První kroky v Aptienu

Datum poslední aktualizace: 06. 08. 2022
Pomohl Vám tento článek?
41 z celkových 44 článek pomohl.

Vítejte v Aptienu!

V organizačním a evidenčním systému  pro spolupráci ve firmě, komunikaci, řízení úkolů a práce, pro vedení firemních evidencí a pro další firemní administrativuJe to taková elektronická kartotéka spojená s úkoly a zápisy a prostředí pro snadnější komunikaci uvnitř firmy, protože Aptien funguje také jako firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat a sdílet informace. Je to něco jako firemní nástěnka i pracovní stůl v jednom. Vše máte v jedné aplikaci v jednom prostředí.

Každý vidí to, co vidět má a nevidí co vidět nemá podle svého pracovního zařazeníPracovní prostor každého uživatele se tedy liší podle toho, co ve firmě dělá a k čemu Aptien používá. Například personalista vidí systém jinak než správce majetku nebo běžný zaměstnanec

Různé pracovní plochy

Kde a jak budete jako kancelářský pracovník pracovat?

  • evidencích budete ukládat a sdílet svá data podobně jako v šanonech, jsou to takové elektronické šanony
  • Všechna upozornění z procesů, hlídačů a zprávy kolegů se vám budou scházet na jednom místě 
  • Pomocí úkolů budete komunikovat se svými kolegy podobně jako e-mailem
  • Důležitý bude i kalendář, kde uvidíte všechny svoje události a zápisy
  • Pokud budete potřebovat, aby za vás Aptien automaticky hlídal důležité termíny nebo úkoly, nastavíte si na to hlídače nebo plány aktivit
  • Schůzky, jednání nebo jiné aktivity si zaznamenáte pomocí zápisů

V systému tedy uvidíte jak informace, které se týkají pouze vás (úkoly, upozornění a podobně), tak také informace, které vyplývají z vašeho pracovního zařazení (informace v evidencích, které fungují podobně jako šanony), tak i informace určené všem ve firmě v podobě nástěnky nebo adresáře vašich kolegů.

Projděte si své evidence v barevných záložkách nahoře

Nahoře vidíte barevné záložky - to je seznam evidencí, které máte pro svoji práci nastavené. Jejich nabídka se odvíjí od role, která je nastavena pro vaše pracovní zařazení. Každý uživatel proto může mít nabídku záložek úplně jinou, protože pracuje na jiné pozici.

hlavní obrazovka

Nastavte si své oblíbené evidence

Záložky evidencí si přizpůsobíte tím, že evidence si označíte pomocí hvězdičky jako oblíbené. Doporučujeme si takto označit ty, se kterými pracujete nejčastěji

Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem. K evidencím máte přístup na základě svého pracovního zařazení ve firmě, které je v Aptienu nastaveno pomocí role, která je nastavena pro vašeho uživatele. To nastavuje a může měnit pouze administrátor. Pokud se například staráte o majetek, vidíte evidence majetku a další evidence s tím spojené. Jiní kolegové vidí evidence zakázek, evidence smluv a podobně. V každé evidenci můžete vést jiné informace, ke každé evidenci můžete dát přístup jiným lidem. 

Nastavte si svoji profilovou fotografii

Aby vás ostatní lépe poznali, doporučujeme nastavit si osobní profilovou fotografii.

Avatar fotka uživatele

Zadejte příspěvek na týmovou nástěnku

Na nástěnce sdílíte informace s ostatními. Napsat informaci na společnou firemní nástěnku je lepší, než psát hromadné maily na všechny kolegy, které někde zapadnou. Tady máte vše na jednom místě. Na nástěnku můžete vkládat obrázky nebo psát jen textové zprávy. Zprávy vidí všichni lidé ve firmě, zobrazují se podobně jako například na facebooku.  

nástěnka

Vytvořte si svůj první úkol

Úkoly jsou základem komunikace mezi uživateli. Vytvořit úkol je tak jednoduché, jako napsat e-mail a podobně i funguje. Vyplníte jeho název, zadáte odpovědnou osobu, určíte další sledující osoby a pošlete. Úkoly pak vidí pouze oni, tedy pouze lidé, kteří jsou v úkolu uvedeni. Všichni z nich pak mohou úkol komentovat a tak se diskuse nikde neztratí, protože je vždy jeho součástí. Jakmile je úkol dokončený, uzavřete jej a máte celou diskusi pohromadě. Všechny své úkoly vidíte v přehledu úkolů, kam se dostanete přes levé postranní menu.

