Tento článek je určený pro IT manažery.
Proč je evidence IT vybavení důležitá?
Udržování přesné evidence IT vybavení je klíčové pro každou firmu. Bez řádné evidence se vybavení snadno ztratí, znehodnotí nebo se nepoužívá efektivně. Evidencí IT vybavení získáte přehledný seznam IT majetku, dostanete jeho pohyb a údržbu pod kontrolu.
- Zamezíte ztrátám
- Zlepšíte využití
- Snížíte "neustále dohledávání něčeho"
Nejen pasivní evidence, ale úplné informace o aktuálním stavu
- Získáte centrální seznam veškerého IT vybavení i vaší infrastruktury
- Budete mít informace o přiřazení (kdo dané IT vybavení používá)
- Budete vědět, kde se nachází, informace o vybavení (kancelář, serverovna, středisko, projekt)
- Budete znát stav a historii údržby IT vybavení
Využijte připravené evidence nebo si vytvořte své vlastní
IT vybavení označuje veškerý hardware a IT zařízení, které zaměstnanci používají k plnění svých každodenních úkolů, aktivit a procesů. IT vybavení zahrnuje veškerý fyzický hardware, jako jsou počítače, servery, směrovače, přepínače a další zařízení, která jsou nezbytná pro provoz IT. IT vybavení je „hmotná část“ IT majetku, který zahrnuje i další aktiva jako je software nebo data.
Evidence IT vybavení v rukách zaměstnanců
- Počítače (notebooky, stolní PC)
- Telefony jsou všechny telefony nebo mobilní zařízení zaměstnanců
- Monitory, dokovací stanice
- Mobilní zařízení (služební telefony, tablety)
- Periferie a další IT vybavení (klávesnice, myši, sluchátka, webkamery)
- Tiskárny, skenery
- Konferenční technika (projektory, chytré televize, videokonferenční systémy)
- Externí úložiště (flash disky, externí HDD)
- SIM karty ať jsou použity v telefonech, zařízeních nebo jako IOT
- Telefonní systémy: Stolní telefony nebo VoIP zařízení pro komunikaci.
- Modemy pro připojení k internetu.
Evidence IT infrastruktury, centrálního IT vybavení a síťové prvky
- Servery (fyzické i cloudové)
- Síťové prvky (routery, switche, firewally, přístupové body)
- Úložiště (NAS, SAN, zálohovací servery)
- Virtualizační a cloudová řešení
- Bezpečnostní zařízení (firewally, antiviry, detekční systémy)
- UPS a záložní zdroje jsou záložní napájecí zdroje, které poskytují dočasné napájení v případě výpadku proudu nebo kolísání napětí a chrání IT majetek před potenciálním poškozením.
Další IT vybavení a majetek (software, licence, cloudové služby)
Tato kategorie bývá v evidenci fyzických aktiv často opomíjena, ale je klíčová pro správu IT majetku (IT asset management, ITAM):
- Software a licence – operační systémy, kancelářské a specializované aplikace, bezpečnostní software
- Software – zde máte informace o vašich aplikacích a veškerém software ve firmě
- Cloudové služby a SaaS – Microsoft 365, Google Workspace, CRM, ERP
- IT služby a smlouvy – servisní smlouvy, záruky, SLA
- Certifikáty
V malých a středních firmách se nejčastěji eviduje IT vybavení (koncová zařízení) a IT infrastruktura, zatímco software a cloudové služby se často spravují odděleně.
Potřebujete přizpůsobit evidenci IT vybavení vaší firmě? Aptien je flexibilní
Aptien není účetní software, takže zde vedete vaše IT vybavení především pro provozní potřeby. Aptien vám dovolí a umožní evidovat jakékoliv IT vybavení v rozsahu a struktuře nad rámec výše uvedených evidencí. Využijte flexibilní evidence vybavení, které fungují jako přizpůsobitelná evidence IT majetku, přesně podle potřeb vašeho oboru. Aptien, umožňuje průběžnou aktualizaci, snadnou dostupnost a přizpůsobení evidovaných údajů.
Vytvářejte vlastní evidence
- Nenašli jste v záložkách evidenci pracovního vybavení, která by vám vyhovovala?
- Aptien umožňuje vytvářet evidence vybavení přizpůsobené přesně na míru vaší firmě. Na rozdíl od běžných inventarizačních systémů se Aptien přizpůsobí vašemu oboru a způsobu práce
- Můžete si vytvořit evidenci úplně podle vlastních potřeb
Co můžete v evidencích přizpůsobit?
- Vlastní nastavení polí podle potřeb (např. sériová čísla, datum revize, záruční lhůty)
- Checklisty pro automatizaci pravidelných kontrol IT majetku (plánování fyzických inventur)
- Přiřazení IT vybavení zaměstnancům, projektům, střediskům
Jak udržovat evidenci IT vybavení aktuální?
Abyste měli vždy přesné záznamy, doporučujeme:
- Provádět pravidelné fyzické inventury – ověřit, zda je IT vybavení stále k dispozici a v odpovídajícím stavu.
- Sledovat přiřazení a pohyb IT vybavení – zaznamenávat, kdo co používá a kdy bylo vybavení vráceno.
- Monitorovat údržbu a kontroly – zajistit, aby zařízení bylo funkční a splňovalo předpisy.
Aptien všechny tyto procesy zjednodušuje a automatizuje, takže máte vždy aktuální přehled o IT vybavení vaší firmy.
Závěr a shrnutí: Aptien je nejlepší způsob, jak evidovat IT vybavení v jakémkoli odvětví
Aptien vám umožní vytvořit přehlednou a flexibilní evidenci IT vybavení, která odpovídá potřebám vaší firmy. S Aptien můžete:
- Udržovat aktuální přehled o vybavení
- Přizpůsobit evidenční formuláře svému oboru
- Snadno sledovat přiřazení a pohyb vybavení
Chcete efektivně spravovat IT vybavení? Vyzkoušejte Aptien ještě dnes!