Řízení projektů je široká oblast, která zahrnuje vše od plánování až po ukončení projektu. Ze svého principu je řízení a koordinace prací na projektu je velmi dynamické - v průběhu realizace projektu vzniká celá řada komunikace uvnitř projektového týmu a manažer musí umět reagovat na vzniklou situaci, věci řešit za pochodu a rozhodovat a nejlepší cestě a způsobu řešení. K tomu potřebuje mít perfektní přehled o tom, co se děje. Ať už máte letité zkušenosti nebo řídíte první projekt, bez dobrých a přehledných informací se prostě neobejdete.
Co je projektové řízení a proč je důležité?
Projektové řízení je především o správné koordinaci všech lidí, procesů, aktivit a úkolů.
- metodika projektového řízení je to soubor pravidel, principů a procesů pro řízení projektu.
- Metodiky mohou znít formálně, ale zde máte prostor pro inovace! Je důležité si uvědomit, že mnoho týmů a společností používá kombinaci spíše než se spoléhat výhradně na jednu. Bez ohledu na to, jaký přístup zvolíte, měl by pomoci podporovat silnou kulturu transparentnosti.
Klíčoví členové projektového týmu
Každý projekt musí začít určením rolí a odpovědností. Znát svou roli předem připraví každého na úspěch, pokud jde o dodržování termínů projektu. Mezi potenciální role projektu patří:
- Projektový manažer: Osoba, která dohlíží na celý projekt a je zodpovědná za úspěch projektu.
- Sponzor projektu: Senior manažer, který projekt podporuje a úzce spolupracuje s projektovým manažerem.
- Člen týmu: Lidé, kteří aktivně pracují na úkolech projektu.
- Dodavatel: Lidé, kteří poskytují zboží nebo služby pro projekt.
- Stakeholder: Lidé, kteří mají o projekt zájem. Ty lze rozdělit na:
- Primární stakeholdeři: Lidé, kteří skutečně dělají práci a jsou aktivně zapojeni do projektu.
- Sekundární zainteresované osoby: Lidé, kteří mohou přijít na schůzky a hrát malou roli, ale nejsou klíčovými osobami s rozhodovací pravomocí v projektu.
- Zúčastněné strany: Lidé, kteří jsou ve smyčce na projektu, ale nehrají aktivní roli ani nemají velký vliv.
- Klient: Osoba, která obdrží konečný projekt, pokud se jedná o projekt pro klienta, nikoli o interní.
- Použijte tuto šablonu k identifikaci rolí a odpovědností pro váš tým
Při řízení projektu neustále řešíte mezilidskou komunikaci, neúplnou dokumentaci a nebo nejasné závěry z projektových schůzek, které nejsou nikde zaznamenané. Klíčové informace na jednom místě vám pomohou zůstat organizovaný.
Jakmile je projekt naplánovaný, potřebujete jej řídit, tedy
- zadávat a koordinovat práci na jednotlivých projektových úkolech a aktivitách
- Vést záznamy o projektových schůzkách a jednáních, jejich závěrech a úkolech z nich plynoucích
- Sdílet projektovou dokumentaci napříč projektovým týmem
- Koordinovat aktivity a sdílet dokumentaci s případnými externími dodavateli a subkontraktory projekty
Aptien vám poskytuje nejen celkový přehled o stavu projektů, ale i jednotlivých úkolech, o kterých potřebujete vědět.
Na jedno kliknutí tedy vidíte:
- Na kolik procent je projekt dokončen (tento je vytvořen jako balíček úkolů)
- Kdo je za něj zodpovědný
- Popis projektu
- Termín založení i ukončení
- Seznam úkolů, které jsou k danému projektu přiřazeny s možností prokliknutí do nich a zobrazení detailů
- Celou konverzaci odpovědné osoby a sledujících o průběhu plnění
Každý jednotlivý úkol má stejná specifika jako celý projekt.
Do plnění projektů můžete samozřejmě kdykoli zasáhnout pomocí komentářů.
Mějte stále aktuální informace o stavu plnění úkolů
Aptien vám umožní mít přehled nad všemi úkoly ve vaší firmě, a to v celém průběhu jejich plnění - od jejich vytvoření až po jejich dokončení. K tomu budete mít po celou dobu k dispozici informaci o stavu úkolu (nový, rozdělaný, dokončeno) včetně procent, na kolik je úkol splněný.
