Jak řídit HR, personální agendu ve firmě

Co je HRM?

Personalistika nebo také HRM (Human resources management) zahrnuje celkovou veškerou práci se zaměstnanci v organizaci. Jsou to všechny procesy a činnosti spojené se zaměstnanci — od náboru a nástupu přes školení, hodnocení, bezpečnost, výkon až po ukončení pracovního poměru. Je to systematický proces péče o zaměstnance v celém jejich životním cyklu. HRM není jen o práci personalistů, ale z velké části je součástí práce přímých nadřízech manažerů. Dobře nastavené HR pomáhá firmě:

• najmout a udržet kvalitní lidi
• zajistit dodržování pracovněprávních předpisů
• budovat pozitivní firemní kulturu
• zvyšovat produktivitu a snižovat fluktuaci

Ať už vedete malou firmu s pár zaměstnanci, nebo střední podnik s několika odděleními, HR je klíčové pro úspěch.

Jak řídit HR ve firmě?

Možnosti se budou lišit podle velikosti, v pár lidech se řídí jinak, než ve firmě o 100 nebo 500 lidech

Jak řídit HR v malé firmě?

Malé firmy obvykle nemají vlastní HR oddělení. Personální agendu - řízení lidí často řeší majitel nebo ředitel. Personální agenda proto musí být jednoduchá, levná a snadno proveditelná. Osvědčené postupy pro malé firmy:

• Základní HR směrnice – i malá firma by měla mít písemně pravidla pro nábor, dovolené, chování na pracovišti a ukončení pracovního poměru.
• Dokumenty zaměstnanců na bezpečném místě – smlouvy, certifikáty a osobní údaje zaměstnanců ukládejte na jednom místě.
• Jednoduchý náborový proces – sjednoťte postup od zveřejnění pozice po pohovory a výběr.
• Onboarding i ukončení pracovního poměru podle checklistu – zajistěte, aby nováček dostal vše potřebné (techniku, přístupy, školení), při odchodu napak pomůže nezapomenout na odebrání přístupů a přiděleného majetku
• Základní plán školení – zaměřte se na školení potřebná pro výkon práce a evidujte jejich splnění, zvláště ta povinná
• Neformální hodnocení výkonu – i bez formálních formulářů dávejte zaměstnancům pravidelnou zpětnou vazbu.

Jak řídit HR v rostoucí nebo střední firmě

Se zvětšováním firmy roste i složitost HR procesů a vyžaduje se větší struktura. Osvědčené postupy HRM pro střední firmy:

• Vytvořte HR roli nebo oddělení – ve střední firmě už je třeba dedikovaný HR manažer nebo tým.
• Komplexní HR směrnice – pokryjte nábor, školení, hodnocení, mzdy, benefity i ukončení pracovního poměru.
• Používejte HR systém – centrální evidence zaměstnanců, dovolenek, hodnocení a školení.
• Standardizujte onboarding a offboarding – propojte je s IT a správou vybavení.
• Strukturovaný vzdělávací plán – povinná školení, rozvoj dovedností i školení pro vedoucí pozice.
• Pravidelné hodnocení výkonu – formální zpětná vazba a plány rozvoje.

Jaké jsou klíčové HR procesy ve firmách?

1. Nábor, výběr a onboarding: Vyhledávání, najímání, nástup a zapojování nových zaměstnanců.
2. Onboarding: nástup a uvedení nováčka do firmy a jeho zapojení
3. Školení a rozvoj – povinná i rozvojová školení, rozvoj zaměstnanců 
4. Definování požadavků na pracovní místa: Stanovení požadavků a kvalifikací pro jednotlivé pozice.
5. Mzdy a benefity: Správa platů, benefitů a dodržování pracovních zákonů.
6. Komunikace se zaměstnanci: Helpdesk i intranet usnadní komunikace a řešení veškeré komunikace se zaměstnanci a jejich požadavky.
7. Hodnocení výkonu: Stanovení cílů, úkolů a hodnocení výkonu a poskytování zpětné vazby.
8. Zdraví a bezpečnost: Zajištění bezpečnosti na pracovišti a dodržování předpisů v oblasti BOZP.
9. Soulad s předpisy a zákony:  zajištění souladu s legislativou, pracovní právo, BOZP, GDPR a další personální administrativa
10. Offboarding – ukončení pracovního poměru a vrácení firemního vybavení

