V malých a středních firmách se často ví, že „něco nefunguje“, ale chybí rychlý způsob, jak zjistit které procesy nejvíc brzdí chod firmy. Jednoduché známkování na škále 1–5 (jako ve škole) pomůže během pár hodin získat přehled, stanovit priority a rozhodnout, kde začít se zlepšováním nebo automatizací. Často řeší otázka: Jak na procesy? Buď nejsou vůbec, nebo jsou jen v hlavách lidí, a když firma vyroste, začne to bolet. Proto jsme připravili jednoduchou „školní stupnici“, podle které si můžete udělat jasno, kde právě jste.
Hodnocení procesů nemusí být složitý audit. Jednoduchá škála 1–5 vám dá rychlou mapu slabých míst, jasné priority a první kroky ke zlepšení. Začněte malým seznamem procesů, zapojte lidi z praxe a zlepšujte postupně – teprve pak má smysl automatizovat.
Proč procesy hodnotit
- Odhalení slabých míst – kde vznikají chyby, prodlevy a zbytečná práce.
- Lepší rozhodování – jasné priority, do kterých procesů investovat čas.
- Zapojení lidí – rychlá zpětná vazba od zaměstnanců, kteří procesy dělají.
- Příprava na automatizaci – stabilní a srozumitelné postupy se automatizují nejsnadněji.
Škála 1–5: jednoduchá metoda hodnocení
- 1 – výborný a stále vylepšovaný: proces běží hladce, lidé o něm přemýšlí a je průběžně zlepšovaný proces, lidé ho znají a dodržují, bez chyb. Proces nejen běží, ale pravidelně se vyhodnocuje a zlepšuje. To je úroveň, kterou mají špičkové firmy.
- 2 – řízený a fungující: proces je jasně popsaný, všichni ho znají a dodržují. Má svého vlastníka a funguje spolehlivě.
- 3 – popsaný a fungující proces: nekonzistentní výsledek, občas dělá problémy, ale máte jasný popsaný postup, podle kterého lidé pracují. Není to dokonalé, ale už to přináší pořádek a jistotu.
- 4 – slabý: časté chyby, kdo nic nemá sepsané, vše je jen v hlavách. Funguje to jen do chvíle, než někdo odejde. postup není jasný, lidé ho obcházejí nebo se ním neřídí. Něco existuje, ale pokaždé se to dělá jinak. Záleží, kdo má zrovna službu nebo kdo si na co vzpomene.
- 5 - Proces chybí úplně: Proces prostě chybí, je třeba ho zavést
Jak škálu aplikovat v praxi
- Vyberte klíčové procesy: 10–20 nejčastějších/nejbolestivějších (onboarding, fakturace, předávání vybavení, reklamace…).
- Rychlé sebehodnocení managementu: u každého procesu dejte známku 1–5 a stručnou poznámku.
- Krátký pulse-survey zaměstnanců: nechte známkovat ty, kdo proces skutečně vykonávají.
- Sloučte výsledky: udělejte „heat mapu“ – procesy s nejhorší známkou mají prioritu.
- Nápravná akce: zjednodušit, doplnit odpovědnosti, sepsat jasné kroky (SOP), teprve poté zvažte automatizaci.
Mini šablona / příklad tabulky
| Proces | Vlastník | Známka (1–5) | Poznámky / Problémy |
|---|---|---|---|
| Schvalování faktur | CFO | 4 | Příliš mnoho ručních kroků, čekání na podpis |
| Onboarding zaměstnance | HR | 3 | Nekonzistentní mezi týmy, chybí checklist |
| Předávání vybavení | IT | 2 | Funguje, ale bez jasných SLA termínů |
| Odebírání přístupů při odchodu | IT | 5 | Není, lidé odcházejí a nic nevrací |
Co dělat po hodnocení
- Zaměřte se na nejhorší 2–3 procesy a upravte je během příštího měsíce.
- Sepište SOP (účel, spouštěč, kroky, odpovědnosti, termíny, odkazy na formuláře).
- Publikujte na jednom místě (intranet/nástroj), aby je lidé našli.
- Re-hodnoťte za 3–6 měsíců – sledujte zlepšení a další priority.
Několik rychlých tipů z praxe
Jak jednoduše ohodnotit procesy ve firmě?
Použijte škálu 1–5 podle jasnosti, konzistence a efektivity. Známkujte management i zaměstnanci a výsledky spojte do jednoho přehledu.
Kdy má smysl procesy známkovat?
Když se opakují chyby, onboarding trvá dlouho, dochází ke zpožděním nebo není jasná odpovědnost za kroky.
Co je potřeba ke zlepšení po hodnocení?
Zjednodušit kroky, upřesnit odpovědnosti a sepsat je do SOP. Teprve stabilní postupy se vyplatí automatizovat.
Co má obsahovat základní SOP?
Účel, spouštěč, kroky, role/odpovědnosti, termíny (SLA) a odkazy na formuláře či související směrnice.