Vítejte v Aptienu!
V organizačním systému pro řízení lidí, práce a vašeho majetku. Aptien usnadňuje spolupráci ve firmě, komunikaci, řízení a organizaci úkolů a práce, řízení lidí a vše co kolem nich točí a veškerou další firemní back-office administrativu.
- je to taková elektronická kartotéka sady aktivních evidencí spojená s úkoly a zápisy
- pro zaměstnance Aptien funguje také jako firemní intranet, kde mají lidé všechny pracovní informace
- je to něco jako firemní nástěnka i pracovní stůl v jednom. Vše máte v jedné aplikaci v jednom prostředí
Každý vidí to, co vidět má a nevidí co vidět nemá podle svého pracovního zařazení. Pracovní prostor každého uživatele se tedy liší podle toho, co ve firmě dělá a k čemu Aptien používá. Například personalista vidí systém jinak než správce majetku nebo běžný zaměstnanec.
Podle svého pracovního zařazení vyberte, jak budete Aptien používat
Kde budete jako manažer pracovat?
- V evidencích budete ukládat a sdílet svá data podobně jako v šanonech, jsou to takové elektronické šanony
- Všechny informace, které se týkají vás jako jsou upozornění z procesů, zprávy kolegů úkoly i kalendář najdete v levém menu
Projděte a nastavte si své oblíbené evidence
Nahoře vidíte barevné záložky - to je seznam oblíbených evidencí, které máte pro svoji práci nastavené. Jejich nabídka se odvíjí od role, pod jakou pracujete a která je nastavena pro vaše pracovní zařazení. Každý uživatel proto může mít nabídku záložek úplně jinou, protože pracuje na jiné pozici. Pokud se například staráte o majetek, vidíte evidence majetku a další evidence s tím spojené. Jiní kolegové vidí evidence zakázek, evidence smluv a podobně. V každé evidenci můžete vést jiné informace, ke každé evidenci můžete dát přístup jiným lidem.
- Nahoře vidíte jen oblíbené, tedy ty se kterými pracujete nejčastěji.
- Záložky evidencí si přizpůsobíte tím, že evidence si označíte pomocí hvězdičky jako oblíbené.
- Všechny své aktivní evidence najdete pod ikonou domečku.
Podívejte se, k čemu jsou a jak fungují naše aktivní evidence.
Nastavte si svoji profilovou fotografii
- Aby vás ostatní lépe poznali, doporučujeme nastavit si osobní profilovou fotografii.
Vytvořte si svůj první úkol
- Úkoly jsou základem komunikace mezi uživateli. Vytvořit úkol je tak jednoduché, jako napsat e-mail a podobně i funguje. Vyplníte jeho název, zadáte odpovědnou osobu, určíte další sledující osoby a pošlete.
- Úkoly pak vidí pouze oni, tedy pouze lidé, kteří jsou v úkolu uvedeni.
- Všichni z nich pak mohou úkol komentovat a tak se diskuse nikde neztratí, protože je vždy jeho součástí. Jakmile je úkol dokončený, uzavřete jej a máte celou diskusi pohromadě.
- Všechny své úkoly vidíte v přehledu úkolů, kam se dostanete přes levé postranní menu. Více o úkolech se dozvíte zde.
Zadejte příspěvek na týmovou nástěnku
- Na nástěnce sdílíte informace s ostatními. Napsat informaci na společnou firemní nástěnku je lepší, než psát hromadné maily na všechny kolegy, které někde zapadnou.
- Tady máte vše na jednom místě. Na nástěnku můžete vkládat obrázky nebo psát jen textové zprávy.
- Zprávy vidí všichni lidé ve firmě, zobrazují se podobně jako například na facebooku.
Začněte pracovat se svými evidencemi
- Naplňte si evidenci svými daty z excelu
- Nebo ji začněte plnit ručně
Spusťte si evidenci firem
- Klikněte na záložku, vyberte evidenci firem a spusťte ji. Zkuste si založit svojí první firmu a vyplňte si v ní základní data.
Vytvořte si svůj první zápis
Přímo v systému máte také možnost vytvářet zápisy z jednání nebo jiných aktivit. Nemusí to být jen jednání, může to být například oprava nebo údržba, o které potřebujete vytvořit záznam. Pokud si tedy potřebujete zaznamenat informace z jednání nebo vytvořit zápis či záznam týkající se například údržby nebo opravy vašeho auta, máte možnost to udělat přímo ze systému a zápis budete mít automaticky k tomu připojený, takže ho vždy snadno najdete.
Podívejte se jak pracovat s úkoly.
Připojte si různé přílohy a soubory
Do systému můžete nahrát nebo připojit jakoukoliv přílohu - například smlouvu, protokol, obrázek, fotografii nebo cokoliv jiného. Už nebudete hledat vaše soubory někde v e-mailech. Zde najdete vše na jednom místě.
Zadejte si svoji soukromou poznámku
Soukromé poznámky slouží k tomu, abyste si nemuseli své poznámky k něčemu psát na papírky, lepítka nebo porůznu jinam. Soukromé poznámky vidíte pouze vy a můžete si je vytvářet zcela volně a nebo si je přilepíte k čemu se vztahují.
Nasdílejte poznámku se svými kolegy
Jakoukoliv soukromou poznámku si můžete kdykoliv nasdílet s kolegy. Všichni ji pak uvidíte společně a všichni můžete připojovat své komentáře. Neztratíte se tak v mailových nebo jiných diskusích, protože budete mít vše pohromadě. Skvělé je, že stejně jako soukromé poznámky, si můžete i ty sdílené lehce přilepit rovnou k tomu, čeho se týkají.
V chatu začněte komunikovat se svými kolegy
V liště na pravé straně své obrazovky uvidíte všechny své spolupracovníky a kolegy, kteří se systémem také pracují. Vidíte, zdali jsou přihlášeni nebo ne. Každému z nich můžete poslat pomocí chatu soukromou zprávu, kterou vidíte jen vy dva, jako účastníci diskuse. Zprávy jsou zabezpečené. Pokud vám někdo napíše a vy nejste přihlášeni do systému, přijde vám upozornění do vašeho e-mailu.
