Co je sledování nákladů

Datum poslední aktualizace: 22. 06. 2025

Sledování nákladů vysvětleno lidsky jednou větou 

  • Sledování nákladů je pravidelné zaznamenávání nákladů nebo výdajů, abyste věděli, kolik peněz za co utrácíte.

Co znamená sledování nákladů pro malé a rostoucí firmy

Sledování nákladů pomáhá dostat náklady pod kontrolu. Je proces evidence skutečných nákladů nebo výdajů, které vznikají v souvislosti s něčím - tedy vaším majetkem, vybavením, nářadím, stroji, nebo zakázkami, projekty a podobně. Díky sledování souvisejících nákladů vidíte, jaké reálné náklady a v jaké výši se k dané věci vážou. Náklady vznikají vynaloženou prací (mzdy), spotřebou materiálu nebo výdaji za nakupované služby. U majetku vznikají náklady ve velké části z provozních důvodů, typicky se jedná náklady na preventivní údržbu nebo opravy - strojů, nářadí, budov. U případě zakázek a zakázek se sledují náklady spojené s realizací. Sledování nákladů vám pomáhá držet se stanoveného rozpočtu.

  • Sledování nákladů je proces, kdy si zapisujete, kolik vás co reálně stálo.
  • Následně porovnáváte tyto skutečné náklady s tím, co jste plánovali utratit.

Jak sledování nákladů funguje?

1. Zaznamenáváte jednotlivé náklady nebo výdaje

  • Každý výdaj nebo náklad systematicky zaznamenáváte
  • To provádíte do záznamů výdajů v záložce "Náklady a spotřeba" 
  • Náklady třídíte podle svých potřeb, obvykle ve třech základních typech (práce, materiál a externí služby) 

2. Sledujete skutečnost 

  • Jakmile zaznamenáte náklad do tabulky, máte online přehled o součtu nákladů za určité období
  • Pokud si stanovíte rozpočet, můžete sledovat jeho čerpání 
  • Sledujete náklady a na jejich základě děláte provozní rozhodování
proces sledování nákladů

Jaké typy nákladů se nejčastěji sledují  

Sledovat a zaznamenávat můžete cokoliv, co jste schopni ke sledovanému aktivu (majetku, zakázce) a to pomocí finančního vyjádření. To sledujete vždy tak, jak vám situace a vaše další systémy dovolí. Buď máte náklad rovnou vyjádřený finančním objemem (například faktura subdodávky) nebo finanční objem vypočtete pronásobením ceny jednotky a počtu jednotek (například počet hodin krát cena hodiny). Vždy záleží na tom, jaké údaje máte z terénu nebo z vašeho finančního systému. 

Náklady na práci

  • Náklady na práci sledujete pomocí spotřebovaného času, nejčastěji v hodinách, dnech nebo minutách
  • Skutečné náklady jsou zpravidla násobkem jednotky času a jednotkové ceny práce
  • Záleží na vásm jak máte jednotku času zkalkulovanou (typicky jde o součet mzdových nákladů)

Náklady na materiál

  • Náklady na spotřebovaný materiál sledujete také typicky přes počet, vynásobený jednotkovou cenou
  • Jednotky materiálu zadáváte v kusech, litrech, kilogramech nebo jiných fyzikálních jednotkách

Náklady na subdodavatele a služby

  • Náklady na subdodavatele jsou nejčastěji vyjádřené jako celkový finanční objem subdodávky nebo nakupované služby
  • Typicky odpovídá fakturované částce za kontraktory, subdodávky a podobně
  • Sledujete a zadáváter částky na fakturách

Náklady spotřebované energie

  • Náklady na spotřebované energie jsou v praxi méně často čsledované, protože bývají nepřímé
  • V případě sledování nákladů na spotřebované energie zadáváte jednotku a násobíte částkou za jednotkovou cenu
  • Můžete ale zadat pouze finanční celkovou částku za energie,  pokud ji znáte

Provozní náklady

  • Někdy je potřeba sledovat také další provozní náklady, které jsou typicky nepřímé
  • Pokud znáte částku nebo jinou jednotku a umíte ji alokovat k aktivu, zadáte 
typy nákladů

Jaké ukazatele se kromě nákladů nejčastěji sledují?

Se sledováním nákladů se často pojí sledování také dalších provozních ukazatelů, jako jsou spotřeba a využití. Všechny tyto metriky pomáhají firmám lépe porozumět provozu a optimalizovat náklady. Jde o podobný proces: monitorování, zaznamenávání a analyzování dat, která vznikají během provozu různých zařízení – strojů, vozidel, nástrojů, budov nebo jiného vybavení. Díky sledování těchto ukazatelů v malých a středních podnicích tato praxe podporuje lepší provozní rozhodnutí tím, že zachycuje:

🚗 Metriky provozního využití a stavu (utilization)

  • Najeté kilometry (u vozidel)
  • Provozní hodiny, engine hours, run time (u strojů)
  • Počet cyklů nebo operací
  • Opotřebení nástrojů nebo míra využití nástrojů
  • Míra nečinnosti (Idle Time)
  • Míra opotřebení (Wear Level, např. u nástrojů nebo pneumatik)
  • Úroveň vibrací (v rotačních strojích)
  • Stav kapalin (olej, chladivo)
  • Tlak, teplota, vlhkost – dle typu zařízení
  • Poměr skutečného provozu ku dostupnému času (Asset Utilization Rate)

🔧 Odpracované hodiny 

  • Odpracované hodiny strávené opravou
  • Odpracované hodiny v pravidelné nebo preventivní údržby
  • Záznamy o revizích a inspekcích
  • Sledování hodin školení a oprávnění obsluhy
  • Incidenty a havárie spojené se zařízením

⚡ Spotřeba energie, paliva, vody nebo plynu

  • Spotřeba elektřiny, plynu, vody
  • Spotřeba paliva
  • Náklady na vytápění nebo chlazení budov
  • Spotřeby energie strojů nebo vybavení
  • Emise CO2

💵 Sledování variabilních provozních nákladů

  • Náklady na plánovanou údržbu
  • Náklady na neplánované opravy
  • Náklady na náhradní díly a spotřební materiál
  • Pracovní čas techniků (labor hours)
  • Celkové provozní náklady (palivo, energie, maziva)
  • Náklady na externí servis nebo subdodávky

📌 Kde se sledování nákladů nejčastěji používá

Sledování nákladů a využití se běžně používá pro:

✅ Proč je sledování nákladů a spotřeby pro rostoucí firmy důležité

Sledování jak nákladů, tak využití pomáhá malým a rostoucím firmám:

    • Porozumět celkovým nákladům na vlastnictví (TCO) majetku
    • Kontrolovat výdaje a omezit plýtvání
    • Proaktivně plánovat údržbu, aby se předešlo poruchám
    • Zlepšit rozpočtování a ziskovost projektů
    • Činit informovaná rozhodnutí o opravách, výměnách nebo modernizacích