Evidence jsou základem vaší práce v administrativě
Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem.
Každý má v práci na starost něco jiného, a proto každý pracovník, podle toho, co ve firmě dělá, vidí jiné evidence. Jako uživatel máte do evidencí přístup na základě svého pracovního zařazení. Rozsah evidencí, které ve svém pracovním prostoru vidíte, tedy vyplývá z toho, co ve firmě děláte. Také máte k různým evidencím různá oprávnění od pouhého zobrazení údajů v nich (pouze pro čtení), přes možnost údaje upravovat až po možnost informace mazat. Přesně tak, jak vyžaduje vaše práce. Změnit to může centrálně váš administrátor. Pokud tedy oprávnění k evidencím neodpovídají vašemu způsobu práce, obraťte se na vašeho administrátora.
Evidence jsou vaše šanony s informacemi
Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. V každé evidenci vedete informace o něčem jiném. Evidence tvoří pracovní prostor vaší pracovní pozice ve firmě. Jsou jako šanony ve vaší kanceláři. Podle toho, co děláte, vidíte různé evidence - například evidence Firem, Majetku, Zakázek, Smluv a podobně. Evidence jsou tedy jako elektronické šanony nebo jako šuplíky v kartotéce. Každou evidenci si můžete představit jako právě jeden šuplík nebo jeden šanon určený pro jedno konkrétní téma.
Pro lepší orientaci mají evidence různé barvy.
Vyberte si evidenci, se kterou chcete pracovat
Evidence vidíte jako barevné záložky v horní části své obrazovky. Jejich nabídka se odvíjí od vaší role nebo pozice ve firmě. Každý člověk ve firmě proto může vidět jiný seznam evidencí.
Pokud potřebujete s nějakou evidencí pracovat, jednoduše na ni klikněte. Uvidíte obrazí informace, které jsou v evidenci uložené. Každá evidence slouží k vedení informací o něčem. Například evidence firem obsahuje jednotlivé firmy a to formou záznamů (položek) . Jednotlivé záznamy můžete představit jako řádky v excelové tabulce nebo jako karty v kartotéce. V pravé části vidíte průzkumníka - přehled položek (záznamů) v evidenci vedených. Vyberte jeden z nich a v prostřední části se vám zobrazí detailní informace k vybranému záznamu.
Prohlédněte si detailní informace
Pro každý jednotlivý záznam (například firma BMW) jsou v systému vedené detailní nebo související informace, které vidíte v pravé části vaší obrazovky. Zde pak vidíte další záložky:
- Detaily, kde jsou informace v textové podobě, detaily můžete představit jako sloupce v excelové tabulce
- Přílohy, kde najdete a kam můžete přidávat všechny přílohy, dokumenty, obrázky a jiné soubory
- Souvislosti - zde jsou všechny návaznosti na danou firmu
- Zápisy (Aktivity) - zde jsou všechny aktivity, zápisy a události
- Úkoly - zde jsou všechny úkoly, které s firmou souvisí
- Poznámky - zde jsou všechny vaše poznámky
Přidejte svůj první záznam do evidence
Pokud máte jako uživatel oprávnění, můžete zkusit přidat novou firmu.
- Klikněte na tlačítko "+ Přidat novou firmu" vedle velkého nápisu "Firmy"
- Otevře se vám okno, kde vyberete, jestli se jedná o dodavatele nebo zákazníka a vyplníte název firmy
- Potvrdíte tlačítkem "Uložit" a nová firma se vám objeví mezi ostatními firmami