Jednoduché vysvětlení co je sledování nákladů
Sledování nákladů je proces evidence a kontroly skutečných nákladů nebo výdajů, které vznikají v souvislosti s nějakým aktivem, tedy vaším majetkem, vybavením, nářadím, stroji, nebo zakázkami, projekty a podobně. Díky sledování souvisejících nákladů vidíte, jaké reálné náklady a v jaké výši se k dané věci vážou. Náklady vznikají nejčastěji jako vynaložená práce (mzdy), spotřebou materiálu nebo jako externí nakupované služby. Důvod vzniku nákladů u majetku jsou provozní důvody, typicky se jedná o údržbu - strojů, nářadí, budov. V případě projektů a zakázek se sledují náklady spojené s realizací takové zakázky nebo projektu. Sledování nákladů vám pomáhá držet se stanoveného rozpočtu.
- Sledování nákladů je proces, kdy si zapisujete, kolik vás co reálně stálo.
- Následně porovnáváte tyto skutečné náklady s tím, co jste plánovali utratit.
Sledování nákladů vysvětleno lidsky:
- Sledování nákladů (cost tracking) je pravidelné zaznamenávání a kontrola výdajů, abyste věděli, kolik peněz za co utrácíte.
Jak sledování nákladů funguje?
1. Zaznamenáváte náklady nebo výdaje
- Každý výdaj nebo náklad systematicky zaznamenáváte
- To provádíte do záznamů výdajů v záložce "Náklady a spotřeba"
- Náklady třídíte podle svých potřeb, obvykle ve třech základních typech (práce, materiál a externí služby)
2. Sledujete skutečnost
- Jakmile zaznamenáte náklad do tabulky, máte online přehled o naplnění stanoveného rozpočtu
- Sledujete náklady a na jejich základě děláte provozní rozhodování
Sledování nákladů
Sledovat a zaznamenávat můžete cokoliv, co jste schopni ke sledovanému aktivu (majetku, zakázce) a to pomocí finančního vyjádření. To sledujete vždy tak, jak vám situace a vaše další systémy dovolí. Buď máte náklad rovnou vyjádřený finančním objememe (například faktura subdodávky) nebo finanční objem vypočtete pronásobením ceny jednotky a počtu jednotek (například počet hodin krát cena hodiny). Vždy záleží na tom, jaké údaje máte z terénu nebo z vašeho finančního systému.
Jaké typy nákladů se nejčastěji sledují
Náklady na práci
- Náklady na práci sledujete pomocí spotřebovaného času, nejčastěji v hodinách, dnech nebo minutách
- Skutečné náklady jsou zpravidla násobkem jednotky času a jednotkové ceny práce
- Záleží na vásm jak máte jednotku času zkalkulovanou (typicky jde o součet mzdových nákladů)
Náklady na materiál
- Náklady na spotřebovaný materiál sledujete také typicky přes počet, vynásobený jednotkovou cenou
- Jednotky materiálu zadáváte v kusech, litrech, kilogramech nebo jiných fyzikálních jednotkách
Náklady na subdodavatele a služby
- Náklady na subdodavatele jsou nejčastěji vyjádřené jako celkový finanční objem subdodávky nebo nakupované služby
- Typicky odpovídá fakturované částce za kontraktory, subdodávky a podobně
- Sledujete a zadáváter částky na fakturách
Náklady spotřebované energie
- Náklady na spotřebované energie jsou v praxi méně často čsledované, protože bývají nepřímé
- V případě sledování nákladů na spotřebované energie zadáváte jednotku a násobíte částkou za jednotkovou cenu
- Můžete ale zadat pouze finanční celkovou částku za energie, pokud ji znáte
Provozní náklady
- Někdy je potřeba sledovat také další provozní náklady, které jsou typicky nepřímé
- Pokud znáte částku nebo jinou jednotku a umíte ji alokovat k aktivu, zadáte
Náklady, spotřeba a využití
Sledování nákladů jde často ruku v ruce se sledováním dalších ukazatelů, jako je spotřeby a využití. Je to stejný proces monitorování, zaznamenávání a následného analyzování různých variabilních metrik, které vznikají při provozu strojů, zařízení. V provozu se jedná o různá zařízení, nástroje, vozidla, stroje, budovy. Díky sledování těchto ukazatelů v malých a středních podnicích tato praxe podporuje lepší provozní rozhodnutí tím, že zachycuje:
🔧 Údržbové činnosti a náklady
- Odpracované hodiny na opravách nebo servisu
- Použité díly a materiál
- Plánované i neplánované činnosti údržby a jejich náklady
⚡ Spotřeba energie, paliva, vody nebo plynu
- Spotřeba elektřiny, plynu, vody a paliva
- Náklady na vytápění nebo chlazení budov
- Spotřeby energie strojů nebo vybavení
🚗 Metriky provozního využití
- Najeté kilometry (u vozidel)
- Provozní hodiny (u strojů)
- Opotřebení nástrojů nebo míra využití nástrojů
💵 Sledování variabilních provozních nákladů
- Spotřební materiál použitý na zakázkách
- Náklady na projekty spojené s konkrétními pracovišti, klienty nebo úkoly
- Dodané subdodávky na projekty
- Účty za energie, náklady na pronájem a poplatky za služby založené na využití
📌 Kde se sledování nákladů nejčastěji používá
Sledování nákladů a využití se běžně používá pro:
- Pracovní vybavení: Elektrické nářadí, vysokozdvižné vozíky, výrobní stroje
- Vozidla a vozové parky: Firemní auta, servisní vozidla, dodávky
- Prostory: Kancelářské budovy, jednotlivé místnosti, kanceláře, pronajímané jednotky
- Stavební nebo servisní projekty: Náklady na staveniště, náklady subdodavatelů, použité materiály, záznamy o časech používání nástrojů
- IT vybavení a kancelářský majetek: Tiskárny, klimatizace, notebooky (pokud jsou spojeny s energiemi nebo sledováním využití)
✅ Proč je sledování nákladů a spotřeby důležité
Sledování jak nákladů, tak využití pomáhá malým i středním firmám:
- Kontrolovat výdaje a omezit plýtvání
- Proaktivně plánovat údržbu, aby se předešlo poruchám
- Porozumět celkovým nákladům na vlastnictví (TCO) majetku
- Zlepšit rozpočtování a ziskovost projektů
- Činit informovaná rozhodnutí o opravách, výměnách nebo modernizacích