Jak jednoduše sledovat náklady v malých a rostoucích firmách?
Malé a střední firmy často řeší dilema: jak udržet přehled o nákladech, aniž by musely investovat do složitých ERP systémů nebo se topit v excelových tabulkách? V tomto článku si ukážeme, jak si nákladové sledování zjednodušit – efektivně, přehledně a bez zbytečné administrativy. Náklady nemusíte sledovat jen účetně. Jde o to mít praktický přehled pro řízení a rozhodování.
Kde firmy nejčastěji potřebují sledovat náklady?
- Projekty a zakázky: nákup materiálu, práce, služby, cestovní výdaje
- Zaměstnanci: náklady na rozvoj, vzdělání, školení, benefity, pracovní vybavení nebo cestovní náhrady
- Servis a údržba strojů: náklady na opravy a údržbu, externí služby
- Dodavatelé a smlouvy: plnění a čerpání smluv, fakturace, rozpočty dle rámcových smluv
- Nemovitosti: sledování nákladů údržby a spotřeby energií u nemovitostí
- IT vybavení: nákup techniky, opravy, aktualizace, licence
Jaké typy nákladů firmy nejčastěji sledují?
- Náklady na práci
- Náklady na materiál
- Náklady na subdodavatele a nakupované služby nebo subdodávky
- Náklady spotřebované energie
- Další provozní náklady
Jak náklady zadávat?
- Otevřete Organizér (například evidenci stavebních strojů) ve kterém sledujete náklady
- Vyberte v něm položku (například jeřáb Liebherr), ke které chcete zadat náklady
- Vyberte záložku "Náklady a spotřeba" (pokud ji nevidíte, požádejte svého administrátora o přidání)
- Zadejte jednotlivé náklady
TIP: V Aptien si můžete strukturu nákladů a tabulek nákladů nastavit podle potřeb - pro každou evidenci zvlášť. Podívejte se na návod, jak.
Jak sledovat celkové náklady a výdaje?
- Jednotlivé zadané náklady jsou zaznamenány přehledně v tabulce nákladů
- Celkový součet nákladů vidíte ve spodní části tabulky i v přehledovém pruhu v hlavičce
- Pokud máte stanovený rozpočet nebo limit nákladů, můžete si nastavit také zobrazení čerpání rozpočtu
Výhody sledování nákladů v aplikaci Aptien
Na rozdíl od záznamů na papírech, lepítkách nebo excelových či googlovských tabulek má Aptien pro sledování nákladů mnoho výhod, protože nabízí funkce, které sledování výrazně usnadňují. Umožní nejen stanovit rozpočet nebo cílovou hodnotu, dále jednoduchým způsobem přiřazovat záznamy včetně jejich dokladů nebo důkazů splnění (výdejový doklad, faktura, nafocené papírové účtenky, další fotodokumentace), ale také tyto záznamy sdílet napříč týmem a také dlouhodobě uchovávat jako digitální záznamy. Také umožní synchronizaci údajů z vašeho účetního systému, pokud to on umožňuje, což vám usnadní sledování vašich výdajů. V případě sledování času a odevedené práce vám Aptien může pomoci s rozpisem nákladů na práci pro každý projekt sledováním hodin zaměstnanců a mzdových sazeb.
- Sledování nákladů a jejich dokladů
- Archivace dokladů
- Sledování odvedených hodin lidí
- Sledování souvisejících subdodávek