Onesoft Connect je nyní Aptien

První kroky v Aptienu

Vítejte v Aptienu!

V aplikaci pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, pro řízení úkolů a práce, pro vedení firemních evidencí a pro další firemní administrativuJe to taková elektronická kartotékaprostředí pro snadnější komunikaci mezi lidmi a firmou, protože  Aptien je takový firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat a sdílet informace. Je to něco jako firemní nástěnka i pracovní stůl v jednom. Jakobyste spojili facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Vše máte v jedné aplikaci a dohledatelné z jednoho místa.

Váš pracovní prostor se mění podle vašeho pracovního zařazení. Personalista tak vidí systém jinak než správce majetku nebo běžný zaměstnanec. Každý vidí to, co vidět má a nevidí co vidět nemá. Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, a kromě standardní nabídky v něm můžete vytvářet vlastní evidence podle potřeb vaší firmy. Navíc dokáže vaše každodenní úkoly automaticky propojit s evidencemi, nad kterými se každý den vaše práce odehrává. A to vše v jednom prostředí.

Pracovní plocha nového uživatele

Jak budete pracovat?

Váš pracovní prostor se skládá z evidencí a informací, se kterými potřebujete pracovat ze své pracovní pozice. Základní komunikace probíhá podobně jako v e-mailu je s tím rozdílem, že u nás používáte úkolyVšechny zprávy a diskuse od vašich kolegů a všechna upozornění od systému se vám budou scházet na jednom místě - v inboxu, kde vám nemohou zapadnout ani spadnout do spamu. 
  • Naprostá většina vaší práce se bude odehrávat v úkolech, pomocí kterých budete komunikovat se svými kolegy 
  • evidencích budete ukládat a sdílet svá data v rámci vašeho pracovního zařazení, podobně jako v šanonech 
  • Důležitý bude i kalendář, kde uvidíte všechny svoje události a zápisy.
  • Pokud budete potřebovat, aby za vás Aptien hlídal důležité termíny nebo úkoly, nastavíte si na to hlídače
V systému tedy uvidíte jak informace, které se týkají pouze vás (úkoly, upozornění a podobně), tak také informace, které vyplývají z vašeho pracovního zařazení (informace v evidencích, které fungují podobně jako šanony), tak i informace určené všem ve firmě v podobě nástěnky nebo adresáře vašich kolegů.

Seznamte se se svou pracovní plochou 

První, co uvidíte, je základní obrazovka. Nahoře vidíte barevné záložky - to je seznam evidencí, které máte k dispozici pro svou práci. Vlevo je menu, ve kterém najdete vše potřebné. Jsou zde jak informace napříč celou firmou v podobě nástěnky nebo přehledu zaměstnanců, tak také vaše osobní informace. Dostanete se zde do vašeho inboxu, můžete spouštět kalendář, vidíte zde přehled svých aktivit, úkoly a také se z něj dostanete na svůj pracovní prostor. Úplně vpravo pak vidíte ostatní uživatele, své kolegy ve firmě, kteří pracují v Aptienu společně s vámi. S každým z nich můžete komunikovat pomocí chatu.

V barevných záložkách nahoře jsou evidence

Evidence jsou určené pro udržování a sdílení informací napříč firmou. Jsou to takové elektronické šanony. Nabídka evidencí, barevných záložek, kterou vidíte, se tedy odvíjí od role, která je nastavena na vaše pracovní zařazení a ve které jste jako uživatel přihlášen. Každý uživatel proto může mít nabídku záložek úplně jinou, protože pracuje na jiné pozici. Navíc si můžete nabídku zobrazených evidencí (záložek) nahoře přizpůsobit tím, že evidence označíte jako oblíbené. Doporučujeme si takto označit ty, se kterými pracujete nejčastěji. 

V levém menu najdete vše podstatné pro vaši práci

Najdete zde přehled různých aktivit, které v systému děláte vy nebo souvisí s aktivitami vašich kolegů nad úkoly, kterých se účastníte a nebo tyto aktivity pocházejí z upozornění a hlídačů, které automaticky vytváří systém. Všechny zprávy a upozornění se vám scházejí v inboxu. V něm najdete veškeré zprávy od ostatních uživatelů nebo upozornění a další informace, které vám pošle systém. V úkolech uvidíte všechny úkoly, které máte na starosti vy a také úkoly, kde jste v kopii jako sledující.

Celofiremní informace vidíte především na nástěnce, která slouží jako náhrada e-mailů rozesílaných na všechny pracovníky. Funguje podobně jako velmi jednoduchý vnitrofiremní facebook. V přehledu zaměstnanců máte možnost vidět své kolegy a kontakty na ně.

