Jak nastavit extranet

Tento článek je určený administrátorům. 

Kdo a kde může využívat extranet

• Extranet využívají hosté 
• Extranet povolujete a nastavujete zvlášť pro každou evidenci
• V nastavení extranetu nastavujete, co všechno hosté mohou dělat

Jak povolit extranet

• Protože pomocí extranetu publikujete vaše data z vaší firmy ven, je extranet z důvodů ochrany vašich dat ve výchozím nastavení deaktivovaný, je třeba povolit a aktivovat a to vždy pro každou evidenci zvlášť. Díky tomu vy jako firma máte pod kontrolou, komu a ke kterým evidencím umožníte přístup a kam ne. Je to důležité z pohledu bezpečnosti, protože vy jako firma tak můžete chránit data v důležitých evidencích a zajistíte, že nikdo mimo vaši firmu tam nebude mít přístup. 
• Pokud v některé evidenci chcete a potřebujete se svými dodavateli informace v ní sdílet, aktivujete v ní extranet. Extranet nastavujete to pro každou evidenci zvlášť. To provádíte jako administrátor systému. Stejně jako jeho nastavení - viz dále.
• Vaši uživatelé pak mohou jednotlivé položky sdílet s hosty. Sdílet položku s hosty mohou tedy uživatelé, nejen vy jako administrátor. Vy můžete zvaní hostů povolit nebo zakázat a to pro každou kategorii v evidenci zvlášť. V administraci v přehledu hostů vidíte, ke kterým položkám má který host přístup.

Jak nastavit extranet a co vše můžete nastavovat

Na rozdíl od vašich kancelářských a intranetových uživatelů, které zvete pouze vy jako administrátor, tak hosty mohou zvát také běžní kancelářští uživatelé. V první řadě tedy musíte nejprve povolit sdílení položky s hosty.

Toto i ostatní nastavení ohledně hostů je dostupné v „Administraci“, dále v záložce „Evidence“ klikněte na evidenci, pro kterou chcete umožnit zvát hosty a následně .

1. Přejděte do Administrace
2. Vyberte v menu "Evidence"
3. Kliknutím vyberte konkrétní evidenci, kde chcete nastaví extranetu provést 
4. Vyberte v menu „Správa extranetu“
   

Nastavte, co hosté v extranetu uvidí a co mohou dělat

1. Zobrazí se vám menu pro nastavení extranetu.
2. Zde je potřeba povolit zvaní hostů (to jsou uživatelé vašich partnerů, dodavatelů nebo zákazníků).  S hosty můžete sdílet detaily o dané položce (projektu), přílohy uložené u projektu, úkoly a poznámky. 

Nastavení extranetu

Úkoly v extranetu

• Hostům povolit přidávání úkolů. Je nutné nastavit odpovědnou a sledující osobu/y, protože jinak host nebude mít možnost vytvořit žádný úkol (požadavek). To jsou lidé, na které budou automaticky chodit úkoly vytvořené hostem.
• Pro úkoly můžete povolit také možnost nahrávání příloh do úkolů. Hodí se to hlavně v situacích, kdy vám host pošle kromě založeného úkolu i nějakou přílohu (například dokument, fotografii).
  

Poznámky

• Zda nastavujete a povolujete hostovi vytváření jeho soukromých poznámek, které vidí pouze sám host. 
  

Přílohy

• Zde nastavujete a povolujete přidávání příloh k položce do záložky „Přílohy“, host může jím nahrané přílohy zároveň i mazat.
  

Nástěnka a upozornění

• Zde provádíte nastavení toho, co má host možnost vidět na nástěnce.
• Pokud potřebujete, aby byl host (váš partner, zákazník nebo dodavatel) upozorněn pokaždé, když se změní stav úkolu například z „Nový“ na „Dělám“ nebo aby byl upozorněn, kdykoliv zaměstnanec, který má úkol na starosti, přidá nový komentář, zaškrtněte daná upozornění v nastavení. Upozornění se zobrazují hostovi na jeho nástěnce v přehledu a na nástěnce u jednotlivých položek, ke kterým má přístup a zároveň dostane notifikaci i do e-mailu.
  

Detaily

• Zde nastavujete, které detaily mají být hostům zpřístupněné a viditelné.

Například, když jako hosta pozvete vašeho subdodavatele na nějaký projekt. V tomto případě je s ním vhodné sdílet například název a popis projektu, termín ukončení jednotlivých etap atd. Zde máte tedy možnost zaškrtnout vybrané detaily, u kterých potřebujete, aby je host (partner, zákazník nebo dodavatel) u položek z dané evidence viděl.