Jak řídit majetek ve firmě

Co je správa firemního majetku

Správa firemního majetku znamená sledování, údržbu a efektivní využívání fyzického i digitálního vybavení firmy — od notebooků a vozidel po stroje, nářadí a kancelářský nábytek. 

Správa a údržba majetku je systematický proces péče o majetek v celém jeho životním cyklu. To znamená od jeho pořízení, po celou dobu jeho provozu, údržbu, obnovu až po jeho vyřazení. Je to systematická práce s majetkem, zaměřená na jeho dlouhodobou udržitelnost. Dobře nastavená správa majetku vám pomůže:

• předejít ztrátám a zneužití vybavení
• prodloužit životnost majetku
• splnit zákonné povinnosti a revize
• lépe plánovat rozpočty a nákupy

Ať už jste malá firma s několika notebooky, nebo střední podnik s desítkami typů vybavení na více pracovištích, principy jsou podobné — liší se jen rozsah a formálnost procesů.

2. Jak spravovat majetek v malé firmě

Malé firmy mají často omezené zdroje a menší týmy. Proto by správa majetku měla být jednoduchá, praktická a finančně nenáročná. Osvědčené postupy pro malé firmy:

1. Vytvořte jednoduchou evidenci – seznam majetku ve spreadsheetu nebo jednoduchém online nástroji.
2. Určete odpovědnou osobu – i když nemáte správce majetku, pověřte někoho aktualizací evidence.
3. Označujte majetek – štítky nebo QR kódy usnadní identifikaci.
4. Zaveďte základní plán údržby – pravidelné kontroly klíčového vybavení.
5. Ukládejte doklady – faktury, záruční listy a návody na jednom místě.
6. Plánujte vyřazení – jasně stanovený proces likvidace nebo recyklace starého vybavení.

Tip: I bez velkého rozpočtu můžete použít levné cloudové nástroje nebo funkce v Aptienu.

3. Jak spravovat majetek v rostoucí nebo střední firmě

S růstem firmy přibývá majetku a procesy musí být formálnější. Osvědčené postupy pro střední firmy:

1. Centralizujte evidenci – používejte jednotný systém pro všechny pobočky a oddělení.
2. Určete odpovědnost – jasně přiřaďte majetek oddělením nebo jednotlivcům.
3. Zaveďte směrnice – pro nákup, přidělování, používání a vracení majetku.
4. Plánujte údržbu – automatické připomínky servisů a kontrol.
5. Sledujte životní cyklus – od nákupu po vyřazení, včetně odpisů.
6. Propojte systémy – evidence majetku s HR (onboarding/offboarding) a účetnictvím.

Tip: Aptien umožňuje propojit majetek s konkrétními zaměstnanci, údržbou i dokumentací.

Údržba majetku a shoda s předpisy

Bez ohledu na velikost firmy je důležité:

• Sledování stavu a umístění majetku: znát umístění a stav majetku.
• Údržba: pravidelně servisovat a kalibrovat.
• Shoda s předpisy: plnit revize a legislativní požadavky.

Propojení správy majetku s dalšími procesy - nic není v izolaci

Správa majetku nesmí fungovat izolovaně. Měla by být propojena s:

• HR systémy – přidělení majetku při nástupu a vrácení při odchodu.
• Účetnictvím – odpisy, plánování investic, rozpočty.
• Údržbou – plánování servisů a revizí.

Jaké nástroje můžete pro řízení majetku použít?

Záleží na tom, co ve firmě používáte. Tady je pár osvědčených možností:

• Excel / Google Sheets: pro jednoduchou evidenci a checklisty - stačí pro malé firmy bez rozsáhlémo majetku, které nepotřebují automatická upozorněné
• Outlook / Google Kalendář: pro připomínky servisů, revizí nebo obnovy
• Aptien: pro komplexní správu majetku, propojení s onboardingem/offboardingem a uchování dokumentace
• E-mail + složky: pro archivaci faktur, záručních listů a komunikaci

Jak Aptien pomáhá s řízením majetku

Aptien vám usnadní vaše procesy správy majetku, na jednom místě a v jednom prostředí vyřešíte velkou část vašich potřeb

• Podporuje vedení informací o majetku v celém jeho životním cyklu
• Umožní hlášení závad majetku
• Podporuje plánování údržby majetku a připomínání termínů
• Umožní fyzickou inventuru majetku
  
• Umožní papírové i digitální předávání a přebírání majetku
• Usnadní vedení shody s předpisy, hlídání revizí a povinností

Co zahrnuje údržba majetku?

Údržba je důležitá pro zajištění provozuschopného a bezpečného stavu majetku. To se týká prakticky jakéhokoliv přístroje, stroje nebo zařízení od ruční elektrické vrtačky až po složitou laboratorní  techniku. Údržba zahrnuje různé činnosti související se zajištěním odpovídající úrovně provozu. Cílem údržby je spolehlivost a bezpečnost, prodloužení životnosti a minimalizace odstávek. Může však šetřit cenný čas a peníze z případných poruch nebo selhání. Údržba majetku zahrnuje kontroly, opravy, testování, pravidelný servis, kalibrace, výměny tak, aby majetek byl znovupoužitelný a mohl plnit svůj účel, splňoval požadavky a byla prodloužena jeho životnost.

