Jak řídit IT ve firmě

Tento článek je určený pro IT manažery.

Co znamená IT management

IT management je řízení všech informačních technologií ve firmě — od správy hardwaru a softwaru po kybernetickou bezpečnost, IT podporu a strategické plánování technologií. Dobře nastavený IT management pomáhá firmě:

• zajistit bezproblémový chod techniky a systémů
• chránit firemní data a citlivé informace
• efektivně investovat do technologií
• podporovat produktivitu a růst firmy

Ať už jste malá firma s pár notebooky, nebo střední podnik s vlastní IT infrastrukturou, IT management je klíčový pro každodenní provoz i dlouhodobou strategii.

Co znamená IT management ve firmě?

IT management v malé firmě

V malých firmách často IT zajišťuje jeden člověk, nebo je outsourcováno externí firmě. Hlavním cílem je udržet systémy funkční a bezpečné při minimálních nákladech. Osvědčené postupy pro malé firmy:

• Základní evidence techniky – notebooky, telefony, tiskárny, licence.
• Bezpečnostní minimum – antivir, silná hesla, pravidelné aktualizace.
• Jednoduché zálohování – cloudové služby nebo externí disky.
• Podpora uživatelů – rychlá reakce na problémy kolegů.
• Plán obnovy techniky – výměna zastaralých zařízení.
• Tip: Pro malou firmu je často výhodnější mít IT podporu formou externí služby než vlastní interní tým.

IT management v rostoucí nebo střední firmě

Ve střední firmě už IT management zahrnuje strategii, procesy a často specializovaný tým.Osvědčené postupy pro střední firmy:

• IT strategie – plán rozvoje technologií podle cílů firmy.
• Centralizovaná správa majetku – přehled o veškerém hardwaru, softwaru a licencích.
• Bezpečnostní politika – řízení přístupů, školení uživatelů, ochrana dat.
• IT podpora (Helpdesk) – systém pro hlášení a řešení problémů.
• Propojení s ostatními odděleními – HR (přidělení techniky při nástupu), účetnictví (odpisy), facility (síťová infrastruktura).
• Monitoring a údržba – pravidelné kontroly, aktualizace a optimalizace výkonu.

Jaké nástroje můžete pro správu IT použít

Záleží na tom, co ve firmě používáte. Tady je pár osvědčených možností:

• Excel / Google Sheets: pro základní evidenci a seznamy
• Outlook / Google Kalendář: pro připomínky údržby, obnovy nebo expirace licencí
• Aptien: pro komplexní správu IT majetku, propojení s HR a uchování dokumentace
• E-mail + složky: pro archivaci dokladů, licencí a komunikace s dodavateli

Do detailu: Co všechno zahrnuje IT management

Řízení IT ve firmě je systematický proces péče o informační technologie v celém jejich životním cyklu od pořízení, přes užívání až po jejich vyřazení. Klíčovým úkolem IT ve firmě je: 

• zajistit IT koncové vybavení zaměstnanců (uživatelů) aby mohli vykonávat svoji práci, tedy veškerý hardware - zejména počítače, monitory, mobily, klávesnice a další IT zařízení
  
• zajistit bezpečný přístup zaměstnanců a dalších uživatelů do aplikací a informačního systému firmy, tedy software
• zajistit fungování firemní počítačové sítě tak, aby uživatelé mohli svoje zařízení připojit a používat
• zajistit podporu všech uživatelů, odstraňování problémových situací a incidentů
• zajistit nebo provozovat software, firemní aplikace 
• zajistit fungování dalšího vybavení, hardware jako jsou servery
• zajistit nakupované IT a jiné služby nezbytné pro provozování výše uvedeného
• koordinovat vše výše uvedené tak aby software, hardware i IT služby podporovaly fungování všech procesů firmy.

Pokud se řekne IT ve firmě, tak si většina lidí vybaví ajtíky, kteří se starají zejména o osobní počítače, firemní počítačovou síť, wifi a také o všechny aplikace a softwarové nástroje, které zaměstnanci používají ke své práci. Zajištění těchto věcí je také hlavním úkolem IT managementu, je toho pod pokličkou ale mnohem více. Pojďme si to projít vše, kousek po kousku.

Nejviditelnější práce IT oddělení je vše kolem počítačů, správy sítě a firemních aplikací. Prakticky vše, co se točí kolem výpočetní techniky, tiskáren, projektorů v zasedačkách a firemních aplikací spadá pod IT management.

