Jak vytvářet úkoly

Datum poslední aktualizace: 20. 06. 2021
Pomohl Vám tento článek?
2 z celkových 5 článek pomohl.

V systému máte několik možností a míst odkud a jak založit úkol. Vyberete si ten, který je pro vaši práce nejvhodnější.

Založení úkolu z přehledu úkolů

Založení úkolu z přehledu úkolů je ten nejčastější způsob. Přejděte do přehledu kliknutím na "Úkoly" v levém menu a klikněte na modré tlačítko "+ Nový úkol". Takto založený úkol je zcela volný (tzn. bez souvislosti s čímkoli jiným). Pokud máte úkolů hodně a chcete se v nich lépe vyznat, připojte je k tomu, k čemu se úkol vztahuje, například ke smlouvě nebo k projektu. To uděláte tak, že vyberete "K čemu" v horní liště úkolu.

Doplňte název (doporučujeme úkol pojmenovat tak, abyste ho později sami dobře našli)  - popište, co přesně se má udělat, určete zodpovědnou osobu za splnění úkolu, přidejte sledující, určete, do kdy má být úkol hotov, připojte přílohu v jakémkoli formátu (screenshot, dokument atd.) a uložte.

Pokud vás zajímá, jak s úkoly pracovat, přejděte do tohoto článku.

založení úkolu

Založení úkolu ke konkrétní položce 

Tento způsob je vhodný například, když chcete automaticky připojit úkol nějaké zakázce, na které zrovna pracujete, k počítači, který potřebujete dát do servisu nebo k čemukoliv jinému. Úkol takto vytvořený se automaticky připojí k dané zakázce nebo počítači a vy jej tam vždy najdete. 

Jak to udělat? Založíte jednoduše úkol k libovolnému záznamu v evidenci, například k projektu, zaměstnanci, majetku či firmě. Jakmile máte vaší položku otevřenou, ke které chcete úkol připojit, přejděte na záložku Úkoly a založte úkol nebo klikněte na žlutou ikonu úkolu v horní části okna položky.  

Jakmile úkol založíte, máte je automaticky připojený a uvidíte jej vždy na záložce s úkoly. 

úkol k položce

Založení úkolu ke konkrétnímu detailu 

Pokud chcete mít úkol přiřazený až na úroveň konkrétního detailu - například k datumu zavření zakázky nebo datumu další technické prohlídky, postupujte následovně:

  1. Otevřete danou položku v dané evidenci
  2. Ujistěte se, že je otevřená záložka "Detaily"
  3. Klikněte na šedou (nebo zelenou, pokud již na detailu nějaké úkoly existují) ikonu checkboxu, která otevře formulář pro vytvoření nového úkolu
  4. Vyplňte formulář (viz. založení obecného úkolu)
  5. Uložte kliknutím na tlačítko "Pokračovat" 
úkol k detailu

Kde si úkoly zobrazíte

Úkol, který jste vytvořili (jakýmkoliv způsobem) vždy uvidíte v přehledu vašich úkolů, který je dostupný po kliknutí na "Úkoly" v levém menu. Pokud je to váš nový osobní úkol, uvidíte ho v žlutém sloupci. Jakmile na úkolu začnete pracovat a zařadíte ho mezi své "dělám", automaticky ho uvidíte v prostředním zelením sloupci.

Pokud jste v úkolu jako sledující, úkoly uvidíte v oranžovém sloupci vpravo. Tyto úkoly má na starosti někdo jiný a vy jste jen sledující. 

Jakmile úkol někdo komentuje, změní stav nebo na něm udělá jinou změnu, dostanou všichni uživatelé, kteří v úkolu figurují, upozornění do svého Inboxu a také upozornění do e-mailu. Systém zasílá upozornění na všechny změny v úkolech (nový komentář, příloha, tag, změna data splnění, atp.).

Pokud je nový úkol připojen k položce nebo k detailu, kromě sekce "Moje úkoly" se úkol zobrazí i přímo na položce. Po otevření dané položky otevřete záložku "Úkoly".

Odpovědná osoba i všichni sledující uvidí bez výjimky to samé. Odpovědná osoba neuvidí nic navíc.

Uživatelé, kteří mají k úkolu přístup (tzn. odpovědná osoba a sledující), mohou psát komentáře, přidávat přílohy a tagy, měnit stav úkolu, měnit procento splnění a další s výjimkou názvu úkolu a unikátního automaticky přiřazeného čísla (v levém horním rohu). Popis může měnit pouze uživatel, který úkol zakládal.

přehled úkolů

Založení úkolu ze zápisu

Úkol je také možné založit přímo v zápise. Klikněte na tlačítko "+ Nový úkol". Pak pouze definujete název, odpovědnou osobu a termín úkolu. Vy budete automaticky nastaveni jako sledující. Po kliknutí na tlačítko "Uložit" se úkol vytvoří a připojí se k zápisu. Nyní s ním můžete pracovat jako s každým jiným úkolem.

úkol ze zápisu