Proč přidávat přístup dodavateli k projektu
Aptien zcela nahradí mailovou komunikaci mezi vámi a dodavatelem. Všechny soubory, které budete chtít sdílet s dodavatelem jednoduše nahrajete do Aptienu. Pro dodavatele platí to samé. Faktury tak již nebudou muset putovat mailem a nikdy se vám neztratí.
Dodavatel také může zakládat různé požadavky. Vy naopak můžete pro dodavatele vytvářet úkoly, např. na zaslání faktury. U těchto požadavků a úkolů pak vedete diskuzi, která se vám ukládá je vždy po hromadě. Nikdy se vám tedy nestane, že se ztratíte jako to může být u mailu.
S dodavatelem můžete i sdílet jednotlivé informace o projektu jako např. termín ukončení projektu, název projektu, milníky nebo cokoliv jiného potřebujete, aby dodavatel viděl.
Své poznámky k projektu můžete také s dodavatelem sdílet, pokud v nich máte informace, které můžou být v daných okolnostech důležité.
Na veškeré změny nebo aktivitu budete vždy aplikací upozorněni. Zástupce dodavatele bude naopak upozorněna ohledně vaší aktivity v úkolech nebo požadavcích, kde figuruje.
Jak přidat přístup dodavateli k projektu
Nejprve je potřeba povolit extranet a nastavit, co vše se má dodavateli zobrazovat. Nastavení může měnit pouze uživatel s rolí administrátora. Pokud jím nejste, požádejte ho o nastavení extranetu.
- Jděte do evidence Projekty
- Otevřete nastavení evidence kliknutím na editační tužku
- Přejděte do záložky Správa extranetu
- Vyberte kategorii projektů, pro kterou chcete extranet nastavit - pokud máte pouze jednu kategorii, tento krok můžete přeskočit
- Zaškrtněte "Povolit extranet a zvaní hostů"
- V záložce "Úkoly" povolte vytváření úkolů, nastavte odpovědnou osobu a sledující osoby a povolte přidávání příloh k úkolu
- V záložce "Poznámky" povolte vytváření poznámek pro dodavatele
- V záložce "Přílohy" povolte dodavateli přidávání příloh i mimo úkoly
- V záložce "Detaily (informace položky)" a uložte
Nyní může kdokoliv z uživatelů s přístupem do projektů sdílet položku se zástupcem dodavatele (hostem). Pokud ještě zástupce dodavatele nemá uživatelský účet, založíte ho z role administrátora následovně:
- Jděte do administrace
- Otevřete záložku "Uživatelé"
- Klikněte na "+ Přidat uživatele"
- Vyberte možnost přidat hosta (extranet)
- Zadejte jméno osoby
- Klikněte na "Pokračovat"
- Vyplňte email, případně zprávu pro zástupce dodavatele a potvrďte kliknutím na "Vytvořit a pozvat uživatele"
Zástupce dodavatele tak dostane pozvánku do Aptienu emailem.
Jak pozvat uživatele ke konkrétnímu projektu se dozvíte v navazujícím článku.
Co dodavatel o projektu uvidí
Zástupce dodavatele uvidí jen to, co mu nastavíte, že má vidět.