První kroky manažera projektu

Jak řídit a koordinovat projekty

Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy práce manažera projektu. Dozvíte se, co v systému možné je a co není, kde vám pomůže, co usnadní a kde jsou jeho limity. 

Aptien vám pomůže především při spolupráci projektového týmu a koordinaci projektových aktivit, úkolů, zápisů a dokumentace. Pomůže vám řídit úkoly, zadávat, koordinovat i kontrolovat práci na nich, vytvářet zápisy z projektových schůzek nebo sdílet základní projektové dokumenty. Není to systém, ve kterém byste projekt mohli plánovat, vytvářet ganttův diagram nebo plánovat související finanční toky. Aptien je ale skvělý na řízení a spolupráci projektových týmů, koordinaci projektových úkolů i jednotlivých aktivit, evidenci zápisů ze schůzek projektového týmu či sdílení základních projektových dokumentů, jakými jsou plány, projektové podklady, nebo jakékoliv další projektové podklady. Můžete zde evidovat smlouvy se zákazníky či subdodavateli, nebo dokonce práci subdodavatelů řídit.

Co je Aptien?

Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen systém pro evidenci projektů, ale je to taková elektronická kartotéka nad rámec pouhé evidence projektů. Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco jako byste spojili Facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jedné jediné aplikace.

Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit projekty s úkoly, umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.

Jak budete jako manažer projektu v Aptienu pracovat?

Aptien vám pomůže zejména:

• Vést přehlednou evidenci projektů včetně všech potřebných informací o projektu, spolupracujících stranách a dodavatelích
• Hlídat termíny spojené s realizací projektů (milníky projektu, smluvní termíny, apod.)
• Na jednom místě vést přehledně projektovou dokumentaci (včetně zápisů z projektových schůzek), sdílet ji s projektovým týmem
• Přiřazovat projektové úkoly odpovědným řešitelům, sledovat a hlídat jejich plnění

Ve svém pracovním prostoru manažera projektu vidíte základní organizéry. Jako manažer projektu budete pracovat primárně s jedním vaším projektem. 

• Projekty - je organizér určený pro větší zakázky a projekty, které vyžadují více informací a řídí se klasicky projektově. V něm vidíte všechny projekty, ke kterým vám vaše firma dala přístup
• Zakázky - je organizér pro zakázky nebo menší projekty
• Firmy - adresář firem, tedy fyzických i právnických osob. Z této sdílené evidence můžete k evidovaným projektům přiřadit smluvní strany, dodavatele, apod.
• Kontakty (lidé) – zde je adresář lidí mimo firmu, jsou to lidé mimo vaši firmu, například externí spolupracovníci. Ty pak vidíte v zápisech nebo s nimi můžete sdílet vybrané informace pomocí extranetu (viz dále)

Vedení základních informací o projektu 

U každého projektu vedete základní informace, jako jsou jeho cíl, projektový tým, termín dokončení, milníky projektu nebo celkový rozpočet. Rozsah a struktura informací k projektu je nastavena dle nejlepší praxe. Pokud vám z nějakého důvodu nevyhovuje, váš administrátor ji může změnit podle zvyklostí ve vaší firmě.

Vedení projektové dokumentace

Ke každému projektu můžete také připojit a napříč projektovým týmem sdílet projektové dokumenty jako jsou smlouvy, plán projektu nebo další dokumenty jako jsou výkazy, projektovou dokumentaci, předávací protokoly, akceptační dokumenty a podobně. Zkrátka jakýkoliv dokument, který potřebujete mít u projektu nebo ho sdílet s ostatními.

Projektovou dokumentaci dáváte formou příloh, které buď nahráváte přímo do systému nebo je přidáváte formou  odkazů na jiné úložiště. 

Přílohy, dokumenty, můžete dále roztřídit do složek. U nich lze nastavit oprávnění – kdo do které složky smí nebo nesmí. 

Hlídání milníků projektu a zasílání upozornění

Pokud potřebujete automatické upozornění na milníky projektu, nastavíte si na ně hlídače. Důležité termíny se odehrávají také v úkolech.

Řízení práce na projektu pomocí úkolů

Nad každým projektem můžete vytvářet úkoly pro váš projektový tým. Všechny úkoly jsou automaticky k projektu připojené a najdete je vždy u něj. Vy již nemusíte někde složitě mailovat a úkolovat lidi pomocí mailů nebo dohledávat úkoly. 

>Jak na to

Vedení zápisů z projektu 

To co platí pro úkoly platí i pro zápisy. Ke každému projektu vedete všechny projektové zápisy, které jsou k němu automaticky připojené. Vše tedy najdete na jednom místě. 

>Jak na to

Osobní nebo sdílené poznámky k projektům

Když chcete k projektům připojit osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte. Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť projekty vidí, je vaše poznámka neviditelná.

Řízení práce projektových subdodavatelů 

Pokud potřebujete řídit své subdodavatele jinak než e-mailem nebo s nimi potřebujete sdílet vybrané informace nebo zápisy, můžete ke každému projektu aktivovat jeho extranetovou stránku a k ní pozvat subdodavatele. Vaše komunikace s nimi se tak napřímí – pomocí této stránky budete moci nejen sdílet vybranou projektovou dokumentace  - kde sami určíte, co sdílet chcete a co ne, ale také budete mít jedno místo, odkud budete své dodavatele řídit pomocí úkolů.