Propojení HR s dalšími firemními procesy

Personalistika nevisí ve vzduchu, ale je silně propojena s dalšími odděleními jako jsou

• IT – přidělování a odebírání techniky, přístupů a licencí
• Účetnictvím – mzdy, benefity, rozpočty na školení a nábor
• Facility managementem – přidělení pracovních prostor a bezpečnostní opatření

Co typicky personalisté dělají?

Jaké informace potřebují řízení lidí v personální administrativě? 

• pro HRM je nezbytné mít správné informace o zaměstnancích sdílené mezi všemi odpovědnými
• Mít prostředí pro dobrou komunikaci mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem (HR a nadřízenými manažery)

Řízení lidí se neobejde bez kvalitních informací, na jejichž základě probíhá rozhodování a řízení. Dobře vedené informace také zlepšují práci manažerů, kteří "nemusejí neustále něco dohledávat v papírech a šanonech". Kvalitní a dostupné informace jsou tedy nezbytným základem k tomu, aby řízení lidí mohlo probíhat hladce, správně a kvalitně.   

Všechny procesy ve firmách se točí kolem lidí a tak i informací kolem lidí je celá řada a všechny mají svůj význam. Svoje informace potřebuje personalista, něco potřebuje nadřízený pracovník a něco mzdový účetní. Je dobré vědět, co daný pracovník dělá, jaké jsou požadavky na jeho pracovní místo, ve kterých oblastech by se měl zlepšit, co by měl doplnit ve svém vzdělávání nebo kvalifikaci. Pro personální práci jsou důležité informace o odměňování pracovníka - ať již pravidelná mzda nebo nepravidelné bonusy. To vše by měl vědět jak personalista, tak nadřízený pracovník. Informace o lidech lze rozdělit do těchto okruhů: 

Záznamy a dokumenty

• Vedení personální agendy, personální evidence, záznamů a dokumentace kolem zaměstnanců
• Kompletní životní cyklus zaměstnance a jeho pracovněprávní záležitosti (vznik, průběh a ukončení pracovního poměru) 
• Vytváření popisů pracovních náplní

Kdy člověk nastoupil, za jakých okolností a proč 

• Kdy byl zaměstnanec vybrán na pracovní pozici a od kdy nastupuje
• Dokumenty a písemnosti (pracovní smlouva, předávací protokol na pracovní pomůcky a další)
• Informace o výběrovém řízení, adaptační doba, platnost smlouvy
• Na jakou pozici se zaměstnanec hlásil a co byly jeho přednosti ve výběrovém řízení

Jaké je pracovní zařazení zaměstnance  

• Na jakém pracovním místě, pozici je člověk zařazený
• Vyhovuje pracovní místo schopnostem člověka?
  
• Jaká kvalifikace chybí
• Kdo je jeho nadřízený pracovník
• Kdo jej má přidělený
  
• Kdo je za něj odpovědný

Jaká je požadovaná úroveň kvalifikace zaměstnance  

• Jaký je aktuální stav kvalifikace vzhledem k pracovnímu zařazení
• Co vyžaduje pracovní zařazení nebo legislativa, nebo jiná regulace
• Jaké má zaměstnanec certifikace ke svému pracovnímu zařazení, zda splňuje vše
• Jaké kvalifikace si musí zaměstnanec dodělat

Jak je člověk kritický pro fungování procesů

• Je konkrétní člověk kritický pro fungování organizace?
• Jaká je jeho zástupnost? Jaká je pravděpodobnost takové situace?
• Jaké jsou alternativy?

