Zápisem vytvoříte záznam o schůzce, jednání, opravě nebo jiné události
Pomocí zápisu vytváříte záznam z jednání nebo z jiné aktivity, například z opravy nebo údržby. Zápis také uvidíte jako událost v kalendáři v konkrétním čase od-do. Zápisy vytvořené z evidencí jsou automaticky připojené vždy k položce, ze které zápis tvoříte. Navíc se zápis automaticky připojí také ke všem účastníkům.
Jak využít zápisy
Aktivity a zápisy můžete využít pro přehledné a snadno vyhledatelné zápisy ze schůzek, zaznamenávat technické kontroly či opravy u vašeho firemního majetku a další. Nečastější aktivity, na které zápisy využijete jsou:
- Zápis z jednání - takové zápisy tvoříte typicky u projektů, firem, obchodní příležitostí a podobně
- Záznam o provedené údržbě - takové zápisy tvoříte typicky u majetkových evidencí, zařízení, přístrojů nebo strojů - protože aktivitou může být nějaká údržba, oprava, servisní zásah nebo jiná podobná aktivita. Tím se vám pomocí zápisů tvoří provozní deník zařízení
Veřejný nebo soukromý zápis
Veřejný zápis
Zápisy jsou ve výchozím nastavení veřejné, tedy zápis může otevřít a číst kdokoliv, kdo má do dané evidence přístup. Je tím usnadněno sdílení informací. Všechny zápisu jsou tedy veřejné, pokud je neoznačíte jako privátní.
Soukromý, privátní zápis
Když zápis vytváříte, máte možnost ho označit jako privátní. Jeho obsah pak vidí pouze účastníci. Navíc máte možnost nastavit, co mohou jednotliví účastníci se zápisem dělat.
Úkoly rovnou ze zápisu
Často ze zápisu vznikají úkoly. V Aptienu můžete úkol vytvořit rovnou ze zápisu. Bude k němu vždy automaticky přiřazený.