Proč spolupracovat s externisty on-line
On-line spolupráce je na jedné projektové stránce, kterou sdílíte s vašimi externími pracovníky na projektu vám usnadní mnoho práce a starostí. Aptien nahradí většinu e-mailové komunikace mezi vámi a externími členy projektového týmu.
Sdílení namísto posílání
Všechny informace, dokumenty, soubory nebo úkoly s nimi budete jednoduše sdílet na stránce projektu v Aptienu a vyhnete se e-mailovému ping-pongu. Sdílení je rychlejší a také bezpečnější, protože vaše dokumenty máte u vás pod kontrolou a minimalizujete riziko, že se válí pro různých e-mailových schránkách. Zamezit tomu nejde, ale riziko snížíte na nejmenší možnou úropveň. Pro dodavatele projektu platí to samé. Jejich dokumenty již nebudou muset putovat mailem a nikdy se vám neztratí.
- Dodavatel také může zakládat různé požadavky.
- Vy naopak můžete pro dodavatele vytvářet úkoly, např. na zaslání faktury.
- U požadavků i úkolů máte automaticky připojený chat a tak se vám nikdy neztratí to, co jste domluvili
- S dodavatelem můžete i sdílet jednotlivé informace o projektu jako např. termín ukončení projektu, název projektu, milníky nebo cokoliv jiného potřebujete, aby dodavatel viděl.
- Své poznámky k projektu můžete také s dodavatelem sdílet, pokud v nich máte informace, které můžou být v daných okolnostech důležité.
- Na veškeré změny nebo aktivitu budete vždy aplikací upozorněni.
- Zástupce dodavatele bude naopak upozorněna ohledně vaší aktivity v úkolech nebo požadavcích, kde figuruje.
K řízení externistů a subdodavatelů slouží extranet
- Pro spolupráci s externisty na projektu využijete extranet
- Každý projekt má svoji vlastní stránku
- S externistou můžete sdílet jeden nebo více projektů, tedy i více stránek
- Extranet je webová stránka, která umožní sdílení vybraných informací online s dodavateli
- Namísto posílání e-mailem informace sdílíte na extranetové stránce - jste na stejné stránce vy i dodavatel
Pozvěte externisty na stránku projektu
- Jakmile máte založený svůj projekt, můžete k němu pozvat externisty a rozhodnout, co mají vidět a co mohou dělat.
Jak řídit a zadávat práci externistům na projektu
- Externistům a subdodavatelům můžete prostřednictvím extranetu zadávat úkoly a objednávky práce.
- Nad každým úkolem nebo objednávkou práce máte jasný přehled pomocí sdílené diskuse a jasně zadané práce.
Jak sdílet s externisty projektové dokumenty a informace
- Namísto posílání dokumenty a informace sdílíte.
- Je to tak bezpečnější a vy máte dokumenty vždy pod kontrolou.
- Sdílení souborů nebo příloh pomocí Aptienu je bezpečnější než posílat je mailem.
- Další výhodou je, že se vám soubory v Aptienu díky přehlednému zobrazení neztratí jako to může být například při zahlcení velkým množstvím mailů.
- Vy budete mít vždy pod kontrolou, které soubory zástupce dodavatele vidí. Vyhnete se tak výmluvám, že soubory nebo přílohy od vás neobdrželi nebo že jim skončili ve spamu a nevšimli si toho.
- Vy nebo vaši subdodavatelé můžete nahrát nejrůznější dokumenty, fotografie, plány, pokyny nebo cokoli jiného, k čemu budete mít obě strany přístup i ze svých telefonů
Jak nastavit jasnou a přehlednou komunikaci na projektu, zápisy z jednání
Komunikace je klíčová pro každý úspěšný projekt a vztah a spolupráce se externisty, kteří na projektu pracují není výjimkou, naopak pro úspěch takového projektu je klíčová a často zabere mnoho času právě proto, že nemáte vhodný nástroj a vše sdílíte e-mailem.
- Sdílení informací a dokumentů
- Zápisy z veškeré další komunikace
Mnoho komunikace s externisty probíhá z očí do očí, telefonicky nebo jinými způsoby. Vy máte o těchto schůzkách možnost vytvářet zápisy. Ty jsou automaticky k projektu připojené.
Průběžné informace o stavu projektu
- Díky tomu, že všechny informace máte online, klesá potřeba otravného reportingu.
- Průběžně byste měli externisty a vedení projektu informovat o průběhu projektu, změnách, problémech a zpětné vazbě.
Dostanete přehled komunikace na projektu
- Vyhnete se nepřehledné e-mailové komunikaci. Dostanete přehled komunikaci s dodavateli nad všemi úkoly a tématy, která s ním vedete.
- Můžete kdykoliv nebo vaši dodavatelé kontrolovat stav projektu, obě strany máte stejné informace
- Každá stránka projektu obsahuje veškerou komunikaci a vy tak v budoucnu nebudete muset pátrat po tom, co se dohodlo
- To vám ušetří mnoho cenného času