Předávací protokol zakázky slouží k předání zakázky klientovi. Pomocí tohoto jednoduchého vzoru podchytíte veškeré náležitosti.
- Použijete ho v situaci, kdy potřebujete formální potvrzení předání a převzetí výsledku zakázky.
- Předávací protokol slouží jako podepsaný doklad předání zakázky klientovi.
- Je to tedy doklad o tom, že vy jako dodavatel předáváte výsledek své práce a že to zákazník akceptuje.
- Může to tedy být zároveň akceptační protokol.
- Potvrzení probíhá podpisem na vytištěný formulář.
- Formulář protokolu automaticky doplní vybrané informace z evidence zakázek, například: jméno a příjmení, předmět zakázky
- Výsledek uloží do formátu pdf, který pak můžete snadno vytisknout
Jak připravit předávací protokol zakázky?
Předávací protokol zakázky obsahuje všechny klíčové informace, které potřebuje ten, kdo od vás projekt nebo zakázku přebírá. To může být zákazník, jiný tým nebo někdo další. Typické situace jsou: Předání zakázky klientovi, Předání práce jinému oddělení nebo dodavateli, Přesun na jinou pozici či projekt, Zajištění zastupitelnosti během vaší nepřítomnosti v práci. Předávací dokumentace pomáhá sladit očekávání a úkoly osoby, která zakázku přebírá. Konkrétně musíte vždy stanovit:
- Stanovit cíle zakázky a jasně popsat očekávané výstupy
- Sepsat kompletní seznam toho, co se předává (checklist předání)
- Určit, kdo předává a kdo přebírá, včetně odpovědných osob a kontaktů
PDF šablona předávacího protokolu zakázky pro tisk
Pokud vaše firma pracuje s dokumenty nebo potřebuje tisknutelný formulář, můžete tento vzor použít jako PDF šablonu. Je to vhodné pro situace, kde stále používáte podepsaný papír a chcete mít možnost formulář snadno vytisknout. PDF šablonu můžete snadno upravit, vytisknout ho nebo poslat e-mailem.
- Předávací protokol máte jako jeden z připravených tiskových formulářů a
- Potvrzení probíhá podpisem na vytištěný formulář.
- Formulář protokolu automaticky doplní vybrané informace z evidence, například: jméno a příjmení, předmět předání
- Výsledek uloží do formátu pdf, který pak můžete snadno vytisknout
- Protokol samotný si můžete sami přizpůsobit zvyklostem ve vaší firmě pomocí návrháře tiskových sestav.
Jak PDF šablonu použít?
- Využijte šablonu v evidenci zakázek
- Tento vzor je ideální pro projektové manažery, kteří potřebují hladce předat projekt jinému manažerovi, týmu nebo zákazníkovi.
PDF šablonu předávací protokol zakázky si můžete sami upravit
- Předávací protokol zakázky máte možnost sami přizpůsobit zvyklostem ve vaší firmě pomocí návrháře tiskových sestav.
- V něm si můžete sami udělat úpravy, jako je například přidání loga vaší firmy do hlavičky protokolu nebo provést jiné změny jako potřebujete.
Digitální předání zakázky pomocí formuláře aplikace
Stále více firem dává přednost digitálnímu předání zakázek místo papírových formulářů. Pomocí online aplikace Aptien pro předání zakázky můžete:
- spustit předání přímo na mobilu nebo tabletu
- nechat zaměstnance podepsat formulář na obrazovce
- automaticky uložit záznam na jednom místě
- propojit majetek se zaměstnancem bez ruční evidence
Digitální varianta je ideální, pokud:
- často předáváte zakázky zákazníkům
- nechcete používat papírové předávání, nechcete tisknout, skenovat a archivovat dokumenty
Formuláře předávacího protokolu zakázky ke stažení (TBD)
- Formulář předávacího protokolu MS Word ke stažení
- Formulář předávacího protokolu PDF ke stažení
- Formulář předávacího protokolu APTIEN ke stažení