Tento článek je určený administrátorům.
Kdo a kde může využívat extranet
- Extranet je určený pro externisty
- Extranet povolujete a nastavujete zvlášť pro každou evidenci
- V nastavení extranetu nastavujete, co všechno dále externisté mohou dělat
Jak aktivovat a nastavit extranet
- Extranet nastavujete pro každou evidenci zvlášť.
- Ve výchozím nastavení evidence je extranet deaktivovaný a to z důvodu ochrany dat (Protože pomocí extranetu publikujete vaše data z vaší firmy ven).
- Sdílení ven (extranet) je třeba povolit a aktivovat.
- Díky tomu vy jako firma máte pod kontrolou, komu a ke kterým evidencím umožníte přístup a kam ne. Je to důležité z pohledu bezpečnosti, protože vy jako firma tak můžete chránit data v důležitých evidencích a zajistíte, že nikdo mimo vaši firmu tam nebude mít přístup.
- Vaši uživatelé pak mohou jednotlivé položky sdílet s externisty. Sdílet položku s hosty mohou tedy uživatelé, nejen vy jako administrátor. Vy můžete zvaní hostů povolit nebo zakázat a to pro každou kategorii v evidenci zvlášť. V administraci v přehledu hostů vidíte, ke kterým položkám má který host přístup.
Na rozdíl od vašich kancelářských a intranetových uživatelů, které zvete pouze vy jako administrátor, tak externisty mohou zvát také manažeři. V první řadě tedy musíte nejprve povolit sdílení položky s externisty.
Toto i ostatní nastavení ohledně externistů je dostupné v „Administraci“, dále v záložce „Evidence“ klikněte na evidenci, pro kterou chcete umožnit zvát externisty a následně .
- Přejděte do administrace nebo přejděte přímo do editace evidence
- V nastavení evidence vyberte v menu „Správa extranetu“
- Aktivujte extranet pomocí volby "Povolit extranet a zvaní externistů"
Co mohou externisté dělat ve výchozím nastavení?
- Vidí základní informace o položce
- Vidí přílohy (fotografie, dokumenty),
- Vidí seznam práce (úkolů a aktivit), které mají dělat
- Vidí poznámky, které s ním sdílíte
Co můžete dále v extranetu nastavit?
Zadávání požadavků směrem do firmy
- Externistům musíte povolit přidávání úkolů: Je nutné nastavit odpovědnou a sledující osobu/y, protože jinak externista nebude mít možnost vytvořit žádný úkol (požadavek). To jsou lidé, na které budou automaticky chodit úkoly vytvořené hostem.
- Pro úkoly můžete povolit také možnost nahrávání příloh do úkolů. Hodí se to hlavně v situacích, kdy vám host pošle kromě založeného úkolu i nějakou přílohu (například dokument, fotografii).
Zadávání poznámek
- Zda nastavujete a povolujete hostovi vytváření jeho soukromých poznámek, které vidí pouze sám host.
Zadávání příloh
- Zde nastavujete a povolujete přidávání příloh k položce do záložky „Přílohy“, host může jím nahrané přílohy zároveň i mazat.
Nastavit, jaká upozornění bude externista dostávat
- Zde provádíte nastavení toho, co má host možnost vidět na nástěnce.
- Pokud potřebujete, aby byl host (váš partner, zákazník nebo dodavatel) upozorněn pokaždé, když se změní stav úkolu například z „Nový“ na „Dělám“ nebo aby byl upozorněn, kdykoliv zaměstnanec, který má úkol na starosti, přidá nový komentář, zaškrtněte daná upozornění v nastavení. Upozornění se zobrazují hostovi na jeho nástěnce v přehledu a na nástěnce u jednotlivých položek, ke kterým má přístup a zároveň dostane notifikaci i do e-mailu.
Zobrazení detailů
- Zde nastavujete, které detaily mají být hostům zpřístupněné a viditelné.
Nastavit zápisy (zatím jen beta)
- Zde nastavujete a povolujete viditelnost a přidávání zápisů k položce do záložky „Zápisy“
Například, když jako hosta pozvete vašeho subdodavatele na nějaký projekt. V tomto případě je s ním vhodné sdílet například název a popis projektu, termín ukončení jednotlivých etap atd. Zde máte tedy možnost zaškrtnout vybrané detaily, u kterých potřebujete, aby je host (partner, zákazník nebo dodavatel) u položek z dané evidence viděl.