle tohoto návodu.
- Používáte kalendářové klienty od společnosti Microsoft? Postupujte podle tohoto návodu.
Jak připojit do Aptienu můj současný kalendář
- Klikněte na zelené plus vedle nadpisu "Jiné kalendáře". Ve Vašem současném kalendáři si vygenerujte unikátní URL link, který do našeho dialogového okna vložíte a kliknete na "Přidat".
- V případě, že chcete do řešení Aptien připojit Váš kalendář od společnosti Google. V nastavení kalendáře na Googlu zvolte "Nastavení a sdílení" a dále zkopírujte link, který je uveden v části "Tajná adresa ve formátu iCal". Tuto adresu následně vložte do Aptienu.
- Důležité: Rychlost synchronizace kalendářových událostí, není závislá na řešení Aptien, ale na kalendářových klientech, které používáte.