Co jsou podpůrné služby?

Podpůrné služby zahrnují všechny interní funkce, procesy a činnosti, které podporují hlavní činnost organizace a zajišťují její efektivní provoz. Přestože tyto služby samy o sobě negenerují přímé příjmy, jsou nezbytné pro hladký chod firmy a umožňují zaměstnancům, týmům a procesům přinášet zákazníkům hodnotu.

Jinými slovy, podpůrné služby usnadňují výrobu, poskytování služeb nebo řízení interních operací. Jsou součástí podpůrných procesů organizace a pomáhají zajistit stabilitu, efektivitu a růst podniku.

Hlavní oblasti a příklady podpůrných služeb

• Řízení lidských zdrojů (HR) – Nábor a onboarding zaměstnanců, správa mezd, školení, vztahy se zaměstnanci.
• IT služby – Správa IT infrastruktury, technická podpora, síťová bezpečnost, vývoj a údržba systémů.
• Finance a účetnictví – Vedení účetnictví, zpracování mezd, rozpočtování, reporting, daňová compliance.
• Facility management – Údržba a správa budov, pracovního prostředí, kanceláří, energií, bezpečnostních opatření.
• Office management – Administrativní podpora, organizace kancelářských operací, správa dokumentů.
• Právní služby – Správa smluv, právní poradenství, řízení compliance a rizik.
• GRC (Governance, Risk & Compliance) – Správa firemních procesů, řízení rizik, zajištění souladu s předpisy.

Podpůrné služby umožňují organizacím efektivně fungovat, minimalizovat rizika a zaměřit se na hlavní činnosti, které přinášejí hodnotu zákazníkům.

Nejčastější podpůrné služby, které firmy využívají

Podpůrné (back-office) služby pomáhají malým a středním firmám hladce fungovat. Zajišťují klíčové administrativní, finanční, právní, technické a provozní činnosti. Lze je dělat interně nebo zadat externím dodavatelům (outsourcing), což šetří čas, snižuje náklady a zvyšuje konkurenceschopnost.

1. Finanční a administrativní služby

• Mzdová agenda – Zpracování mezd a výplat, odvody daní a pojištění, správa benefitů.
• Daňové poradenství – Výpočty, konzultace a podání daňových přiznání.
• Účetnictví – Vedení účetnictví, fakturace, sledování nákladů a výnosů.
• Finanční řízení – Cash flow, rozpočty, plánování a investiční poradenství.
• Pojištění – Pojištění podnikání, majetku, odpovědnosti a zaměstnanců.

2. Právní a compliance služby

• Právní servis – Smlouvy, zakládání a změny firem, právní poradenství a řešení sporů.
• Public relations (PR) – Správa reputace, vztahy s médii a firemní komunikace.
• Překlady – Překlady smluv, marketingu a zákaznické podpory (včetně lokalizace).

3. IT a technická podpora

• Vývoj softwaru – Zakázkový software, weby, aplikace a integrační řešení.
• IT podpora – Helpdesk, kyberbezpečnost, správa sítí, cloud a licence.
• Údržba, kalibrace a opravy – Servis zařízení, testování a kalibrace přístrojů.

4. Marketing a rozvoj podnikání

• Marketing – Reklama, branding, web, SEO/SEM a sociální sítě.
• Poradenství – Strategie, optimalizace procesů a odborné konzultace.
• Event management – Organizace firemních akcí, konferencí a školení.

5. Provozní a facility služby

• Správa nemovitostí – Správa budov, pronájmy, údržba a realitní poradenství.
• Utility služby – Elektřina, voda, plyn, internet a telekomunikace.
• Odpadové hospodářství – Třídění, recyklace, likvidace odpadu a ekologická agenda.
• Bezpečnost – Fyzická ostraha, monitoring, dohled a IT bezpečnost.
• Doprava a logistika – Přeprava, dodávky, skladování a kurýrní služby.
• Parkování – Správa parkovacích míst a parkovišť.

6. Podpora zaměstnanců a HR služby

• Školení a rozvoj – Odborné kurzy, soft skills, rozvoj lídrů a onboarding.
• Zdraví a well-being – Zdravotní benefity, duševní zdraví, ergonomie a firemní fitness.

Outsourcované vs. Interně zajišťované podpůrné služby

Malé a střední podniky často volí outsourcing některých podpůrných služeb, aby snížily náklady, získaly přístup k odborníkům a zvýšily efektivitu. Zároveň si některé funkce ponechávají interně, aby si zachovaly kontrolu a zajistily lepší integraci s provozem firmy.

Typicky outsourcované podpůrné služby:

• Zpracování mezd a účetnictví – Mnoho firem využívá externí poskytovatele, aby zajistily správnost a soulad s předpisy.
• Právní služby – Správa smluv, dodržování předpisů a pracovněprávní poradenství jsou často zajišťovány externími advokátními kancelářemi.
• IT služby a kybernetická bezpečnost – Mnoho malých firem využívá externí poskytovatele IT služeb k správě sítí, cloud computingu a bezpečnostních řešení.
• Marketing a public relations – Digitální marketing, SEO, tvorba obsahu a PR jsou často svěřovány specializovaným agenturám.
• HR a nábor zaměstnanců – Nábor, prověřování uchazečů a správa benefitů jsou často outsourcovány personálním agenturám.
• Facility management a údržba – Úklidové služby, bezpečnostní služby a správa nemovitostí jsou typicky zajišťovány externími dodavateli.
• Překladatelské a lokalizační služby – Jazykové služby jsou často outsourcovány při expanzi na zahraniční trhy.

Podpůrné služby typicky řízené interně:

• Vztahy se zaměstnanci a řízení lidských zdrojů – Angažovanost zaměstnanců, firemní kultura a interní HR politika bývají spravovány interním týmem.
• Kancelářský a administrativní management – Každodenní provoz kanceláře, plánování a interní komunikace jsou obvykle zajišťovány interně.
• Projektové řízení – Klíčové projekty, které vyžadují koordinaci napříč odděleními, jsou většinou řízeny interně.
• Strategické plánování a vedení – Rozhodování, rozvoj společnosti a budování firemní kultury zůstávají v rukou interního managementu.

Díky strategickému outsourcingu podpůrných funkcí mohou SMB v USA snížit provozní náklady, zvýšit flexibilitu a soustředit se na hlavní oblasti podnikání.

Jak řídit podpůrné služby v Aptien

K řízení podpůrných služeb potřebujete o nich vést informace. Záleží také na tom, jestli je zajišťujete sami (vnitřní služby) nebo zdali je nakupujete od poskytovatelů. V obou případech ale platí, že pro vnitřního zákazníka je faktickým poskytovatelem, tedy ten, kdo garantuje potřebnou úroveň služeb (SLA) nějaká organizační jednotka nebo konkrétní odpovědná osoba uvnitř organizace. Těžko bude konkrétní zaměstnanec, jako zákazník vnitřní služby komunikovat přímo s externím dodavatelem. 

• Vedení přehledu, katalogu služeb s definováním jejich úrovně (SLA)
  
• Řízení požadavků od uživatelů
  
• Hlášení incidentů a problémů kolem služeb
• Řízení vztahů s dodavateli služeb
  
• Trvalé zlepšování služeb a řízení jejich změn