Zápisem vytvoříte záznam o schůzce, jednání, opravě nebo jiné události
Pomocí zápisu vytváříte záznam z jednání nebo z jiné aktivity, například z opravy nebo údržby. Zápis také uvidíte jako událost v kalendáři v konkrétním čase od-do. Zápisy vytvořené z evidencí jsou automaticky připojené vždy k položce, ze které zápis tvoříte. Navíc se zápis automaticky připojí také ke všem účastníkům.
Jak využít zápisy
Aktivity a zápisy můžete využít pro přehledné a snadno vyhledatelné zápisy ze schůzek, zaznamenávat technické kontroly či opravy u vašeho firemního majetku a další. Nečastější aktivity, na které zápisy využijete jsou:
- Zápis z jednání - takové zápisy tvoříte typicky u projektů, firem, obchodní příležitostí a podobně
- Záznam o provedené údržbě - takové zápisy tvoříte typicky u majetkových evidencí, zařízení, přístrojů nebo strojů - protože aktivitou může být nějaká údržba, oprava, servisní zásah nebo jiná podobná aktivita. Tím se vám pomocí zápisů tvoří provozní deník zařízení
Kdo zápisy vidí
Veřejný zápis
- Zápisy jsou ve výchozím nastavení veřejné, tedy zápis může otevřít a číst kdokoliv, kdo má do dané evidence přístup.
- Je tím usnadněno sdílení informací. Všechny zápisu jsou tedy veřejné, pokud je neoznačíte jako privátní.
Soukromý, privátní zápis
- Máte možnost ho označit jako privátní.
- Jeho obsah pak vidí pouze účastníci.
- Navíc máte možnost nastavit, co mohou jednotliví účastníci se zápisem dělat.
Úkoly rovnou ze zápisu
Často ze zápisu vznikají úkoly. V Aptienu můžete úkol vytvořit rovnou ze zápisu. Bude k němu vždy automaticky přiřazený.