Jak řídit práci pomocí úkolů

Datum poslední aktualizace: 12. 07. 2021

Spolupráce je založena na úkolech

Spolupráce lidí, koordinace a řízení práce je v Aptienu postavena na úkolech.  

Aptien dokáže úplně nahradit veškerou vnitrofiremní e-mailovou komunikaci včetně té, kde spolu zaměstnanci řeší, co je třeba udělat, předkládají návrhy, žádají se vzájemně o pomoc nebo o radu. Zkrátka spolupracují. Není divu, že jsme pak zahlceni e-maily, které snadno a rychle zapadnou pod záplavou nově příchozích.

Řízení práce v Aptienu

  • Sníží zahlcení e-maily
  • Zpřehlední komunikaci a zjednoduší a zefektivní spolupráci
  • Umožní snadné delegování úkolů
  • Umožní snadné zapojení do plnění úkolů nebo práce na projektu
  • Umožní snadné zastoupení zaměstnance v případě absence

K tomu získáte přehled nad svými vlastními úkoly, a to nejen těmi, které jste si sami zadali, ale i těmi, na kterých se máte podílet nebo které vám založil váš nadřízený či kolega.

přehled úkolů

Jak úkoly používat

Úkoly máte rozdělené do čtyř sloupců:

  1. Moje nové (žlutá) - zde se nacházejí všechny úkoly, na kterých jste ještě nezačali pracovat
  2. Dělám (zelená) - sem pomocí přetáhnutí přesunete úkoly, na kterých momentálně pracujete
  3. Moje dokončené (šedivá) - po dokončení úkolu přetáhnutím přesuňte úkol do tohoto sloupce
  4. Sleduji (oranžová) - zde najdete úkoly, ve kterých jste přidání jako sledující, to znamená, že na úkol dohlížíte nebo se na něm podílíte

Rozdíl mezi odpovědnou osobou a sledujícími

Za každý úkol musí být vždy označena (jen) jedna osoba jako odpovědná.

Jako sledující uživatelé jsou označeni ti, kdo by se mohli nějakým způsobem podílet na splnění úkolu nebo mají být o jeho plnění informováni. Pouze tito uživatelé Aptienu daný úkol uvidí. Všem ostatním zůstane skrytý a nebude je rozptylovat.

Tip: Pokud máte úkol rozdělený na fáze a za každou fázi je zodpovědný jiný zaměstnanec, můžete po skončení jedné fáze předat odpovědnost na jiného zaměstnance. Tento postup využijete v případě, že nechcete mít pro každou fázi úkol zvlášť.

Doplňte, čeho se úkol týká

Pod názvem vyplňte pole "K čemu" přidáním položky, které se úkol týká. Může se například jednat o nějaký projekt, na kterém právě pracujete nebo o obchodní příležitost.

Nastavte termín úkolu

Nastavením termínu úkolu se úkol zobrazí i v kalendáři. Žádný úkol vám ani nikomu z kolegů neunikne a vždy budete mít přehled, zda došlo k jeho splnění včas.

Změna rozpracovanosti udržuje informaci o posunu

Když se v úkolu posunete, změňte jeho rozpracovanost, aby ostatní věděli, v jaké fázi se úkol momentálně nachází a jak blízko jste k jeho splnění.

Tip: Rozpracovanost aktualizujte na konci vašeho pracovního dne.

Komentáře slouží k diskusi

Všechny osoby podílející se na úkolu mezi sebou diskutují pomocí komentářů. Otázky nebo nejasnosti ohledně úkolu se díky komentářům snadno vyřeší. Ke komentáři můžete přidat i jakýkoliv soubor z vašeho počítače (například obrázek daného problému). 

Jak používat balíčky úkolů

Balíčky úkolů se vám zobrazují v přehledu stejným způsobem jako obyčejné úkoly. Poznáte je v přehledu podle vlaječky vedle jejich názvu. Slouží především pro seskupování dílčích úkolů. Můžete měnit termín, stav, komentovat nebo přikládat přílohu. Nemůžete ale měnit rozpracovanost, protože ta se řídí podle stavu rozpracovanosti navazujících úkolů. Balíček využijete v případě, že pracujete na projektu, u kterého potřebujete splnit více úkolů a tak je zařadíte do balíčku.