Tento článek je určený administrátorům. Extranet je možné využívat pouze v prémiových plánech Company Premium nebo Enterprise.
Kdo a kde může využívat extranet
Jak povolit extranet
- Protože pomocí extranetu publikujete vaše data z vaší firmy ven, je extranet z důvodů ochrany vašich dat ve výchozím nastavení deaktivovaný, je třeba povolit a aktivovat a to vždy pro každou evidenci zvlášť. Díky tomu vy jako firma máte pod kontrolou, komu a ke kterým evidencím umožníte přístup a kam ne. Je to důležité z pohledu bezpečnosti, protože vy jako firma tak můžete chránit data v důležitých evidencích a zajistíte, že nikdo mimo vaši firmu tam nebude mít přístup.
- Pokud v některé evidenci chcete a potřebujete se svými dodavateli informace v ní sdílet, aktivujete v ní extranet. Extranet nastavujete to pro každou evidenci zvlášť. To provádíte jako administrátor systému. Stejně jako jeho nastavení - viz dále.
- Vaši uživatelé pak mohou pro jednotlivé položky zvát hosty. Zvát hosty k položkám tedy mohou uživatelé, nejen vy jako administrátor. Vy můžete zvaní hostů povolit nebo zakázat a to pro každou kategorii v evidenci zvlášť. V administraci v přehledu hostů vidíte, ke kterým položkám má který host přístup.
Jak nastavit extranet a co vše můžete nastavovat
Na rozdíl od vašich kancelářských a intranetových uživatelů, které zvete pouze vy jako administrátor, tak hosty mohou zvát také běžní kancelářští uživatelé. V první řadě tedy musíte nejprve povolit zvaní hostů, aby je mohli vaši uživatelé zvát.
Toto i ostatní nastavení ohledně hostů je dostupné v „Administraci“, dále v záložce „Evidence“ klikněte na evidenci, pro kterou chcete umožnit zvát hosty a následně .
- Přejděte do Administrace
- Vyberte v menu "Evidence"
- Kliknutím vyberte konkrétní evidenci, kde chcete nastaví extranetu provést
- Vyberte v menu „Správa extranetu“
Nastavte, co hosté v extranetu uvidí a co mohou dělat
Zobrazí se vám menu pro nastavení extranetu.
Zde je potřeba povolit zvaní hostů (to jsou uživatelé vašich partnerů, dodavatelů nebo zákazníků). S hosty můžete sdílet detaily o dané položce (projektu), přílohy uložené u projektu, úkoly a poznámky.
Nastavení extranetu
Úkoly v extranetu
Hostům povolit přidávání úkolů. Je nutné nastavit odpovědnou a sledující osobu/y, protože jinak host nebude mít možnost vytvořit žádný úkol (požadavek). To jsou lidé, na které budou automaticky chodit úkoly vytvořené hostem.
Pro úkoly můžete povolit také možnost nahrávání příloh do úkolů. Hodí se to hlavně v situacích, kdy vám host pošle kromě založeného úkolu i nějakou přílohu (například dokument, fotografii).
Poznámky
Zda nastavujete a povolujete hostovi vytváření jeho soukromých poznámek, které vidí pouze sám host.
Přílohy
Zde nastavujete a povolujete přidávání příloh k položce do záložky „Přílohy“, host může jím nahrané přílohy zároveň i mazat.
Nástěnka a upozornění
Zde provádíte nastavení toho, co má host možnost vidět na nástěnce.
Pokud potřebujete, aby byl host (váš partner, zákazník nebo dodavatel) upozorněn pokaždé, když se změní stav úkolu například z „Nový“ na „Dělám“ nebo aby byl upozorněn, kdykoliv zaměstnanec, který má úkol na starosti, přidá nový komentář, zaškrtněte daná upozornění v nastavení. Upozornění se zobrazují hostovi na jeho nástěnce v přehledu a na nástěnce u jednotlivých položek, ke kterým má přístup a zároveň dostane notifikaci i do e-mailu.
Detaily
Zde nastavujete, které detaily mají být hostům zpřístupněné a viditelné.
Například, když jako hosta pozvete vašeho subdodavatele na nějaký projekt. V tomto případě je s ním vhodné sdílet například název a popis projektu, termín ukončení jednotlivých etap atd. Zde máte tedy možnost zaškrtnout vybrané detaily, u kterých potřebujete, aby je host (partner, zákazník nebo dodavatel) u položek z dané evidence viděl.