Jak si dělat poznámky a sdílet je v Aptienu
Poznámky slouží k zaznamenání vašich myšlenek a nápadů, které tak nezapomenete. Poznámku můžete založit k položce nebo jako obecnou poznámku. Pokud budete poznámky s někým sdílet nebo je nastavíte, jako veřejné, můžete také využít sekci komentáře.
Obecná poznámka
Obecná poznámka znamená, že není připojena k žádné položce. Dohledáte ji tedy pouze v menu sekci Poznámky a nemá ve své kartě související položku.
Poznámka k položce
Poznámka k položce znamená, že jste potřebovali uložit poznámku ke konkrétnímu záznamu v evidenci, díky tomuto propojení vždy budete vědět, k čemu se vaše nápady vážou. Poznámku máte k dispozici přímo na kartě položky nebo v sekci Poznámky.
Viditelnost a sdílení poznámky
Poznámce můžete v Aptienu nastavit tři režimy zobrazení:
- Privátní, soukromá poznámka - Vidí jí pouze uživatel, který poznámku založil. Nikdo jiný k takové poznámce nemá přístup. V kartě poznámky vidíte nastavení viditelnosti jako soukromá a nejsou vyplněni žádní sledující.
- Sdílená poznámka - Tuto poznámku vidí zakladatel položky a sledující osoby, kterým byla poznámka nasdílená. V kartě poznámky vidíte nastavení viditelnosti jako soukromá a vždy je uveden alespon jeden sledující uživatel.
- Veřejná poznámka - Tuto poznámku vidí všichni uživatelé s licencí manažera. V kartě poznámky vidíte nastavení viditelnosti jako Veřejné. V tomto případě nezáleží na tom, zda jsou u poznámky nějací sledující.
Tipy pro efektivní používání poznámek
Efektivní používání poznámek v Aptienu vám umožní rychle zachytit nápady, úkoly i důležité informace a udržet si přehled ve své práci. Správně vedené poznámky zlepší vaši organizaci, urychlí přípravu podkladů a usnadní spolupráci s kolegy. Dodržováním několika jednoduchých zásad zajistíte, že vaše poznámky budou vždy přehledné a snadno dohledatelné.
- Pište stručně a jasně, aby bylo na první pohled jasné, o co se jedná.
- Přidávejte klíčová slova a fráze, které vám pomohou poznámku později rychle vyhledat.
- U projektových poznámek uvádějte souvislosti, odkazy na dokumenty nebo připojené položky.
- Využívejte sdílené poznámky pro týmovou spolupráci a snadné předávání informací.
- U veřejných poznámek myslete na to, že jsou viditelné pro všechny uživatele s licencí manažera.
- Pravidelně poznámky aktualizujte a odstraňujte ty, které už nejsou aktuální.