Proč firmy potřebují řídit smlouvy s dodavateli?
Každá firma nakupuje nějaké služby od dodavatelů a tedy potřebuje tyto služby také řídit a to prostřednictvím smluv ve kterých jsou stanovené základní informace.
- Kdo je dodavatel
- Co přesně poskytuje a za jakých podmínek, v jaké kvalitě
- Kdo je odpovědná osoba, která to kontroluje, řídí a rozhoduje? (contract owner)
- Kdy končí smlouva
- Jaký je finanční rámec smlouvy, jak je čerpaný
Co k tomu potřebují a jak s tím Aptien pomůže?
1. Centrální úložiště smluv
- Všechny smlouvy s dodavateli na jednom bezpečném místě pro rychlý přístup.
- Centrální digitální úložiště smluv vám umožní snadno ukládat, organizovat a vyhledávat smlouvy.
3. Automatické sledování prodloužení a termínů
- Automatická připomenutí pro obnovení smluv, jejich vypršení a klíčové milníky.
- To zabrání nechtěným automatickým prodloužením a pomůže vám včas se připravit na opětovná jednání.
4. Dodržování předpisů a řízení rizik
- Zajistěte, aby smlouvy splňovaly právní a regulační požadavky.
- Sledujte závazky a výkon dodavatelů, abyste snížili rizika, jako je nedodržení předpisů, skryté poplatky nebo selhání služeb.
5. Kontrola rozpočtu
- Sledujte náklady na smlouvy, platební plány a finanční závazky, abyste předešli překročení rozpočtu.
- Pomáhá identifikovat příležitosti pro opětovná jednání a úsporu nákladů.
6. Přístup na základě rolí
- Přiřaďte role a oprávnění, abyste zajistili, že pouze oprávnění zaměstnanci mohou smlouvy prohlížet, upravovat nebo schvalovat.
- Chrání citlivé obchodní informace a zefektivňuje schvalovací procesy.
Jaké procesy správy dodavatelů dodavateli?
- Onboarding dodavatelů
- Offboarding dodavatelů
- Automatické checklisty pomohou řídit rizika i všechny náležitosti smluv
- Zápisy z jednání vyjednávání a obnovován kolem smluv
Jak může Aptien pomoci se správou smluv dodavatelů?
- Centrální evidence smluv dodavatelů
- Onboarding dodavatelů
- Hodnocení náležitostí smluv dodavatelů
- Hlídání termínů dodavatelských smluv
- Řízení rizik dodavatelů
- Hlídání čerpání dodavatelských smluv
Výhody řízení dodavatelů a jejich smluv
- Kontrola nad rozpočtem
- Neprošvihnuté termíny
- Zajišťuje, že všechny smluvní závazky jsou splněny a zdokumentovány.
- Lepší shoda s předpisy – Mějte všechny potřebné certifikace a smlouvy na jednom místě.
- Lepší správa dodavatelů – Sledujte výkon dodavatelů, obnovy smluv a potenciální rizika.
- Snadnější spolupráce – Sdílejte informace o dodavatelích s vašimi nákupními nebo finančními týmy bez námahy.
Závěr
Organizér firem je mocný nástroj pro správu dodavatelů a prodejců, který vám pomůže zefektivnit smlouvy, dodržování předpisů a komunikaci. Udržováním organizované databáze může vaše společnost zlepšit efektivitu, vyhnout se rizikům a budovat silnější vztahy s dodavateli.