Správce smluv (administrátor smluv) má na starosti smlouvy v organizaci. Jeho odpovědností je jejich centrální evidence, zdali jsou v pořádku uložené, naskenované a přístupné těm, co je potřebují. Také monitoruje platnost smluv a dopady povinností, které ze smluv vyplývají.
Pracovní náplň správce nebo administrátora smluv
- Centrální evidence podepsaných, platných a účinných smluv za celou organizaci
- Koordinace dílčích evidencí smluv napříč organizací a různými typy smluv
- Skenování a ukládání podepsaných smluv, extrakce klíčových informací ze smluv (zejména datum a smluvní strany)
- Monitoring, analýza a hlídání povinností ze smluv vyplývajících pro organizaci, zajištění, že firma plní své závazky
- Distribuce smluv v organizaci
- Předkládání a příprava vytvořených smluv k podpisu a jejich distribuce smluvním stranám
- Udržování aktuálních informací o platných a účinných smlouvách
- Řízení přístupu pro další lidí v organizaci ke smlouvám (koordinace toho, kdo má ke které smlouvě přístup)
- Propojení všech souvislostí smluv napříč organizací
- Vedení evidence dalších smluvních dokumentů, například plné moci
Jak Aptien pomůže správci smluv v jeho práci
Aptien jako software pro správu smluv vám usnadní vaši práci na jednom místě a v jednom prostředí.
Centralizuje vedení smluv
- Přehled všech smluv v organizaci
- Dodatky smluv
Hlídání termínů smluv
- Hlídání termínů smluv
- Platnosti smluv
- Hlídání revizí smluv
Všechny úkoly a aktivity kolem smluv
- Zápisy z jednání o smlouvě
- Interní zápisy
- Úkoly a řízení workflow kolem smluv
Uvidíte smlouvy ve všech souvislostech
- Propojení na předmět smlouvy (například majetek)
- Smluvní strany
Jakýkoliv typ smlouvy
- Smlouvy o pořízení
- Smlouvy o údržbě
- Smlouvy o pojištění
- Kupní smlouvy