Jak řídit a koordinovat projekty a zakázky ve firmě
Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy práce manažera projektu. Dozvíte se jak řídit projekty, koordinovat práci a úkoly lidí na projektech, jak sdílet informace a dokumenty a mnoho dalšího.
Aptien vám pomůže především při spolupráci projektového týmu a koordinaci projektových aktivit, úkolů, zápisů a dokumentace. Pomůže vám
- řídit úkoly, zadávat, koordinovat i kontrolovat práci na nich,
- vytvářet zápisy z projektových schůzek nebo
- sdílet základní projektové dokumenty.
Aptien je ideální na řízení zakázek a projektů jako jsou například stavební zakázky, instalace, montážní zakázky nebo menší a střední IT projekty. Propojí vám obchodní fázi s realizací. Je skvělý na řízení práce, úkolů, sdílení dokumentů a spolupráci projektových týmů, koordinaci projektových úkolů. Vyřešíte sdílení zápisů ze schůzek projektového týmu či sdílení základních projektových dokumentů, jakými jsou plány, projektové podklady, nebo jakékoliv další projektové podklady. Můžete zde evidovat smlouvy se zákazníky či subdodavateli, nebo dokonce práci subdodavatelů řídit. Není to systém, ve kterém byste projekt mohli plánovat rozsáhlé projekty, vytvářet rozsáhlé ganttův diagram nebo plánovat související finanční toky.
Jak budete jako manažer projektu v Aptienu pracovat?
Aptien vám pomůže při řízení a spolupráci na projektech
- Vést přehlednou evidenci projektů včetně všech potřebných informací o projektu, spolupracujících stranách a dodavatelích
- Hlídat termíny spojené s realizací projektů (milníky projektu, smluvní termíny, apod.)
- Řídit spolupráci a úkoly lidí na projektech
- Přiřazovat projektové úkoly odpovědným řešitelům, sledovat a hlídat jejich plnění
- Na jednom místě vést přehledně projektovou dokumentaci (včetně zápisů z projektových schůzek), sdílet ji s projektovým týmem
Ve svém pracovním prostoru manažera projektu budete pracovat hlavně v organizéru zakázek a projektů.
- Evidence projektů a zakázek je místo, kde spravujete všechny zakázky a projekty ve vaší organizaci. Ve výchozím nastavení vidíte všechny projekty. Pokud chcete, aby každý viděl pouze projekty na kterých pracuje, podívejte se na článek, jak přidělit projekty.
Kromě toho máte k dispozici také další evidence, ve kterých vedete svoje dodavatele a subkontraktory projektů
- Adresář firem, tedy fyzických i právnických osob. Z této sdílené evidence můžete k evidovaným projektům přiřadit smluvní strany, dodavatele, apod.
- Adresář lidí a kontaktů –kde jsou to lidé mimo vaši firmu, například externí spolupracovníci a konkrétní lidí, kteří se podílejí na vašich projektech. Ty pak vidíte v zápisech nebo s nimi můžete sdílet vybrané informace pomocí extranetu (viz dále)
Vedení základních informací o projektu
- U každého projektu vedete základní informace, jako jsou jeho cíl, projektový tým, termín dokončení, milníky projektu nebo celkový rozpočet.
- Rozsah a struktura informací k projektu je nastavena dle nejlepší praxe. Pokud vám z nějakého důvodu nevyhovuje, váš administrátor ji může změnit podle zvyklostí ve vaší firmě.
Vedení projektové dokumentace
- Ke každému projektu můžete také připojit a napříč projektovým týmem sdílet projektové dokumenty jako jsou smlouvy, plán projektu nebo další dokumenty jako jsou výkazy, projektovou dokumentaci, předávací protokoly, akceptační dokumenty a podobně.
- Zkrátka jakýkoliv dokument, který potřebujete mít u projektu nebo ho sdílet s ostatními.
- Projektovou dokumentaci dáváte formou příloh, které buď nahráváte přímo do systému nebo je přidáváte formou odkazů na jiné úložiště.
- Přílohy, dokumenty, můžete dále roztřídit do složek. U nich lze nastavit oprávnění – kdo do které složky smí nebo nesmí.
Hlídání milníků projektu a zasílání upozornění
- Pokud potřebujete automatické upozornění na milníky projektu, nastavíte si na ně hlídače. Důležité termíny se odehrávají také v úkolech.
Řízení práce na zakázce pomocí úkolů
- Nad každým projektem můžete vytvářet úkoly pro váš projektový tým. Všechny úkoly jsou automaticky k projektu připojené a najdete je vždy u něj. Vy již nemusíte někde složitě mailovat a úkolovat lidi pomocí mailů nebo dohledávat úkoly.
- Jak řídit práci na projektu pomocí úkolů
Vedení zápisů kolem zakázky
- To co platí pro úkoly platí i pro zápisy. Ke každému projektu vedete všechny projektové zápisy, které jsou k němu automaticky připojené. Vše tedy najdete na jednom místě.
- Podívejte se jak můžete dělat zápisy z projektových schůzek
Osobní nebo sdílené poznámky k projektům
- Když chcete k projektům připojit osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte. Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť projekty vidí, je vaše poznámka neviditelná.
Řízení práce projektových subdodavatelů
- Pokud potřebujete řídit své subdodavatele jinak než e-mailem nebo s nimi potřebujete sdílet vybrané informace nebo zápisy, můžete ke každému projektu aktivovat jeho extranetovou stránku a k ní pozvat subdodavatele. Vaše komunikace s nimi se tak napřímí – pomocí této stránky budete moci nejen sdílet vybranou projektovou dokumentace - kde sami určíte, co sdílet chcete a co ne, ale také budete mít jedno místo, odkud budete své dodavatele řídit pomocí úkolů.
Co je Aptien?
Není to jen systém pro evidenci projektů, ale je to taková elektronická kartotéka nad rámec pouhé evidence projektů.
- Je to aplikace pro malé a střední firmy pro řízení práce, sdílení informací a dokumentů.
- Vyřeší vám spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce.
- Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco jako byste spojili Facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jedné jediné aplikace.
- Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit projekty s úkoly, umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.