Jak nastavit zaměstnanci náhled do osobní složky

Tento článek je určený pro administrátory.

Osobní kartu zaměstnance (osobní složka) vedou personalisté a obsahuje všechny osobní informace o zaměstnanci. Obsahuje informace důležité pro firmu, pro splnění zákonných povinností i informace důležité pro zaměstnance. Díky zaměstnaneckému portálu může firma nechat zaměstnanci, aby do své osobní složky viděl a dokonce může i nastavit, které informace v ní může o sobě upravit. 

Pokud zaměstnanecký portál využíváte, máte možnost nastavit kartu "O Mně". 

Karta obsahuje:

1. Informace o zaměstnanci
2. Přístup k osobním složkám dokumentů
3. Přehled vybavení zaměstnance
4. Souvislosti

1. Jak nastavit přístup k informacím v samoobsluze zaměstnance

Jak nastavit, co mohou zaměstnanci o sobě vidět?

Zde nastavíme, k jakým detailům, tedy osobním informacím, má váš zaměstnanec přístup. Doporučujeme nechat základní nastavení: 

• Jméno
  
• Příjmení
• Telefon
• E-mail

Nastavení můžete změnit:

Jak nastavit náhled na informace v Aptienu

1. Jako administrátor přejděte do "Administrace" a do záložky "Role"
2. Vyberte roli, pro kterou chcete nastavení provést
3. Ve vybrané roli uvidíte seznam aplikací, do kterých má přístup
4. Vyberte aplikaci "O Mně"
5. Klikněte na Nastavení v řádku: Zde povolujete, jaké údaje o sobě zaměstnanec uvidí na své osobní kartě?
6. Nastavte, jaké údaje mohou zaměstnanci o sobě vidět
7. Nastavení uložte

Jak nastavit, co o sobě mohou zaměstnanci upravovat? 

Zde nastavíme, k jakým detailům, tedy osobním informacím, u kterých má váš zaměstnanec možnost úpravy. V základním nastavení od nás máte k dispozici úpravu těchto detailů: 

• Jméno
  
• Příjmení
• Telefon

Nastavení můžete změnit:

Jak nastavit náhled na informace v Aptienu

1. Jako administrátor přejděte do "Administrace" a do záložky "Role"
2. Vyberte roli, pro kterou chcete nastavení provést
3. Ve vybrané roli uvidíte seznam aplikací, do kterých má přístup
4. Vyberte aplikaci "O Mně"
5. Klikněte na Nastavení v řádku: Jaké osobní údaje může zaměstnanec upravit​?
6. Nastavte, jaké údaje mohou zaměstnanci o sobě vidět
7. Nastavení uložte

2. Jak nastavit zobrazení složek v samoobsluze zaměstnance

V samoobsluze může váš zaměstnanec stahovat soubory, které mu zde vložíte, ale také Vám zde může dokumenty nahrávat. Zrychlíte tak komunikaci, nic nemusíte posílat emailem a už žádné šanony. 

Jak nastavit přístupy do složek karty zaměstnance

V Aptienu můžete mít nastavený přístup ke složkám pro všechny role, nebo můžete oprávnění omezit. 

1. Přejděte do nastavení evidence Zaměstnanci
2. Vyberte v levém menu Přílohy
3. Vyberte si složku, kterou chcete nastavit a klikněte na tužku úpravy
4. Nastavte v řádce "Složka je zobrazená všem" na NE
5. Klikněte na "Nastavení přístupu"
6. Zvolte role, které mají složku vidět a klikněte na uložit

Pozn.: mějte na paměti, že toto nastavení rolí ovlivňuje nejen osobní složku, ale také přístup do evidence zaměstnanců. Toto nastavení je tedy nutné vést v patrnosti pro manažerské role, které mají přístup do evidence zaměstnanců. Například Personalista by neměl mít omezené zobrazení složky příloh, které jsou potřebné k jeho práci.