Tento článek je určený pro správce smluv.
V Aptienu máte více možností, jak smlouvy evidovat
V Aptien vedete smlouvy způsobem, který vám vyhovuje. Aptien je v tomto ohledu velmi flexibilní a umožní přizpůsobit evidence smluv vašim potřebám, široké škále různých typů smluv, i různým velikostem a potřebám firem a týmů, které se o smlouvy starají. V zásadně můžete využít dva základní způsoby, které se odvíjí od toho, jak potřebujete se smlouvami pracovat:
Jedna univerzální evidence smluv
- Ideální pro: Malé podniky nebo týmy hledající jednoduchý přístup
- Pokud máte kdy máte menší množství firemních smluv nebo jejich typů
- Evidence zahrnuje základní typy smluv, které si sami můžete podle potřeby snadno upravit nebo rozšířit.
Více specializovaných evidencí smluv
- Pokud chcete vidět "různé typy smluv v různých záložkách"
- Ideální pro: Větší organizace nebo ty, které vyžadují podrobné sledování různých typů smluv
- Vlastnosti: Vyhrazené evidence pro každý typ smlouvy, nebo pro různé organizační jednotky
- Tento přístup je výhodný, když různí pracovníci odpovídají za konkrétní typy smluv nebo když máte ve firmě široké spektrum různých smluv
Kdy zvolit jednu univerzální evidenci smluv
- Jedna univerzální evidence smluv je jednoduchou volbou pro situace, kdy máte menší počty smluv, například pro menší firmy a týmy.
- Pro týmy, které primárně sdílejí informace, je používání jedné evidence jednodušší a efektivnější. Umožňuje každému snadný přístup k informacím a jejich aktualizaci.
- V základu zde najdete devět přednastavených typů smluv, které můžete rozšířit pokud vás nebudou stačit.
Kdy zvolit rozdělení smluv do více evidencí
Pokud jste větší firma, nebo mají vaši kolegové potřebu smlouvy sledovat podrobněji, nebo je rozdělit podle organizačních jednotek, pak spíše využijete další specializované evidence. Fakticky to znamená, že pro každý typ smlouvy máte samostatnou evidenci. Je to přehlednější, pokud za každý typ smlouvy jsou odpovědní různí lidé, odehrávají se nimi jiné procesy a informace vedené o různých typech smluv jsou také rozdílné. Tyto situace mnohem lépe zohledníte a uřídíte právě rozdělením smluv do "samostatných záložek".
- Pro rostoucí týmy, které potřebují sdílet i chránit informace, je lepší rozdělit informace do více evidencí.
- Ke každé evidenci snadno přiřadíte roli a oprávnění
- Rozdělení usnadňuje správu oprávnění a zajišťuje, že citlivé informace jsou přístupné pouze oprávněným lidem.
Jak přidat další typ smlouvy
Pokud vám nestačí nebo nevyhovují typy smluv ve výše uvedených šablonách, můžete je snadno rozšířit nebo upravit. Opět máte dvě možnosti jako to udělat.
1. Vytvoření nové evidence pro nový typ smlouvy
- Pokud potřebujete, přidáte nový typ majetku jako "novou záložku"
- Podívejte se na návod, jak to využít buď existující šablonu nebo jak si vytvořit čistou evidenci
2. Rozdělení evidence na různé typy smluv pomocí kategorií
- Každou evidenci můžete podrobněji rozčlenit na různé typy smluv, podobně jako je univerzální evidence
- Podívejte se na návod, jak rozdělit evidenci na různé typy smluv