• Čištění
• Kontrola
• Elektrorevize
• Servis
• Kalibrace
• Opravy
• Mazání
• Aktualizace softwaru
• Renovace
• Přeměření výkonu
• a další

Reaktivní nebo také korektivní údržba majetku

• Reaktivní údržba fakticky znamená reakce na existující problémy, jde o opravy a výměny součástí nebo celých zařízení po tom, co se vyskytne problém, co se něco rozbije. 
• Problémy a incidenty jsou buď automaticky reportovány nebo hlášeny pomocí zaměstnaneckého helpdesku

Preventivní nebo také proaktivní údržba majetku 

• Preventivní údržba majetku znamená, takové aktivity údržby, které se provádějí ještě předtím, než problém nastane. Může být plánovaná nebo prediktivní (například na základě senzorů, nebo pravidelného monitoringu, který odhalí počínající problémy) ještě předtím, než dojde k selhání.  
• Jak reaktivní, tak preventivní údržba majetku vyžadují kvalitní informace.

Jak vést provozní deníku údržby majetku?

Všechny prováděné aktivity, ať se jedná o údržbu, revize či opravy zaznamenáváte do provozního deníku. Díky němu máte pod kontrolou co se daným majetkem, přístrojem, strojem dělo, jaká údržba nebo opravy se na daném zařízení prováděly, kdo a kdy je vykonával. 

• Podívejte se, jak vést provozní deník údržby majetku.
  

Jak hlásit závady, problémů a havarijních situací

Aby vše probíhalo hladce, musí mít zaměstnanci, uživatelé nebo další pracovníci možnost nahlásit problémy, závady nebo jiné potřeby.

• Havarijní situace mohou nastat zanedbáním jeho údržby nebo se prostě vyskytnou z různých příčin, bez zavinění.
• Zaměstnanci a další pracovníci musí mít možnost nahlásit závady nebo problémy na majetku
  
• Správce majetku musí umět na tyto situace reagovat
• Nahlášením se spouští procesy řešení a odstranění problému, a následně i příčiny
• Správce majetku má pak možnost situaci vyřešit, analyzovat a vyhodnotit pravé (kořenové) příčiny závady a pokud je to možné, tak podobné havarijní situaci příště předejít
  
• Také řešení havarijních situací vyžaduje informační podporu - jak pro řízení práce na nápravných opatřeních a aktivitách, tak pro sběr informací o havárii (incidentu) 

Podívejte se, jak mohou zaměstnanci hlásit závady, problémy a havarijní situace. 

Jaké informace potřebujete při správě majetku 

Správné řízení majetku se neobejde bez kvalitních informací, na jejichž základě probíhá rozhodování a řízení. Kvalitní informace jsou tedy nezbytným základem k tomu, aby správa majetku mohla probíhat správně. Pokud bude rozhodování založeno na špatných informacích, tak nemůže být kvalitní ani správa. Kvalitní informační základna o majetku je také nezbytným předpokladem a kritickým bodem jakékoliv automatizace procesů a eliminace papírové práce.  

Informací o majetku je celá řada a všechny mají svůj význam. Je dobré vědět, proč majetek máme, jak a kdy byl pořízený. Mít informace o dodavateli a o záruce. Je třeba mít také informace o aktuálním stavu majetku. Kde je, kdo ho má. Co vyžaduje legislativa, výrobce nebo jiná regulace? Jsou požadavky splněné a jak? Co děláme pro údržbu a zlepšování majetku? Informace o majetku můžeme rozdělit do těchto okruhů: 

Pořízení: Jak a kdy byl majetek pořízený 

• Kdy byl pořízený, záruční doba
• Dokumenty a písemnosti o nabytí majetku (smlouva o nákupu, předávací nebo instalační protokol a další)
  
• Informace o záruce a podmínkách užívání (návody, instrukce k užívání  záruky a podobně)
• Důvody pořízení, účel pořízení - proč a k čemu majetek máme

Kde je majetek umístěný, kdo je za něj odpovědný  

• Kde se majetek nachází nebo
  
• Kdo jej má přidělený
• Kdo je za něj odpovědný

Jaký je stav majetku 

• Jaký je aktuální stav majetku
• Co vyžaduje legislativa, výrobce nebo jiná regulace
  
• Máme veškerou potřebnou provozní dokumentaci kolem majetku?
• Splňuje majetek všechny požadavky standardů kvality nebo aby fungoval jak má? 

Jak je majetek kritický pro fungování procesů

• Je majetek kritický pro fungování organizaci a nemůže selhat? 
• Co se stane, co přestane fungovat, když selže? Jaké jsou důsledky selhání? Jaká je pravděpodobnost selhání?
• Jaké jsou náklady na opravu a nápravu?

Údržba a provoz

• Jaké aktivity údržby na něm byly prováděné, jaká je historie údržby majetku 
• Kdo je za údržbu majetku odpovědný
• Jaké jsou aktivity údržby, kdy co bylo vykonáno naposledy
  
• Jsou splněné požadavky legislativy? (například povinné revize)

Kdy přestane majetek vyhovovat potřebám

• Kolik zbývá do konce záruky nebo předpokládané životnosti
• Kdy přestane vyhovovat potřebám uživatelů nebo zákonným povinnostem
• Naplánování vyřazení a náhrady novým
• Kdy bude muset být vyřazený
  

Časté chyby při správě majetku, kterým byste se měli vyhnout

• Nejasná odpovědnost – nikdo necítí zodpovědnost za data.
• Zastaralé záznamy – majetek se mění a evidence se neaktualizuje.
• Opomíjení údržby – vede k poruchám a nákladným opravám.
• Izolované systémy – absence propojení s HR a účetnictvím.

Shrnutí správy majetku

Dobrá správa majetku znamená vědět co máte, kde to je, kdo to používá a kdy to potřebuje pozornost. V malé firmě stačí jednoduchá evidence a základní plán údržby. Ve střední firmě potřebujete formální procesy, integrace a automatizaci.