Sledování nákladů vysvětleno lidsky jednou větou
- Sledování nákladů je pravidelné zaznamenávání nákladů nebo výdajů, abyste věděli, kolik peněz za co utrácíte.
Co znamená sledování nákladů pro malé a rostoucí firmy
Sledování nákladů pomáhá dostat náklady pod kontrolu. Je proces evidence skutečných nákladů nebo výdajů, které vznikají v souvislosti s něčím - tedy vaším majetkem, vybavením, nářadím, stroji, nebo zakázkami, projekty a podobně. Díky sledování souvisejících nákladů vidíte, jaké reálné náklady a v jaké výši se k dané věci vážou. Náklady vznikají vynaloženou prací (mzdy), spotřebou materiálu nebo výdaji za nakupované služby. U majetku vznikají náklady ve velké části z provozních důvodů, typicky se jedná náklady na preventivní údržbu nebo opravy - strojů, nářadí, budov. U případě zakázek a zakázek se sledují náklady spojené s realizací. Sledování nákladů vám pomáhá držet se stanoveného rozpočtu.
- Sledování nákladů je proces, kdy si zapisujete, kolik vás co reálně stálo.
- Následně porovnáváte tyto skutečné náklady s tím, co jste plánovali utratit.
Jak sledování nákladů funguje?
1. Zaznamenáváte jednotlivé náklady nebo výdaje
- Každý výdaj nebo náklad systematicky zaznamenáváte
- To provádíte do záznamů výdajů v záložce "Náklady a spotřeba"
- Náklady třídíte podle svých potřeb, obvykle ve třech základních typech (práce, materiál a externí služby)
2. Sledujete skutečnost
- Jakmile zaznamenáte náklad do tabulky, máte online přehled o součtu nákladů za určité období
- Pokud si stanovíte rozpočet, můžete sledovat jeho čerpání
- Sledujete náklady a na jejich základě děláte provozní rozhodování
Jaké typy nákladů se nejčastěji sledují
Sledovat a zaznamenávat můžete cokoliv, co jste schopni ke sledovanému aktivu (majetku, zakázce) a to pomocí finančního vyjádření. To sledujete vždy tak, jak vám situace a vaše další systémy dovolí. Buď máte náklad rovnou vyjádřený finančním objemem (například faktura subdodávky) nebo finanční objem vypočtete pronásobením ceny jednotky a počtu jednotek (například počet hodin krát cena hodiny). Vždy záleží na tom, jaké údaje máte z terénu nebo z vašeho finančního systému.
Náklady na práci
- Náklady na práci sledujete pomocí spotřebovaného času, nejčastěji v hodinách, dnech nebo minutách
- Skutečné náklady jsou zpravidla násobkem jednotky času a jednotkové ceny práce
- Záleží na vásm jak máte jednotku času zkalkulovanou (typicky jde o součet mzdových nákladů)
Náklady na materiál
- Náklady na spotřebovaný materiál sledujete také typicky přes počet, vynásobený jednotkovou cenou
- Jednotky materiálu zadáváte v kusech, litrech, kilogramech nebo jiných fyzikálních jednotkách
Náklady na subdodavatele a služby
- Náklady na subdodavatele jsou nejčastěji vyjádřené jako celkový finanční objem subdodávky nebo nakupované služby
- Typicky odpovídá fakturované částce za kontraktory, subdodávky a podobně
- Sledujete a zadáváter částky na fakturách
Náklady spotřebované energie
- Náklady na spotřebované energie jsou v praxi méně často čsledované, protože bývají nepřímé
- V případě sledování nákladů na spotřebované energie zadáváte jednotku a násobíte částkou za jednotkovou cenu
- Můžete ale zadat pouze finanční celkovou částku za energie, pokud ji znáte
Provozní náklady
- Někdy je potřeba sledovat také další provozní náklady, které jsou typicky nepřímé
- Pokud znáte částku nebo jinou jednotku a umíte ji alokovat k aktivu, zadáte
Jaké ukazatele se kromě nákladů nejčastěji sledují?
Se sledováním nákladů se často pojí sledování také dalších provozních ukazatelů, jako jsou spotřeba a využití. Všechny tyto metriky pomáhají firmám lépe porozumět provozu a optimalizovat náklady. Jde o podobný proces: monitorování, zaznamenávání a analyzování dat, která vznikají během provozu různých zařízení – strojů, vozidel, nástrojů, budov nebo jiného vybavení. Díky sledování těchto ukazatelů v malých a středních podnicích tato praxe podporuje lepší provozní rozhodnutí tím, že zachycuje:
🚗 Metriky provozního využití a stavu (utilization)
- Najeté kilometry (u vozidel)
- Provozní hodiny, engine hours, run time (u strojů)
- Počet cyklů nebo operací
- Opotřebení nástrojů nebo míra využití nástrojů
- Míra nečinnosti (Idle Time)
- Míra opotřebení (Wear Level, např. u nástrojů nebo pneumatik)
- Úroveň vibrací (v rotačních strojích)
- Stav kapalin (olej, chladivo)
- Tlak, teplota, vlhkost – dle typu zařízení
Poměr skutečného provozu ku dostupnému času (Asset Utilization Rate)
🔧 Odpracované hodiny
- Odpracované hodiny strávené opravou
- Odpracované hodiny v pravidelné nebo preventivní údržby
- Záznamy o revizích a inspekcích
- Sledování hodin školení a oprávnění obsluhy
- Incidenty a havárie spojené se zařízením
⚡ Spotřeba energie, paliva, vody nebo plynu
- Spotřeba elektřiny, plynu, vody
- Spotřeba paliva
- Náklady na vytápění nebo chlazení budov
- Spotřeby energie strojů nebo vybavení
- Emise CO2
💵 Sledování variabilních provozních nákladů
- Náklady na plánovanou údržbu
- Náklady na neplánované opravy
- Náklady na náhradní díly a spotřební materiál
- Pracovní čas techniků (labor hours)
- Celkové provozní náklady (palivo, energie, maziva)
- Náklady na externí servis nebo subdodávky
📌 Kde se sledování nákladů nejčastěji používá
Sledování nákladů a využití se běžně používá pro:
- Pracovní vybavení, nářadí a stroje: Elektrické nářadí, vysokozdvižné vozíky, výrobní stroje
- Vozidla a vozové parky: Firemní auta, servisní vozidla, dodávky
- Prostory: Kancelářské budovy, jednotlivé místnosti, kanceláře, pronajímané jednotky
- Stavební, montážní nebo servisní projekty: Náklady na staveniště, náklady subdodavatelů, použité materiály, záznamy o časech používání nástrojů
- IT vybavení a kancelářský majetek: Tiskárny, klimatizace, notebooky (pokud jsou spojeny s energiemi nebo sledováním využití)
✅ Proč je sledování nákladů a spotřeby pro rostoucí firmy důležité
Sledování jak nákladů, tak využití pomáhá malým a rostoucím firmám:
- Porozumět celkovým nákladům na vlastnictví (TCO) majetku
- Kontrolovat výdaje a omezit plýtvání
- Proaktivně plánovat údržbu, aby se předešlo poruchám
- Zlepšit rozpočtování a ziskovost projektů
- Činit informovaná rozhodnutí o opravách, výměnách nebo modernizacích