Jak vytvořit seznam procesů v malé a střední firmě?
Chcete mít jasno v tom, jak vaše firma funguje? Udělat si seznam procesů je první krok k tomu, aby ve firmě panoval pořádek, aby každý věděl, kdo co dělá, a abyste dokázali snadno školit nové lidi nebo zlepšovat efektivitu. Máte dvě cesty, jak na to:
- Uděláte si vlastní analýzu seznam procesů – vezmete si papír nebo tabulku, projdete klíčové oblasti firmy (prodej, nákup, HR, podpora) a postupně sepíšete všechny procesy, které ve firmě běží.
- Použijete hotový rámec, připravený seznam jako vodítko – místo vymýšlení od nuly použijete vzorový seznam procesů. Ten vám dá základní strukturu procesů, kterou si jen přizpůsobíte podle reality vaší firmy.
Ať už zvolíte první nebo druhý přístup, výsledkem je seznam procesů vaší firmy – jasný, srozumitelný přehled, na který se můžete spolehnout při každodenní práci i budoucím růstu.
Jak vytvořit seznam procesů. Krok za krokem
Krok 1: Sestavte si seznam svých hlavních procesů
Začněte prostým seznamem 8–10 nejdůležitějších procesů pro vaši firmu z našich zkušeností doporučujeme vyjít z tohoto seznamu
- Prodej a marketing
- Výroba nebo poskytování služeb
- Péče o zákazníky a zákaznický servis
- HR procesy (nábor, onboarding, školení, odchody)
- Finance a účetnictví
- IT a správa informací
- Správa majetku, vybavení a prostředí
- Nákup a dodavatelé
- Kvalita a bezpečnost
- Řízení a plánování firmy
Nemusíte být vyčerpávající – jde o to mít základní přehled, který vám dá strukturu. Nebo využijte nějaký hotový seznam procesů vhodný pro malé a střední firmy.
Krok 2: Každý proces krátce popište
U každého procesu si napište:
- Proč se dělá (účel)
- Kdo za něj odpovídá (vlastník procesu)
- Jak se dělá (hlavní kroky)
- Co je výsledkem (výstup procesu)
TIP: Stačí pár řádků, není to ISO dokumentace.
Krok 3: Dejte seznam procesů i s jejich popisy na jedno místo
Důležité je, aby všichni věděli, kde seznam a popis procesů najdou. Jedno jasné místo = žádné zmatky a desítky verzí v mailech. A snadno dostupné všem lidem ve firmě.
- Použijte sdílený dokument nebo tabulka (excel, spreadsheet)
- Použijte firemní intranet, nástroj jako Notion, Confluence,
- Použijete knihovnu procesů v Aptien
Krok 4: Udržujte seznam procesů živý
- Procesy se mění. Co platilo loni, už dnes nemusí fungovat.
- Každý proces musí mít svého „majitele“ odpovědného za aktualizaci
- Uveďte datum poslední změny
- Zkontrolujte katalog aspoň jednou ročně nebo při velkých změnách
Krok 5: Udělejte z katalogu užitečný nástroj
- Lidé ho budou používat jen tehdy, když jim pomůže. Proto:
- Pište jednoduše, bez zbytečného žargonu
- Odkazujte na checklisty, formuláře a šablony, které už používáte
- Dejte katalog novým zaměstnancům jako součást onboardingu
Shrnutí
- Katalog procesů není byrokracie, ale nástroj, který vám ušetří chaos, čas a chyby.
- Umožní rychle zaučovat nové lidi
- Zajistí konzistentní výsledky
- Sníží závislost na jednotlivcích
- Přinese klid a přehled při růstu firmy
- Začněte jednoduše – seznamem deseti hlavních procesů a krátkým popisem