Veďte evidenci smluv, která bude přístupná odkudkoli 24/7 a zároveň plně zabezpečená.
Digitální podoba evidence smluv skýtá mnohé výhody, které na první pohled nemusí být vidět. Například díky tomu, že všechny vaše smlouvy jsou shromážděny na jediném místě, získáte současně i možnost ve své databázi bleskově vyhledávat, filtrovat, nastavit si ke smlouvám upozornění a další.
Je také velice jednoduché udělat si poznámku přímo k záznamu smlouvy a popřípadě ji sdílet se svými kolegy, přidávat neomezené množství příloh v jakémkoli formátu (včetně plné verze smlouvy), připojovat odkazy na internetové stránky nebo úložiště, nebo třeba nahrát přímo ke smlouvě zápis ze schůzky nebo z telefonátu, který se jí týkal, což zjednoduší nejen spolupráci uvnitř vaší firmy, ale i monitorování procesu ze strany nadřízených.
Nikdy už vám nic neuteče
Pokud evidujete smlouvy pouze "na papíře" nebo v Excelu, i jejich monitorování nebo plnění se může stát kamenem úrazu. Software je zde neodmyslitelný pomocník, který vám bude posílat upomínky na každé důležité datum nebo na každou důležitou změnu nebo na každý nový zápis vámi vybraný počet dní dopředu.
Můžete si tak například nechat ohlídat:
- Důležitý milník (datum)
- Vypršení nájemní smlouvy (datum)
- Včasné zaslání objednávky (datum)
- Závazný datum (datum)
- Proplacení faktury (změna)
- Zaplacení zálohy (změna)
- Zredukování rizika (změna)
- Podepsání smlouvy (změna)
- Přidání nového zápisu (změna)
- A další
Vneste do evidence smluv řád
Další velké plus je vnesení pořádku a struktury do vaší evidence smluv. Jak to může vypadat?
Software za vás může například přidělovat pořadová čísla všem nově vytvořeným smlouvám (která se pochopitelně zobrazí pouze ve vašem záznamu, ne ve smlouvě samotné) ve vámi zvoleném formátu.
Především si ale budete moci vytvořit kategorie smluv. Příkladem kategorií smluv mohou být pojistné smlouvy, zaměstnanecké smlouvy, objednávky, zápůjčky, nájemní smouvy, apod. Vytvořením kategorií smluv získáte zpravidla několik výhod. V Aptienu jsou to hned tyto 3 výhody:
- Lepší orientace v evidenci: Každá kategorie může mít svou ikonu, která se zobrazí před názvem smlouvy, snadno se dá filtrovat
- Možnost zaznamenávat pro každou z kategorií smluv různé detaily: Pro každou z kategorií si budete moci nastavit sadu informací, o kterých potřebujete vést záznam - druh úvazku například budete potřebovat zaznamenávat pouze u zaměstnaneckých smluv, naopak číslo smlouvy či datum vstoupení v platnost budete nejspíše zaznamenávat u všech kategorií. K záznamu o smlouvě nahrajte vždy jako přílohu plnou verzi smlouvy
- Možnost přidělit / odebrat přístup k určitým kategoriím jen určitým zaměstnancům / uživatelům: není vždy žádoucí, aby všichni uživatelé měli přístup ke všem datům ve firmě. Proto je tu možnost vytvořit uživatelské role, které ve své podstatě představují souhrn určitých oprávnění uživatelů, kteří tuto roli dostanou přidělenou. Takto je například možné zajistit, aby pouze personalista měl přístup k zaměstnaneckým smlouvám nebo aby obchodní zástupci měli přístup pouze k těm obchodním smlouvám, které sami vytvoří. Naopak manažeři mohou dostat přidělený přístup ke všem kategoriím smluv
Evidujte smlouvy ve všech souvislostech
Vždy se smlouva k něčemu vztahuje a je dobré vědět k čemu. Pro různé typy smluv platí různé souvislosti - zde máte příklady těch, se kterými se v praxi setkáváme nejčastěji:
- Kdo ze zaměstnanců vaší společnosti je za smlouvu zodpovědný a kdo ji podepsal. Proto je užitečné propojení evidence smluv na evidenci zaměstnanců, kde si pak můžete u každého jednotlivého zaměstnance zobrazit, s jakými smlouvami je spojen. Toto se může hodit zejména v situaci, kdy od vás odchází zaměstnanec a vy potřebujete vědět, co musí být zkontrolováno a jak předat co nejlépe jeho práci
- Kdo je smluvní protistrana. Každá smlouva má smluvní strany a je pro vás užitečné smlouvu přivázat k vašim smluvním partnerům (firmám či jednotlivcům). Vy pak jednoduše dohledáte, které všechny smlouvy máte s konkrétním partnerem uzavřené
- K jakému majetku se smlouva vztahuje. Obchodní smlouvy o nákupu nebo údržbě se vztahují k nějakému předmětu, který nakupujete nebo spravujete. Snadno pak dohledáte například všechny smlouvy o údržbě k vašemu autu, počítači nebo jinému majetku
- Jaké faktury se ke smlouvě vážou nebo z ní vyplývají. Proto je užitečné moci propojit evidenci smluv s evidencí faktur, kde se zaznamenávají podrobnosti o každé z nich
- Jaká jsou se smlouvou spojena rizika. Proto je užitečné moci propojit evidenci smluv s evidencí rizik, kde jsou tato rizika rozebrána do podrobna a vyhodnocena (jejich pravděpodobnost, dopad, atd.). To může vést ke snadnějšímu a rychlejšímu nalezení vhodných opatření, která mohou být zanesena do smlouvy ještě ve fázi před jejím zfinalizováním
- Bude zaznamenávána celá historie smlouvy tak, jak byla postupně zanášena do systému - od jejího založení ve fázi vyjednávání až po nynější stav, včetně všech záznamů o aktivitách kolem této smlouvy. Všechny změny, které byly provedeny u položky smlouvy budou plně auditovatelné
Import vašich smluv
- Pokud máte již někde vedený seznam vašich smluv, můžete je snadno dostat do Aptienu pomocí importu.
- Systém vám nabízí možnost jednoduše importovat cokoliv, co máte v excelu , čímž se vyhnete manuálnímu vkládání.