Jaké jsou nejčastější změny v IT v malých a středních firmách?
V malých a středních firmách jsou změny IT obecně přímočařejší než ve velkých podnicích, ale stále hrají zásadní roli při zajišťování hladkého provozu a stability systému. Zde jsou nejběžnější typy změn, které řeší téměř každá malá a střední firma:
1. Výměny a obměny počítačů, notebooků, mobilů, tiskáren a dalšího IT vybavení
- Popis: Výměna nebo upgrade běženého IT vybavení, jako jsou notebooky, stolní počítače, servery nebo síťová zařízení, z důvodu konce životnosti, opotřebení nebo potřeb výkonu.
- Příklady: Upgrade paměti nebo úložiště v počítačích, výměna zastaralého routeru nebo nasazení nových notebooků pro zaměstnance.
2. Instalace, aktualizace a opravy softwaru
- Popis: Správa instalace nového softwaru, použití aktualizací nebo oprav a provádění upgradů verzí za účelem zlepšení zabezpečení, opravy chyb nebo přidání nových funkcí.
- Příklady: Instalace nové verze operačního systému, použití bezpečnostních záplat, aby se předešlo zranitelnosti, nebo upgrade podnikového softwaru, jako jsou účetní nástroje nebo systémy CRM.
3. Změny konfigurace
- Popis: Úprava systémových nebo síťových konfigurací tak, aby odpovídaly obchodním potřebám, zlepšily výkon nebo řešily bezpečnostní problémy.
- Příklady: Aktualizace nastavení brány firewall, úprava přidělení šířky pásma sítě nebo změna konfigurace e-mailu.
4. Správa uživatelských přístupů a oprávnění
- Popis: Přidání, úprava nebo odebrání uživatelského přístupu k aplikacím a systémům na základě rolí, nových zaměstnanců, odchodů nebo změn rolí.
- Příklady: Vytváření účtů pro nové zaměstnance, úprava oprávnění, když zaměstnanci mění role, nebo deaktivace účtů pro odcházející zaměstnance.
5. Změny sítě a infrastruktury
- Popis: Provádění úprav síťových komponent, infrastruktury a nastavení připojení za účelem zlepšení výkonu nebo zabezpečení.
- Příklady: Nastavení sítí VPN pro vzdálený přístup, konfigurace směrovačů pro zvýšení kapacity sítě nebo přidání nového přístupového bodu Wi-Fi.
6. Změny konfigurace zálohování a obnovy
- Popis: Implementace nebo úprava plánů zálohování, bodů obnovy a zásad uchovávání dat tak, aby byly v souladu s požadavky na ochranu dat a kontinuitu podnikání.
- Příklady: Změna frekvence zálohování pro kritické systémy, rozšíření úložiště pro zálohy nebo konfigurace cloudových záloh pro další redundanci.
7. Procesy Onboardingu a Offboardingu
- Popis: Správa nastavení a odebrání IT zdrojů pro nově přijaté a odcházející zaměstnance, zajištění toho, aby přístup a zdroje odpovídaly jejich rolím.
- Příklady: Poskytování hardwaru, nastavení uživatelských účtů, instalace potřebného softwaru pro nové zaměstnance a bezpečné odebrání přístupu nebo vrácení zařízení odcházejícím zaměstnancům.
8. Konfigurace a přizpůsobení aplikace
- Popis: Přizpůsobení nastavení a konfigurací aplikací tak, aby vyhovovaly specifickým obchodním potřebám nebo zlepšily uživatelský komfort.
- Příklady: Úprava konfigurací CRM pro novou marketingovou kampaň, nastavení e-mailových šablon v nástroji e-mailového marketingu nebo konfigurace softwaru pro správu úloh pro nový projekt.
9. Aktualizace a prosazování zásad zabezpečení
- Popis: Zavedení nebo úprava zásad zabezpečení IT pro zvýšení ochrany dat a dodržování předpisů.
- Příklady: Vynucení vícefaktorové autentizace, změna zásad hesel, aktualizace nastavení šifrování nebo implementace řízení přístupu na základě rolí.
10. Změny cloudové služby
- Popis: Správa změn souvisejících s cloudovými aplikacemi a službami, které mohou zahrnovat škálování zdrojů, aktualizaci konfigurací nebo migraci dat.
- Příklady: Zvýšení kapacity úložiště ve službě cloudového úložiště, migrace e-mailu k novému poskytovateli cloudu nebo konfigurace nastavení přístupu v aplikacích SaaS.
11. Běžná údržba a podpora
- Popis: Provádění běžné údržby systémů s cílem zajistit jejich efektivní provoz, včetně kontrol, drobných aktualizací a ladění.
- Příklady: Spouštění diagnostiky na síťovém zařízení, provádění drobných aktualizací na serverech nebo ladění nastavení výkonu na virtuálních počítačích.
12. Změny dodavatele a licencí
- Popis: Provádění změn souvisejících s licencováním, včetně obnovení, zrušení a úprav tak, aby odpovídaly použití nebo novým požadavkům.
- Příklady: Obnovení licencí na software, přechod na jiný softwarový balíček nebo úprava počtu míst v předplatném SaaS.
Jaké nástroje pro řízení změn používají malé a střední firmy?
- V malých a středních podnicích jsou změny často sledovány pomocí jednoduchých nástrojů, jako jsou sdílené excelové tabulky
- Do určité velikosti je to dostačující k zajištění viditelnosti a udržení kontroly
- Výhodou je jednoduchost, nevýhodou je nemožnost vytvářet souvislosti mezi IT vybavením a nemožnost sdílení mezi více lidmi
- Typicky ale zhruba nad 50 zaměstnanců přestává excel stačit a je třeba využít jednoduchý ITSM/CMDB nástroj, jako je třeba Aptien
Jak řídit malé změny
Řízení malých změn je v podstatě o aktualizaci informací o vašem IT prostředí. Je třeba změnu zaznamenat, abyste měli aktuální informace pro své rozhodování nebo pro poskytování informací uživatelům nebo reporting pro vedení firmy
- kdo má jaký počítač, aktuálně vydané počítače, kdo je má, kde jsou
- aktuálně přidělené licence
- aktuální verze firmware a software
Jak řídit velké změny
Řízení větších změn je nejen o aktuálnosti dokumentace, ale také o tom, co všechno změna zasáhne, co bude třeba při jejím zavádění ošetřit a také o koordinaci všech aktivit a zúčastněných v průběhu samotné změny
- Analýza dopadů změny a naplánování všech aktivit
- Řízení změny formou projektového řízení
- Organizace práce v průběhu změny