přehled úkolů

Nastavte si hlídače 

Pokud potřebujete ohlídat konce platnosti smluv, narozeniny zaměstnanců, termíny záruk nebo změnu jiných informací v systému, slouží k tomu hlídači (hlídací psi). Hlídače můžete nastavit prakticky na cokoliv - je jedno, jestli potřebujete upozornit na konec smlouvy, na narozeniny vašeho kolegy nebo zákazníka nebo upozornit na schválenou fakturu. Hlídač vám navíc pošle připomínku až do e-mailu, takže se nemusíte o nic starat. 

přehled hlídačů

Vytvořte si svůj první zápis 

Přímo v systému máte také možnost vytvářet zápisy z jednání nebo jiných aktivit. Nemusí to být jen jednání, může to být například oprava nebo údržba, o které potřebujete vytvořit záznam. Pokud si tedy potřebujete zaznamenat informace z jednání nebo vytvořit zápis či záznam týkající se například údržby nebo opravy vašeho auta, máte možnost to udělat přímo ze systému a zápis budete mít automaticky k tomu připojený, takže ho vždy snadno najdete.

přehled zápisů

Připojte si různé přílohy a soubory

Do systému můžete nahrát nebo připojit jakoukoliv přílohu - například smlouvu, protokol, obrázek, fotografii nebo cokoliv jiného. Už nebudete hledat vaše soubory někde v e-mailech. Zde najdete vše na jednom místě. 

přehled příloh

Zadejte si svoji soukromou poznámku

Soukromé poznámky slouží k tomu, abyste si nemuseli své poznámky k něčemu psát na papírky, lepítka nebo porůznu jinam. Soukromé poznámky vidíte pouze vy a můžete si je vytvářet zcela volně a nebo si je přilepíte k čemu se vztahují.  

přehled poznámek

Nasdílejte poznámku se svými kolegy

Jakoukoliv soukromou poznámku si můžete kdykoliv nasdílet s kolegy. Všichni ji pak uvidíte společně a všichni můžete připojovat své komentáře. Neztratíte se tak v mailových nebo jiných diskusích, protože budete mít vše pohromadě. Skvělé je, že stejně jako soukromé poznámky, si můžete i ty sdílené lehce přilepit rovnou k tomu, čeho se týkají. 

sdílená poznámka

V chatu začněte komunikovat se svými kolegy

V liště na pravé straně své obrazovky uvidíte všechny své spolupracovníky a kolegy, kteří se systémem také pracují. Vidíte, zdali jsou přihlášeni nebo ne. Každému z nich můžete poslat pomocí chatu soukromou zprávu, kterou vidíte jen vy dva, jako účastníci diskuse. Zprávy jsou zabezpečené. Pokud vám někdo napíše a vy nejste přihlášeni do systému, přijde vám upozornění do vašeho e-mailu. 

V levém menu najdete vše podstatné pro vaši práci

Jsou zde jak informace napříč celou firmou, tak také vaše osobní informace. Dostanete se zde do vašeho inboxu, můžete spouštět kalendář, vidíte zde přehled svých aktivit, úkoly a také se z něj dostanete na svůj pracovní prostor

  • Všechny zprávy a upozornění se vám scházejí inboxuV něm najdete veškeré zprávy od ostatních uživatelů nebo upozornění a další informace, které vám pošle systém.
  • V úkolech uvidíte všechny úkoly, které máte na starosti vy a také úkoly, kde jste v kopii jako sledující. 
  • Na nástěnce jsou informace určené všem ve firmě, tedy jako náhrada e-mailů rozesílaných na všechny pracovníky. Funguje podobně jako velmi jednoduchý vnitrofiremní facebook.
  • V přehledu zaměstnanců máte možnost vidět své kolegy a kontakty na ně.

Začněte pracovat se svými evidencemi