Vpravo je chat a přehled aktivních spolupracovníků

V liště na pravé straně své obrazovky uvidíte všechny své spolupracovníky a kolegy, kteří se systémem také pracují. Vidíte, zdali jsou přihlášeni nebo ne. Každému z nich můžete poslat pomocí chatu soukromou zprávu, kterou vidíte jen vy dva, jako účastníci diskuse. Zprávy jsou zabezpečené. Pokud vám někdo napíše a vy nejste přihlášeni do systému, přijde vám upozornění do vašeho e-mailu. 

hlavní obrazovka

Evidence jsou vaše šanony s informacemi 

Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem. K evidencím máte přístup na základě svého pracovního zařazení, které je určeno vaší rolí ve firmě a v systému. Roli může změnit pouze administrátor. Pokud se například staráte o majetek, vidíte evidence majetku a další evidence s tím spojené. Jiní kolegové vidí evidence zakázek, evidence smluv a podobně. V každé evidenci můžete vést jiné informace, ke každé evidenci můžete dát přístup jiným lidem. 

Jednotliví uživatelé mají tedy do evidencí přístup na základě pracovní pozice, na které pracují a také mají do evidencí různá oprávnění od pouhého zobrazení údajů v nich (pouze pro čtení), přes možnost údaje upravovat, až po možnost informace mazat. Rozsah oprávnění nastavuje administrátor systému centrálně. To znamená, že firma (administrátor) určuje, kdo má kam přístup a může tedy například zabránit tomu, aby člověk v určité roli mohl informace z evidence smazat. 

informace v evidenci

Hlídači vám automaticky pošlou upozornění

Pokud potřebujete ohlídat konce platnosti smluv, narozeniny zaměstnanců, termíny záruk nebo změnu jiných informací v systému, slouží k tomu hlídači (hlídací psi). Hlídače můžete nastavit prakticky na cokoliv - je jedno, jestli potřebujete upozornit na konec smlouvy, na narozeniny vašeho kolegy nebo zákazníka nebo upozornit na schválenou fakturu. Hlídač vám navíc pošle připomínku až do e-mailu, takže se nemusíte o nic starat. 

přehled hlídačů

Na nástěnce sdílíte informace pro celou firmu

Napsat informaci na společnou firemní nástěnku je lepší, než psát hromadné maily na všechny kolegy, které někde zapadnou. Tady máte vše na jednom místě. Na nástěnku můžete vkládat obrázky nebo psát jen textové zprávy. Zprávy vidí všichni lidé ve firmě, zobrazují se podobně jako například na facebooku.  

nástěnka

Pomocí úkolů komunikujete a spolupracujete se svými kolegy

Úkoly jsou základem komunikace mezi uživateli. Vytvořit úkol je tak jednoduché, jako napsat e-mail a podobně i funguje. Vyplníte jeho název, zadáte odpovědnou osobu, určíte další sledující osoby a pošlete. Úkoly pak vidí pouze oni, tedy pouze lidé, kteří jsou v úkolu uvedeni. Všichni z nich pak mohou úkol komentovat a tak se diskuse nikde neztratí, protože je vždy jeho součástí. Jakmile je úkol dokončený, uzavřete jej a máte celou diskusi pohromadě. Všechny své úkoly vidíte v přehledu úkolů, kam se dostanete přes levé postranní menu.

přehled úkolů

Ze schůzek, jednání nebo dalších činností vytváříte zápisy

Přímo v systému máte také možnost vytvářet zápisy z jednání nebo jiných aktivit. Nemusí to být jen jednání, může to být například oprava nebo údržba, o které potřebujete vytvořit záznam. Pokud si tedy potřebujete zaznamenat informace z jednání nebo vytvořit zápis či záznam týkající se například údržby nebo opravy vašeho auta, máte možnost to udělat přímo ze systému a zápis budete mít rovnou k tomu připojený, takže ho vždy snadno najdete.

přehled zápisů

Můžete připojit různé přílohy a soubory

Do systému můžete nahrát nebo připojit jakoukoliv přílohu - například smlouvu, protokol, obrázek, fotografii nebo cokoliv jiného. Už nebudete hledat vaše soubory někde v e-mailech. Zde najdete vše na jednom místě. 

přehled příloh

Máte zde prostor pro své soukromé poznámky

Soukromé poznámky slouží k tomu, abyste si nemuseli své poznámky k něčemu psát na papírky, lepítka nebo porůznu jinam. Soukromé poznámky vidíte pouze vy a můžete si je vytvářet zcela volně a nebo si je přilepíte k čemu se vztahují.  

přehled poznámek

Poznámky můžete sdílet se svými kolegy

Jakoukoliv soukromou poznámku si můžete kdykoliv nasdílet s kolegy. Všichni ji pak uvidíte společně a všichni můžete připojovat své komentáře. Neztratíte se tak v mailových nebo jiných diskusích, protože budete mít vše pohromadě. Skvělé je, že stejně jako soukromé poznámky, si můžete i ty sdílené lehce přilepit rovnou k tomu, čeho se týkají. 

sdílená poznámka