Spolupráce je založena na úkolech
Spolupráce lidí, koordinace a řízení práce je v Aptienu postavena na úkolech. Aptien dokáže úplně nahradit veškerou e-mailovou komunikaci uvnitř firmy. Úkoly fungují jako téma, na kterém spolupracujete a diskutujete ve skupině. Díky úkolům je komunikace snadnější a přehlednější než pomocí RE:RE:RE: emailů.
- každý úkol má jen jednoho odpovědného
- každý úkol má svůj termín splnění
- k úkolu může být více sledujících
- všichni vidí aktuální stav úkolu
- všichni mohou nad úkolem komunikovat
Výhody řízení práce pomocí úkolů v Aptienu
- Sníží zahlcení vnitrofiremními e-maily
- Zpřehlední komunikaci a zjednoduší a zefektivní spolupráci,
- Podporuje spolupráci mnoha lidí na jednom tématu
- Odpovědná osoba je jen jedna
- Úkol hlídá termín splnění
- Úkoly jsou automaticky přivázané k tomu, k čemu se vztahují
- Umožní snadné zastoupení zaměstnance v případě absence
K tomu získáte přehled nad svými vlastními úkoly, a to nejen těmi, které jste si sami zadali, ale i těmi, na kterých se máte podílet nebo které vám založil váš nadřízený či kolega.
Jak úkoly používat
Úkoly máte rozdělené do čtyř sloupců:
- Moje nové (žlutá) - zde se nacházejí všechny úkoly, na kterých jste ještě nezačali pracovat
- Dělám (zelená) - sem pomocí přetáhnutí přesunete úkoly, na kterých momentálně pracujete
- Moje dokončené (šedivá) - po dokončení úkolu přetáhnutím přesuňte úkol do tohoto sloupce
- Sleduji (oranžová) - zde najdete úkoly, ve kterých jste přidání jako sledující, to znamená, že na úkol dohlížíte nebo se na něm podílíte
Odpovědný za úkol může být jen jeden člověk
- Za každý úkol musí být vždy označena pouze jedna osoba jako odpovědná. Sledující jsou všichni ostatní tedy všichni, kdo se na úkolu podílí nebo jsou o něm informováni. Pouze tito uživatelé Aptienu daný úkol uvidí. Všem ostatním zůstane skrytý a nebude je rozptylovat.
- Tip: Kdykoliv můžete předat úkol někomu jinému a nastavit ho jako odpovědného.
Nastavte termín úkolu
- Nastavením termínu úkolu se úkol zobrazí i v kalendáři. Žádný úkol vám ani nikomu z kolegů neunikne a vždy budete mít přehled, zda došlo k jeho splnění včas.
Změna rozpracovanosti udržuje informaci o posunu
- Když se v úkolu posunete, změňte jeho rozpracovanost, aby ostatní věděli, v jaké fázi se úkol momentálně nachází a jak blízko jste k jeho splnění.
- Tip: Rozpracovanost aktualizujte na konci vašeho pracovního dne.
Komentáře slouží k diskusi
- Všechny osoby podílející se na úkolu mezi sebou diskutují pomocí komentářů. Otázky nebo nejasnosti ohledně úkolu se díky komentářům snadno vyřeší. Ke komentáři můžete přidat i jakýkoliv soubor z vašeho počítače (například obrázek daného problému).
Doplňte, čeho se úkol týká
- Pod názvem vyplňte pole "K čemu" přidáním položky, které se úkol týká. Může se například jednat o nějaký projekt, na kterém právě pracujete nebo o obchodní příležitost.
Balíčky úkolů slouží k jejich seskupení
Balíčky úkolů se vám zobrazují v přehledu stejným způsobem jako obyčejné úkoly. Poznáte je v přehledu podle vlaječky vedle jejich názvu. Slouží především pro seskupování dílčích úkolů. Můžete měnit termín, stav, komentovat nebo přikládat přílohu. Nemůžete ale měnit rozpracovanost, protože ta se řídí podle stavu rozpracovanosti navazujících úkolů. Balíček využijete v případě, že pracujete na projektu, u kterého potřebujete splnit více úkolů a tak je zařadíte do balíčku.