Zatímco se svými kolegy ve firmě spolupracujete ve vnitřním prostředí, vidíte je jako uživatele, můžete se s každým z nich propojit na intranetu nebo pomocí chatu, tak s lidmi zvenku je to jiné. Oni zpravidla komunikují jen s vybraným okruhem lidí a nepotřebují nebo dokonce nesmí vidět ostatní lidi uvnitř firmy. Také s nimi potřebujete sdílet pouze vybrané informace. Například potřebujete sdílet konkrétní zakázku s dodavateli nebo informace o nějakém zařízení, u kterého vám firma dělá údržbu.
K tomu vám poslouží takzvaný extranet a hosté - uživatelé určení pro lidi zvenku.
Lidi zvenku (například vaše zákazníky, partnery nebo dodavatele) uvidíte nebo budete zvát do Aptienu jako hosty. Hosté vidí celý systém úplně jinak. Vůbec nevidí systém jako vy, ale vidí pouze vybranou položku (například konkrétní projekt nebo konkrétní zakázku), nad kterou s nimi pracujete a kterou jim zpřístupníte pomocí extranetu.
Je to jako byste někomu dali ve svém domě přístup pouze do předsíně a do zbytku domu již nemohl vstoupit.
Extranet je určený pro vaše zákazníky nebo dodavatele
Extranet slouží ke zpřístupnění vybraných informací lidem z vnějšího okolí firmy. K extranetu mohou zpřistupovat hostí, kteří mají omezené možnosti a zabezpečení jim neumožní vidět nic jiného než zpřístupněné položky (typicky projekt, zakázka) a vidí pouze základní informace, úkoly a poznámky, ke kterým jsou přizváni a mohou komentovat úkoly, ke kterým jsou přizváni.
- Zobrazení v Aptienu: pro hosty je připraveno speciální prostředí (Extranet), které je zcela odlišné od klasického zobrazení Aptienu
- Oprávnění: na rozdíl od uživatele, host nedostane přidělenou roli, podle které jsou mu přidělena oprávnění (co vidí a co může dělat). Jeho prostředí je v základu prázdné. Naplňuje se pouze informacemi, které mu nasdílí (zpřístupní) běžní uživatelé Aptienu
- Omezení počtu: hosté nejsou započítáváni jako běžní uživatelé Aptienu. Přesto je jejich počet omezen v závislosti na zakoupené licenci (cenovém plánu)
Jak sdílíte informace pomocí extranetu
S hosty na extranetu sdílíte vždy konkrétní položku
Protože hosty, lidi zvenku, nechcete pouštět do celého systému, je zde přístup zcela odlišný, oproti běžným uživatelům, tedy vašim kolegům uvnitř firmy.
- Otevřete položku, kterou chcete s hostem sdílet
- V pravém horním rohu prostřední části obrazovky klikněte na ikonu sdílení
- Vyberte možnost "Sdílej s hosty"
- Přidejte daného hosta a uložte
Vedle ikony pro sdílení se vám po přidání prvního hosta zobrazí upozornění "sdíleno s hosty".
Jak sdílíte úkol, poznámku, zápis
Kdekoli lze přidávat uživatele, ať už je to v úkolu, poznámce či v zápisu, lze stejným způsobem přidat i hosta.
Hosté mohou komentovat úkoly i poznámky, ke kterým byli přizváni.
Tip: Pokud se například v úkolu nezobrazuje jméno hosta, kterého chcete přidat, pak je to z toho důvodu, že daný host nemá přístup k položce, ke které je úkol přivázaný. Úkoly, které nejsou přiřazeny k žádné položce, není možné s hosty sdílet.
K čemu můžete pozvat hosta
Můžete pozvat hosta ke konkrétní položce, typicky k projektu, k bytovému domu. Host má následně zpřístupněné vybrané informace.