S Aptienem nikdy nezapomenete, co jste slíbili kolegovi
Kterýkoli uživatel vám totiž může sám jednoduše úkol vytvořit. Vy ho pak automaticky uvidíte ve svých úkolech v sekci "nový" (pokud jste označeni jako zodpovědná osoba), případně v sekci "sleduji" (pokud jste označeni jen jako sledující). K tomu samozřejmě obdržíte upozornění (zvoneček v horní liště). Zpětně můžete všechny své notifikace dohledat v záložce "Inbox" v bočním menu. V případě, že máte povoleny upozornění na email, obdržíte oznámení o nově založeném úkolu na vámi uvedenou adresu.
Zobrazení úkolů na časové ose
Ve svém kalendáři (v bočním menu) uvidíte všechny úkoly, ve kterých jste nastaveni jako zodpovědná osoba.
Dejte svým kolegům vědět, jak jste na tom
Ve chvíli, kdy se do úkolu či projektu pustíte, přesuňte jej ze sekce "nový" do sekce "dělám", můžete dokonce i říct, na kolik procent je úkol či projekt splněn. Vyhnete se tak e-mailům dotazujícím se na stav nějakého z vašich úkolů či projektů.
Co se tedy změní, pokud začnu používat Aptien k řízení projektů?
Řekněte NE ztraceným cenným informacím z průběhu plnění úkolů a projektů, o které jste přišli v e-mailech. Ať už v těch vašich nebo v e-mailech kolegů, které si během plnění projektů a úkolů poslali. Mějte prostě veškerou komunikaci týkající se jednoho projektu nebo úkolu na jednom místě.
Budete si užívat neustálý kompletní přehled o stavu projektů a úkolů, na kterých máte zájem.
Zefektivníte svou práci zdigitalizováním seznamu úkolů, které mohou naplňovat a sledovat i další vybraní kolegové.
Usnadníte si spolupráci s vašimi kolegy tím, že přenesete veškeré dění kolem projektů a úkolů přímo k nim samým - do jejich přehledu v Aptienu.
Co chtít od softwaru pro řízení projektů
Výběr správného softwaru pro řízení projektů může být složitý. Abyste zajistili, že váš tým využije nástroj pro řízení projektů na maximum, doporučujeme vám hledat řešení, které nabízí následující možnosti:
- Sdílené úložiště základních informací o projektu
- Sdílené úložiště projektových dokumentů
- Sledování milníků a termínů projektu, upozornění na důležité datumu a milníky projektu
- Sdílejte soubory a dokumenty pro snadný přístup a spolupráci
- Vytvářejte seznamy úkolů a přidělujte úkoly členům týmu
- Sledujte průběh projektu a generujte zprávy
- Usnadněte a zefektivněte komunikaci mezi členy týmu a zainteresovanými stranami
- Umožněte členům týmu komentovat úkoly a průběh práce
- Vytváření zápisů z projektových schůzek
- Generujte automatická připomenutí a upozornění
- Sledujte problémy a rizika
- Spravujte požadavky na změnu
- Spolupráce s externími pracovníky a subdodavateli projektu
Proč používat Aptien pro řízení projektů
- Aptien je kolaborativní nástroj pro koordinaci prací a úkolů projektového týmu a sdílení dokumentů
- Konsolidujte nástroje a centralizujte práci
- V Aptien pro řízení projektů máte znalosti, řízení úkolů a projektů v kombinaci s týmovou spoluprací.
- Vložte nástěnku projektu pro sdílení společných informací
- Škálujte Aptien s růstem týmu a společnosti
- Aptien je navržen tak, aby umožnil projektové řízení pro technické týmy a obchodní týmy, stejně jako pro malé podniky a vzdálené týmy a společnosti podnikového rozsahu
Jak Aptien pomůže řídit projekty
- Můžete vytvářet oprávnění, nastavovat přístup k datům, projektovým dokumentům a centrálně přiřazovat role správce.
- Projekty obsahují citlivé informace
- Načím přístupem je chránit citlivé informace stejně jako by se jednalo o osobní informace (dle GDPR)
- Aptien má zabezpečení, shodu, výkon a spolehlivost potřebnou pro firemní svět, soulad s GDPR, a další.