Jak spolupracovat na projektu

Datum poslední aktualizace: 28. 08. 2021
Pomohl Vám tento článek?
2 z celkových 2 článek pomohl.

Práce na projektech je především o týmové spolupráci, sdílení informací a řízení práce na jednotlivých úkolech a činnostech projektu. Týmová spolupráce se zkrátka nedá zvládnout bez pomoci nástrojů, jako je Aptien. Tady máte možnost sdílet projekty s ostatními t už jsou součástí vašeho interního týmu nebo jsou vaši dodavatelé. Sdílejte jednoduše projekty s ostatními. 

Jak začít pracovat na projektu

Začněte vytvořením projektu, na kterém chcete pracovat. Buď máte k tomu oprávnění nebo musíte požádat vašeho administrátora, aby projekt založil a dal vám k tomu oprávnění.  Než do projektu pozvete kolegy, ujistěte se, že je dobře pojmenovaný a založený. 

Jak sdílet projekt s kolegy ve firmě

Ve výchozím nastavení jsou všechny projekty a jejich základní informace k projektům sdílené napříč firmou, pouze práce na nich a úkoly jsou privátní - jinými slovy k úkolům na projektu, stejně jako k jiným úkolům, mohou přistupovat pouze účastníci úkolů. Tím je zajištěna základní bezpečnost.  Pokud ve formě potřebujete jednotlivé projekty oddělit, a nastavit je tak, je ostatní neviděli, požádejte o tom svého administrátora. 

Jak sdílet projekt s dodavateli a externisty 

Pomocí extranetu nasdílejte projekt se svými dodavateli nebo jinými externími pracovníky, kteří nejsou součástí vašeho vnitřního týmu. Vytvoříte stránku projektový sdílený prostor, ve kterém s nimi budete sdílet podstatné informace, dokumenty a úkoly. 

Diskutujte s ostatními o úkolech v komentářích

Veškeré řízení práce se odehrává pomocí úkolů. V nich máte možnost společné diskuse, která je jasná, přehledná a nezamotáte s v ní jako v nepřehledných e-mailech. Pokud je třeba něco k úkolu doplnit nebo probrat, tak vše probíhá v této diskusi, která je součástí úkolu a tedy vše vidíte na jednom místě a žádná připomínka se vám neztratí. Jakmile je tedy třeba cokoliv probrat, prostě napište komentář.

Sdílejte klíčovou projektovou dokumentaci

Díky komentářům můžete řešit úkoly a řízení práce a díky sdílenému úložišti dokumentů můžete sdílet další projektovou dokumentaci, jako jsou plány projektu, fotodokumentace a další. 

Řízení projektů vyžaduje pravidelnost

Vybudujte si pravidelnost podle toho o jaký projekt se jedná provádějte jeho týdenní, čtrnáctidenní nebo měsíční revize. Díky stavu úkolů každý vedoucí projektu snadno vidí jejich stav a snižuje se tak potřeba vytvářet přehledu a reporty, protože stav práce je viditelný. Abyste se ujistili, že práce probíhá dobře, rozpracované úkoly pravidelně sledujte. 

  • Každý úkol může mít pouze jednoho odpovědného řešitele a více sledujících
  • Ujistěte se, že každý úkol je správně naplánován v čase, že má stanovený termín
  • Úkoly, které byly dokončené vidíte automaticky jako dokončené u svého projektu 
  • Pokud jste dobře rozdělili práci do úkolů, můžete sledovat pokrok projektu a jeho řízení nebude žádný problém