Práce na projektech je především o týmové spolupráci, sdílení informací a řízení práce na jednotlivých úkolech a činnostech projektu. Týmová spolupráce se zkrátka nedá zvládnout bez pomoci nástrojů, jako je Aptien. Tady máte možnost sdílet projekty s ostatními t už jsou součástí vašeho interního týmu nebo jsou vaši dodavatelé. Sdílejte jednoduše projekty s ostatními.
Jak začít pracovat na projektu
Začněte vytvořením projektu, na kterém chcete pracovat. Buď máte k tomu oprávnění nebo musíte požádat vašeho administrátora, aby projekt založil a dal vám k tomu oprávnění. Než do projektu pozvete kolegy, ujistěte se, že je dobře pojmenovaný a založený.
Jak sdílet projekt s kolegy ve firmě
Ve výchozím nastavení jsou všechny projekty a jejich základní informace k projektům sdílené napříč firmou, pouze práce na nich a úkoly jsou privátní - jinými slovy k úkolům na projektu, stejně jako k jiným úkolům, mohou přistupovat pouze účastníci úkolů. Tím je zajištěna základní bezpečnost. Pokud ve formě potřebujete jednotlivé projekty oddělit, a nastavit je tak, je ostatní neviděli, požádejte o tom svého administrátora.
Jak sdílet projekt s dodavateli a externisty
- Pomocí extranetu nasdílejte projekt se svými dodavateli nebo jinými externími pracovníky, kteří nejsou součástí vašeho vnitřního týmu.
- Vytvoříte stránku projektový sdílený prostor, ve kterém s nimi budete sdílet podstatné informace, dokumenty a úkoly.
Diskutujte s ostatními o úkolech v komentářích
- Veškeré řízení práce se odehrává pomocí úkolů. V nich máte možnost společné diskuse, která je jasná, přehledná a nezamotáte s v ní jako v nepřehledných e-mailech.
- Pokud je třeba něco k úkolu doplnit nebo probrat, tak vše probíhá v této diskusi, která je součástí úkolu a tedy vše vidíte na jednom místě a žádná připomínka se vám neztratí. Jakmile je tedy třeba cokoliv probrat, prostě napište komentář.
Sdílejte klíčovou projektovou dokumentaci
- Díky komentářům můžete řešit úkoly a řízení práce a díky sdílenému úložišti dokumentů můžete sdílet další projektovou dokumentaci, jako jsou plány projektu, fotodokumentace a další.
Řízení projektů vyžaduje pravidelnost
Vybudujte si pravidelnost podle toho o jaký projekt se jedná provádějte jeho týdenní, čtrnáctidenní nebo měsíční revize. Díky stavu úkolů každý vedoucí projektu snadno vidí jejich stav a snižuje se tak potřeba vytvářet přehledu a reporty, protože stav práce je viditelný. Abyste se ujistili, že práce probíhá dobře, rozpracované úkoly pravidelně sledujte.
- Každý úkol může mít pouze jednoho odpovědného řešitele a více sledujících
- Ujistěte se, že každý úkol je správně naplánován v čase, že má stanovený termín
- Úkoly, které byly dokončené vidíte automaticky jako dokončené u svého projektu
- Pokud jste dobře rozdělili práci do úkolů, můžete sledovat pokrok projektu a jeho řízení nebude žádný problém