Řízení zakázky od poptávky až po její předání
Pomocí Aptienu můžete vést základní informace o svých zakázkách, nechat si pohlídat termíny nebo řídit a koordinovat veškerou práci na zakázkách pomocí úkolů. Aptien je určený především pro takové zakázky, kde je třeba řídit a koordinovat práci lidí a mít na jednom místě zakázkovou dokumentaci.
Je tedy vhodný pro zakázky, které jsou intenzivní na práci, týmovou spolupráci a komunikaci a dokumentaci. Jedná se typicky o dodávky odborných služeb v oblasti IT, engineeringu, marketingu, ale také jednoduché kusové výroby nebo stavebnictví.
Největší výhody řízení zakázek v Aptien jsou:
- Týmová komunikace a řízení práce pomocí úkolů
- Automatické hlídání různých termínů na zakázce
- Sdílení dokumentace napříč týmem
- Automaticky generované předávací protokoly nebo jiné dokumenty do pdf
- Spolupráce s dodavateli
Co vám řízení zakázek v Aptien umožní
Řízení zakázek Aptien zahrnuje všechny aktivity od přijetí nové zakázky od zákazníka. Ke každé zakázce vedete co potřebujete a řídíte si práci na ní pomocí úkolů. U termínů a úkolů průběžně sledujete jejich plnění a díky přehlednému zobrazení stavů získáte snadno přehled nad všemi zakázkami. S Aptien můžete:
- Zadávat a řídit úkoly a práci na zakázce
- Vést zápisy a záznamy o všech aktivitách na zakázce
- Hlídat termíny zakázky
- Vést fotodokumentaci zakázky
- Řídit dodavatele zakázky a sdílet s nimi dokumenty s nimi
Zakázkovou dokumentaci vedete v přílohách na jednom místě tak, aby byla přístupná všem lidem, kteří se na zakázce podílejí. Přímo ke každé zakázce vedete zápisy z jednání nebo poznámky z aktivit a to jak vaše interní, tak jednání se zákazníky nebo dodavateli. V záložce tým máte k dispozici přehled všech lidí, kteří na zakázce pracují. Klíčové termíny na zakázce si ohlídáte pomocí hlídačů.
Přijetí nové zakázky
Důležité je mít všechny informace pohromadě a pod kontrolou od prvního okamžiku. Jinak se vše rozjede a vy budete neustále dokola hledat jedny a ty samé informace po různým místech. Pokud vše od prvního okamžiku zadáte do Aptienu, ušetříte si později spousty času.
- Snadné vytvoření nové zakázky (nebo vytvoření zakázky z obchodního případu)
- Uložení poptávky a zadání základních informací o zákazníkovi
- Přiložení zadávací dokumentace nebo poptávky formou příloh
Vedení informací důležitých k realizaci zakázky
Prvotní informace z poptávky mohou po celou dobu zakázky zůstat ty jediné platné. V praxi ovšem existuje spousta zakázek, u kterých dochází v celém jejich průběhu k intenzivní komunikaci buď mezi vašimi lidmi nebo mezi vámi a zákazníkem. Všechny informace včetně kontaktních údaj na všechny zúčastněné pohodlně povede u každé jednotlivé zakázky.
- Kontakty na lidi pracující na zakázce
- Další informace o průběhu zakázky
- Zakázková dokumentace a její sdílení napříč týmem
Vedení přehledu všech zakázek ve firmě
Všechny zakázky ve všech stádiích budete mít k dispozici pohodlně na jednom místě.
- Vedení přehledu všech zakázek a jejich stavu
Vedení všech aktivit a zápisů kolem zakázky
Záznamy toho, co se dohodlo s klientem nebo při schůzkách realizačního týmu je stejně důležité jako následné řízení práce. Záznamy o všech schůzkách, emailech nebo telefonátech oceníte hlavně zpětně, když se budete chtít podívat, co jste dohodli. Úkoly a řízení práce na zakázce
- Vedení zápisů a všech aktivit k zakázce
- Vytváření úkolů přímo ze zápisů
Řízení práce na zakázce
Komunikace mezi lidmi, kteří se na zakázce podílejí je klíčová a může způsobit komunikační nebo mailové peklo. Nedorozumění nebo jiný informační šum pak vedou ke zbytečným nákladům nebo nespokojenosti klienta. Aptien vám umožní jednak řídit práci pomocí úkolů nebo například vést zápisy. To vše oceníte s rostoucím počtem lidí, kteří se na zakázce podílejí nebo s odstupem času, kdy se na zakázce dělalo to a to.
Jak řídit práci na zakázce pomocí úkolů
- Vytváříte úkoly a pomocí nich zadáváte práci lidem
- Každý úkol má jasný termín a odpovědnost
Jak si zkontrolovat výstupy pomocí checklistu zakázky
- Pomocí plánů aktivit si vytvoříte jednoduchý checklist úkolů
- Následně potvrzujete jejich splnění
Jak předat výsledek zakázky klientovi
Předání výsledků vaší práce – ať už jde o hotový výrobek nebo poskytnutou službu – obvykle vyžaduje předávací protokol, který si potvrdíte se zákazníkem a následně jej přiložíte k faktuře. Aptien vám umožní takový protokol automaticky vyplnit z uložených údajů. Ušetří vám to čas i administrativu, protože vše nemusíte připravovat ručně „ve Wordu“.
Jak připravit předávací protokol zakázky
- Využijte připravenou šablonu předávacího protokolu zakázky nebo si vytvořte vlastní
- Šablona automaticky doplní údaje ze zakázky a vygeneruje PDF
- Protokol vytisknete a necháte podepsat zákazníkem
Řízení subdodavatelů na vaší zakázce
Pokud se na plnění zakázky podílejí ještě další subdodavatelé, které potřebujete řídit, využijete k tomu extranet.
- práci svých subdodavatelů řídíte pomocí extranetu
- můžete s nimi sdílet informace dokumentaci
- můžete řídit své subdodavatele pomocí úkolů