Jak probíhá vzdělávání a rozvoj zaměstnance

• Kdo je za rozvoj a vzdělávání odpovědný, jaké jsou plány vzdělávání
• Kdy byl naposledy člověk na školení, co ho čeká v budoucnu
• Jsou splněné požadavky legislativy na povinné vzdělávání 
  

Plánování odchodu zaměstnance 

• Co je třeba připravit nebo udělat při odchodu zaměstnance
• Má zaškoleného nebo připraveného zástupce (succession planning)
• Jaká práce musí být předána, kde všude zaměstnanec figuruje (smlouvy, kontakty se zákazníky)
• Jaké pracovní pomůcky musí vrátit nebo předat?
• Jaká oprávnění musí být zaměstnanci odebrána? 

Vyhledávání uchazečů na pracovní místo

• Jedním ze základů řízení lidských zdrojů je vyhledávání uchazečů na pracovní místo.
• K tomu je nutná znalost potřeb daného pracovního místa i znalost trhu práce, kde je třeba vyhledat atraktivní uchazeče.
• Mnohdy dojde k nalezení vhodného kandidáta díky hledání talentů uvnitř organizace samotné. 
• Personalistika odpovídá za inzerci volných pozic 

Nábor a onboarding

• Proces vyhledávání uchazečů a zájemců o práci
• Proces náboru a přijímání
• Přilákání a najímání kvalifikovaných kandidátů
• Vedení pohovorů a hodnocení
• Nábor nových zaměstnanců
• Poskytování potřebného školení a orientace

Mzdy, odměny a benefity

• Zajištění zpracování mezd zaměstnanců
• Zpracování mzdové agendy je vlastními silami (předání na firemní účetní) nebo pomocí externí firmy
• Vypracování a správa kompenzačních plánů
• Správa benefitních programů (např. zdravotní péče, penzijní plány)
• Zajištění souladu s pracovními zákony a předpis

Zapojení zaměstnanců a komunikace s nimi

• Aktivní řízení vztahů se zaměstnanci
• Zpětná vazba od zaměstnanců a eskalace jejich žádostí, témat a problémů
• Řešení životních a pracovních situací zaměstnanců

Důležitá je formální i neformální komunikace se zaměstnanci. Personální práce a komunikace se zaměstnanci se neomezuje jen na personalisty, ale z velké části se odehrává mezi zaměstnancem a jeho přímým nadřízeným. To se týká především komunikace, osobního rozvoje a celkového zapojení zaměstnance v průběhu celého jeho pracovního poměru.

• Řízení komunikace a zpětné vazby zaměstnanců
• Vyřizování stížností a stížností zaměstnanců
• Pěstování pozitivního pracovního prostředí
• Podpora zapojení a spokojenosti zaměstnanců

Zdraví a bezpečnost

• Zajišťuje zdravé pracovní prostředí
• Spolupracuje z dalšími organizačními jednotkami na zajištění vhodného pracovního prostředí

Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců

Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců je důležité pro udržení spokojenosti a souladu s potřebami firmy. 

• Zajištění vzdělávání a rozvoje zaměstnanců
• Organizování školení a vzdělávání a zvyšování kvalifikace zaměstnanců
• Udržování potřebné kvalifikace (certifikáty, pravidelné přezkušování) 
• Identifikace potřeb školení a rozvoje
• Identifikace a rozvoj zaměstnanců s vysokým potenciálem
• Plánování nástupnictví
• Kariérní rozvoj a koučování

Řízení práce a výkonu zaměstnanců

• Nastavení a vedení systému hodnocení, motivace a odměňování zaměstnanců
• Provádění pravidelných pohovorů a monitorování výkonnosti
• Stanovení výkonnostních cílů a očekávání
• Provádění hodnocení výkonu
• Poskytování zpětné vazby a koučování
• Identifikace potřeb školení a rozvoje
• Identifikace a rozvoj zaměstnanců s vysokým potenciálem
• Plánování nástupnictví
• Kariérní rozvoj a koučování
• Stanovení výkonnostních cílů a očekávání
• Provádění hodnocení výkonu
• Poskytování zpětné vazby a koučování