Nejviditelnější části, které IT manažer řeší jsou:

IT vybavení zaměstnanců

• vydávání a odebírání počítačů, mobilů a dalších zařízení
• údržba počítačů, mobilů a dalších koncových zařízení a IT vybavení 

Další IT vybavení kanceláří a pracovního prostředí

• správa tiskáren
• správa projektorů v zasedacích a jednacích místnostech

Správa firemního software a aplikací

• provoz software, firemních systémů a aplikací 
• instalace software
• aktualizace software
• přidělování přístupů a hesel do software

Správa počítačové sítě

• správa sítě a zajištění běhu firemní wifi sítě
• přidělování přístupů do wifi sítě, správa hesel a přístupů
• zajištění přístupu externích uživatelů

Podpora uživatelů aplikací, software a informační systémů

• řešení havarijních situací uživatelů a hlášení závad
• helpdesk a podpora uživatelů aplikací, systémů a cloudových aplikací 
• vyřizování požadavků uživatelů (například reinstalace, nový počítač a podobně)
• zakládání a správa uživatelů v aplikacích, firemní síti, VPN
• vytváření přístupů uživatelů a definování jejich oprávnění
• resetování hesel

Co všechno musí řešit IT management na pozadí

Aby zajištění všech IT služeb vůči uživatelům probíhalo v pořádku, na pozadí "za oponou" probíhá celá řada činností

Zajištění bezpečnosti IT

• zajištění bezpečnosti dat
• zajištění bezpečnosti veškerých informačních technologií 

Správa centrálního hardware  a software

• správa serverů
• údržba serverů
• správa dalšího centrálního hardware

Koordinace a integrace aplikací a cloudových řešení

• vzájemné propojení (integrace) firemních systémů a aplikací
• orchestrace
• eskalace
• implementace a projekty

Zavádění a implementace nových systémů a aplikací

• jednání s dodavateli informačních technologií
• řízení projektů implementace (zavádění) nových řešení 

Informační a kybernetická bezpečnost (Security management)

• IdM
  
• Řízení přístupu (Access control)
• Detekce průniku (Intrusion detection)
• Shoda (Compliance)
• Směrnice a postupy 

Správa všech IT aktiv: IT asset management 

• inventory
• rutinní aktualizace
• síť
• cloud hosting

Řízení služeb (Service management)

• jednání s dodavateli IT služeb a všech podpůrných služeb
• jednání s dodavateli SaaS řešení

Plánování a design (Planning and design)

• architektura informačního systému
• plánování změn v IT a informačním systému
• rozpočet
• stanovování cílů rozvoje IT assets
• řízení změn

Jaké můžete použít standardy pro řízení procesů IT

• Pro řízení IT existuje několik základních rámců a metodik, které pomáhají nastavit  procesní standardy a obsahují nejlepší praxi IT managementu
• Nejvýznamnější a v praxi nejpoužívanější jsou ITIL a COBIT

Aptien je užitečný nástroj pro správu IT ve středních firmách

 Správa IT služeb

• Centralizovaný katalog služeb: vytvořte a udržujte centrální úložiště všech vašich IT služeb, včetně popisů, SLA (Service Level Agreements) a odpovědných poskytovatelů. To zlepšuje transparentnost a zajišťuje, že každý rozumí nabízeným službám a očekávaným úrovním výkonu.
• Správa incidentů a požadavků: sledování a řešení incidentů IT (neočekávaná přerušení) a servisních požadavků (předem naplánované akce). To zjednodušuje proces rozlišení a zlepšuje uživatelský dojem.
• Znalostní báze: Vybudujte znalostní bázi s řešeními běžných problémů IT. To uživatelům umožňuje samostatně řešit problémy a snižuje závislost na IT personálu při základním odstraňování problémů.

Správa IT majetku

• Evidence IT vybavení: Sledujte veškerý svůj IT hardware (počítače, servery, periferní zařízení) a softwarové licence. To umožňuje lepší využití aktiv, usnadňuje správu licencí a zjednodušuje plánování upgradů nebo výměn.
  
• Řízení změn v IT vybavení: Aptien nabízí nástroje pro správu změn vaší IT infrastruktury, včetně schvalování, sledování implementace a postupů vrácení. To minimalizuje rizika a zajišťuje hladké přechody při zavádění nových technologií.

Časté chyby, při správě IT majetku, kterým se vyhnout

• Žádná jasná odpovědnost – nikdo se necítí zodpovědný za aktualizaci dat.
• Neaktuální evidence – zařízení se mění, ale záznamy ne.
• Ignorování licenční politiky – riskuje pokuty a právní problémy.
• Oddělené systémy – bez propojení s HR a účetnictvím vznikají mezery.

Shrnutí správy majetku ve firmě

Dobrá správa IT majetku vám umožní vědět co vlastníte, kdo to používá, kde se to nachází a kdy je potřeba údržba nebo obnova. V malé firmě stačí jednoduchý systém, ale musí být pravidelně aktualizován. Ve střední firmě je klíčová centralizace, jasné procesy a integrace s ostatními firemními systémy. Aptien vám pomůže propojit správu IT majetku s HR, údržbou a dalšími procesy, abyste měli kompletní přehled na jednom místě.