Pomocí úkolů komunikujete a spolupracujete se svými kolegy
Úkoly jsou důležité pro komunikaci i řízení práce ve vašem týmu. Prolínají se napříč celým systémem, jsou základní kostrou komunikace. Úkoly vlastně nahrazují posílání e-mailů uvnitř firmy. Na rozdíl od nich se vám nikde neztratí a spolehlivě vždy dorazí.
Úkoly tedy používejte namísto vnitrofiremních e-mailů. Je to stejně snadné.
Jak pracovat s úkoly
Vytváření úkolů je tak jednoduché jako vytváření e-mailů a zakládat je může každý kancelářský uživatel. Veškerá komunikace týkající se úkolů se sbíhá každému uživateli v jeho seznamu upozornění. Výhodou je, že se žádná informace nemůže ztratit, nemůže spadnout do spamu jako v e-mailu.
Každý úkol má na sobě společnou diskusi, díky které se vyhnete e-mailovému RE:RE:RE pingpongu, protože vše budete mít pohromadě k tématu úkolu. Jakmile je téma úkolu vyřešeno, označíte ho jako vyřízený nebo ukončený. Úkol bude takto označený i s celou svojí historií a kompletní diskusí. Nemusíte tedy dolovat ve svých e-mailech, kdo, na co a jak odpověděl. Vše máte pohromadě na jednom místě.
Své úkoly vidíte ve třech sloupcích
- Nové úkoly jsou ve žlutém
- Úkoly na kterých pracujete jsou v zeleném
- Dokončené úkoly jsou v šedém
Úkoly vašich kolegů vidíte v posledním, oranžovém sloupci.
Vytvořte si první úkol
Máte více možností, kde a jak založit úkol. Můžete ho založit bez jakýchkoliv souvislostí, můžete ho založit z jiného úkolu, ze zápisu nebo rovnou z nějaké položky. Pokud chcete znát všechny možnosti a jejich výhody, přečtěte si navazující článek Jak vytvářet úkoly.
Základní a nejjednodušší způsob je přímo z přehledu úkolů. Otevřete si v levém postranním menu záložku "Úkoly". Na ploše uvidíte tři základní sloupce pro vaše nové, rozdělané a dokončené úkoly. Vpravo od nich pak čtvrtý sloupec pro úkoly, kde jste jako sledující. Nahoře nad kartičkami je tlačítko "Nový úkol". Po jeho zmáčknutí můžete začít úkol vytvářet. Zadáte:
- Kdo je odpovědný
- Koho chcete dát na vědomí (sledující)
- Napíšete zadání a
- Stanovíte termín
Pokud zůstanete jako odpovědný vy, úkol se vám poté objeví formou kartičky mezi novými ve žlutém sloupci. Pokud zadáte někoho jiného, úkol se vám objeví v oranžovém sloupci.
Pokud chcete vědět více, podívejte se na navazující články, kde jsou popsané další možnosti, jak úkoly vytvářet a jak s nimi pracovat.
Úkoly také můžete seskupovat do balíčků úkolů pro větší přehlednost.