Péče o zdraví a bezpečnost

• Péče o zdraví zaměstnanců
• Správné pracovní vybavení
• Soulad pracovních podmínek s požadavky legislativy

Odchod zaměstnance

• Nastavení správného procesu odchodu zaměstnance
• Řízení kvalitního a bezpečného odchodu zaměstnance 

Shoda s předpisy, Personální administrativa a soulad s legislativou

• Legislativní soulad personálních procesů a dokumentů ve firmě
• Pracovní smlouvy a další dokumenty týkající se pracovněprávních vztahů
• Proces propouštění zaměstnanců
• Zajištění souladu s pracovními zákony a předpisy
• Řízení bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti
• Předcházení diskriminaci a obtěžování

V neposlední řadě personalistika musí zajistit soulad a shodu s předpisy a to ve všech zmíněných oblastech. Zaměstnavatel musí dodržet veškeré předpisy, požadavky legislativy, týkající pracovních smluv, ale také zdraví a bezpečnosti práce nebo třeba požadované kvalifikace pracovníků. Dobrá a kvalitní práce personalistů vede k dobré péči o zaměstnance a znamená jejich vyšší spokojenost. Je to systematická práce s lidmi, zaměřená na jejich dlouhodobou spokojenost. 

Jaké nástroje můžete pro řízení HR použít

Záleží na tom, co ve firmě používáte. Tady je pár osvědčených možností:

• Excel / Google Sheets: pro základní seznamy zaměstnanců a onboardingové checklisty
• Outlook / Google Kalendář: pro připomínky školení, obnov certifikátů a hodnocení
• Aptien: pro komplexní HR agendu, onboarding, školení a archivaci dokumentace a certifikátů
• E-mail + složky: pro uložení smluv, certifikátů a HR komunikace

Jak Aptien pomůže při řízení HR?

• Centralizace personálních dat: Všechny informace o zaměstnancích jsou uloženy na jednom místě, což usnadňuje správu a vyhledávání.
• Správa záznamů zaměstnanců: Udržujte centralizovanou databázi informací a dokumentů o zaměstnancích.
• Plánujte rozvoj a vzdělávání zaměstnanců: Plánování školení, sledování absolvovaných kurzů.
• Zajistěte soulad s právními předpisy: Hlídání povinných školení a vydaných ochranných pracovních pomůcek
• Zlepšení komunikace: Zaměstnanecký portál umožňuje snadný přístup k důležitým informacím a usnadňuje komunikaci mezi zaměstnanci a vedením.
  
• Rozvoj talentů: Aptien umožňuje sledovat kariérní růst zaměstnanců a naplánovat jejich další vzdělávání.
  
• Onboarding: Automatické generování pracovních smluv, seznamování nových zaměstnanců s firmou.
• Offboarding: Snadné ukončení pracovního poměru, vypořádání všech záležitostí.
• Hodnocení výkonu: Nastavení cílů, provádění hodnocení, poskytování zpětné vazby.
• Podpora při náboru: Nástroje pro správu uchazečů usnadňují celý náborový proces, od zveřejnění inzerátu až po výběr vhodného kandidáta.

Časté chyby v praxi, kterým se v HRM vyhnout

• Nejasná odpovědnost – HR úkoly zůstávají nedokončené
• Zastaralá evidence – riziko nesouladu s legislativou
• Chybějící struktura onboardingu – snižuje úspěšnost adaptace nováčků
• Ignorování hodnocení výkonu – brzdí rozvoj lidí

Shrnutí

HR agenda není jen papírování — je to klíč k silnému a motivovanému týmu. V malé firmě si vystačíte s jednoduchými procesy a centrální evidencí. Ve střední firmě jsou nutné jasné směrnice, dedikovaný HR tým a integrované nástroje. Aptien vám pomůže propojit HR s IT, správou majetku i facility managementem, abyste měli kompletní přehled o každém zaměstnanci.