Procesy nejsou byrokracie, ale návody, jak má firma fungovat. Díky nim lidé vědí, co mají dělat, a firma funguje efektivněji. Nemusíte zavádět složité standardy – stačí jednoduchý katalog postupů, pravidelné hodnocení a ochota je zlepšovat. Výsledkem bude pořádek, úspora času a spokojenější tým. Firma není nic jiného než soustava propojených procesů, ve kterých lidé, technologie a informace společně vytvářejí hodnotu.
Procesy nejsou „něco navíc“ – jsou podstatou samotného fungování organizace. Procesy jsou způsob, jakým se ve firmě dějí věci. Každá činnost, každý krok od nápadu až po hotový produkt nebo službu probíhá v nějakém procesu. Procesy jsou to, co firmu drží pohromadě a zároveň pohání kupředu. Znát je, řídit je a pracovat s nimi znamená mít kontrolu nad fungováním firmy. Nejsou tedy jen pro velké korporace. Každá firma má své postupy a zvyklosti, i když nejsou nikde popsány. Pokud ale nejsou jasně řízené, vzniká chaos, zmatky a zbytečné dotazy. Dobře nastavené procesy přinášejí pořádek, úsporu času a klid pro všechny zaměstnance.
Co je firemní proces?
Firemní proces je jednoduše ustálený způsob, jak se ve firmě něco dělá. Může to být například nástup nového zaměstnance, schvalování dovolené, předávání vybavení nebo vyřizování faktur. Proces je vlastně návod: kdo má co udělat, kdy a v jakém pořadí.
Proč procesy ve firmě řídit?
- Aby lidé věděli, jak postupovat – jasný návod eliminuje dohady.
- Úspora času a nervů – odpadnou zbytečné dotazy a přehazování zodpovědnosti.
- Jasná odpovědnost – ví se, kdo má na starosti který krok.
- Méně chyb – procesy pomáhají eliminovat zapomenuté kroky.
- Automatizace – co je standardizované, to můžete zautomatizovat a nastavit workflow
- Růst firmy – bez procesů je škálování složité a chaos roste s počtem lidí.
Jak začít řídit procesy
- Sepište hlavní procesy ve vaší firmě – začněte těmi, které jsou pro firmu nejkritičtější nebo nejvíce „bolí“.
- Pro každý proces udělejte stručný popis: název, popis kroků, co je výsledek a kdo je odpovědný
- Pokud si nevystačíte s popisem, udělejte jednoduchý náčrt, diagram procesu – nemusí to být složité schéma, stačí srozumitelný postup kroků.
- Určete odpovědnosti za jednotlivé kroky – u každého kroku je jasně dáno „kdo to má na starosti“.
- Zpřístupněte popis – proces musí být snadno k nalezení, ne uložený v šuplíku, ideálně rovnou formou pracovního postupu
- Pravidelně proces vyhodnocujte a zlepšujte – procesy nejsou neměnné, firma se vyvíjí, prostředí se mění a vy musíte na změny reagovat
TIP: Použijte připravený katalog procesů
- Místo složitých metodik použijte jednoduchý katalog procesů, který vás povede.
- Jde o seznam klíčových firemních postupů, které jsou popsány a mohou být dostupné všem zaměstnancům. Každý proces kromě popisu kroků a odpovědných lidí může mít odkazy na související dokumenty, směrnice a pracovní postupy (SOP). T
- akový katalog se pak stává praktickým základem pro školení nových lidí, dodržování firemních pravidel a časem i pro automatizaci procesů.
TIP2: Když nevíte jak proces probíhá udělejte si jeho mapu
- Mapa procesu je jednoduchý způsob, jak jej vizuálně znázornit, popsat jeho tok napříč lidmi nebo odděleními. Podívejte se jak na to.
Hodnoťte si procesy jako ve škole: od chaosu k řízeným procesům
Zhodnoťte si jednotlivé procesy jako při známkování ve škole. Zjistíte jak na tom jste a kde byste propadli a kde prošli. Jednoduchý způsob, jak zjistit, které procesy ve firmě fungují a které ne, je použít známkování „jako ve škole“. Je to rychlé, srozumitelné a snadno budete vědět jak jste na tom.
- 1 – výborný proces: takto fungují nejlepší v oboru
- 2–3 – dobrý / průměrný proces: občas se vyskytnou zádrhele, ale většinou funguje.
- 4–5 – neexistující, špatný nebo zcela nedostatečný proces: proces není nebo vůbec vůbec nefunguje, časté zmatky, lidé nevědí, co mají dělat.
Toto hodnocení můžete provést sami jako management, nebo zapojit zaměstnance prostřednictvím krátkého dotazníku. Výsledkem je jasný přehled, které procesy je třeba zlepšit prioritně.
Praktické tipy pro malé a rostoucí firmy
- Začněte u procesů, které způsobují nejvíce zmatků.
- Nepřehánějte složitost – jednoduchý popis je lepší než složitá metodika.
- Dejte procesy na jedno místo, kam se zaměstnanci snadno dostanou.
- Zapojte lidi, kteří procesy používají – oni nejlépe vědí, kde to drhne.