Definice nakupovaných služeb
Nakupované služby jsou služby, které organizace nechce nebo nemůže zajistit sama. Řadu služeb firmy a organizace nakupují, protože je to pro ně buď výhodné nebo protože musí a nemohou je zajistit sami. Nakupované služby jsou externí služby poskytované externími dodavateli, a to za účelem podpory provozu nebo poskytování hlavních služeb. Outsourcing je také nákup služeb za účelem využití specializovaných odborných znalostí, úspory nákladů nebo zaměření na hlavní činnosti organizace.
- Organizace řadu služeb nakupují od jiných poskytovatelů služeb
- Garantem nakupované služby je vždy nějaká vnitřní organizační jednotka
Příklady nakupovaných služeb
- Dodávky energií
- Bankovní služby, vedení účtu
- Pojištění
- Dopravní služby
- Údržba strojů a zařízení
- Vedení účetnictví
- Vedení mzdové agendy
- Připojení na internet
- IT služby
Základní dobrá praxe pro nakupované služby
Efektivní správa nakupovaných služeb vyžaduje implementaci osvědčených postupů k zajištění efektivity nákladů, kvality a spolehlivosti dodavatele. Zde jsou některé základní doporučené postupy:
Vypracujte proces výběru dodavatele
- Průzkum a seznam prodejců: Použijte online recenze, doporučení a tržiště prodejců k identifikaci spolehlivých poskytovatelů.
- Žádosti o nabídky (RFP): Vyžádejte si podrobné nabídky, včetně cen, dodání služeb a podmínek.
- Vyhodnoťte dodavatele na základě KPI a SLA: Před rozhodnutím posuďte dodavatele z hlediska nákladů, kvality, zkušeností a spolehlivosti.
Zajistěte soulad dodavatele a řiďte jejich rizika
- Vendor Due Diligence: Prověřujte své dodavatele, ověřte jejich soulad se standardy a předpisy.
- Hodnocení rizik: Pravidelně vyhodnocujte potenciální rizika, jako je přílišná závislost na jediném dodavateli nebo problémy se zabezpečením dat.
Dodržujte minimální smluvní požadavky s dodavateli
- Podrobné dohody: Zahrnujte jasné podmínky pro dodávky, harmonogramy, náklady, sankce za neplnění a doložky o ukončení.
- Smlouvy o úrovni služeb (SLA): Používejte KPI (např. dodací lhůta, kvalita, efektivnost nákladů).
Udržujte silné vztahy s dodavateli
- Transparentní komunikace: Udržujte historii komunikace, abyste se vyhnuli přerušení podnikání.
- Udržujte záznamy: Ukládejte smlouvy, SLA a korespondenci na centralizovaném a snadno dostupném místě.
Sledujte kvalitu služeb
- Pravidelné kontroly: Stanovte si plán komunikace s dodavateli, abyste mohli sledovat pokrok a rychle řešit problémy.
- Metriky výkonu: Používejte KPI (např. dodací lhůta, kvalita, nákladová efektivita).
Automatizujte správu dodavatelů a nakupovaných služeb
- Použijte nástroje SaaS: Využijte software k automatizaci pracovních postupů, sledování výkonu dodavatele a správě smluv a plateb.
- Připomenutí a upozornění: Automatizujte upozornění na obnovení smlouvy, termíny plateb a kontroly výkonu.
Jak pomůže Aptien řídit dodavatele a nakupované služby
Řešení Aptien na míru pro malé a střední podniky (SMB) mohou výrazně zefektivnit správu nakupovaných služeb a dodavatelů:
1. Centralizovaná správa dodavatelů
- Databáze dodavatelů: Udržujte centralizované úložiště pro všechny informace o dodavatelích, včetně kontaktních údajů, smluv, servisních smluv a platebních podmínek.
- Organizace podle kategorií: Klasifikujte dodavatele podle typu služby (např. IT, údržba, marketing) pro lepší viditelnost a správu.
- Sledování výkonu: Hodnotit a vyhodnocovat výkon dodavatele na základě předdefinovaných KPI.
2. Řízení smluv a služeb
- Úložiště smluv: Ukládejte všechny smlouvy digitálně s funkcí vyhledávání pro rychlý přístup.
- Připomenutí obnovení: Nastavte automatická upozornění na obnovení smlouvy nebo vypršení platnosti, abyste předešli přerušení služeb.
- Dodržování podmínek: Sledujte dodržování smluvních podmínek pomocí protokolů auditu nebo funkcí správy úloh.
3. Správa objednávek a přijatých faktur
- Automatizace nákupních objednávek: Generujte, schvalujte a sledujte nákupní objednávky (PO) v rámci platformy.
- Párování faktur: Přiřaďte faktury k PP a servisním smlouvám, abyste zajistili přesné platby.
- Sledování výdajů: Rozdělte výdaje do kategorií, abyste mohli sledovat vzorce výdajů a identifikovat příležitosti k úsporám nákladů.
4. Automatizace pracovního postupu
- Schvalovací procesy: Automatizujte pracovní postupy schvalování dodavatelů, abyste zajistili soulad s firemními zásadami.
- Správa úloh: Přidělujte a sledujte úkoly související s registrací dodavatele, poskytováním služeb nebo řešením sporů.
- Upozornění: Dostávejte upozornění na kritické aktivity, jako jsou milníky smluv nebo výpadky služeb.
5. Nástroje pro spolupráci
- Komunikační centrum: Usnadněte komunikaci s dodavateli prostřednictvím integrovaného zasílání zpráv nebo e-mailu.
- Sdílené portály: Poskytněte dodavatelům přístup k zabezpečenému portálu pro sdílení dokumentů, fakturaci a aktualizace.