Co je software pro řízení práce

Datum poslední aktualizace: 16. 08. 2025

Software pro řízení práce a úkolů (často označovaný jako task management software či work management software) pomáhá jednotlivcům i týmům organizovat, plánovat, sledovat a dokončovat úkoly efektivně. 

  • Nástroj pro organizaci, sledování a správu úkolů, s funkcemi jako přiřazení, termíny, statusy, upozornění.
  • zaměřeno na organizaci práce a spolupráci.

Work Management Software není jen „to-do appka“ – je to platforma pro řízení týmové práce a procesů, která kombinuje:

  • Task management (úkoly),
  • Collaboration (spolupráce),
  • Document & process management (informace a workflow),
  • Analytics & automation (reporty, automatizace).

Jak pomáhá software pro řízení práce a úkolů malým a rostoucím firmám?

  • Jedná se o nástroj, který umožňuje identifikovat, organizovat a sledovat jednotlivé úkoly v rámci projektu či denní pracovní agendy, včetně stanovení zodpovědných osob a termínů 
  • Pomáhá zjednodušit komunikaci (např. komentáře, sdílení souborů, upozornění), zvýšit viditelnost (jasný přehled o tom, kdo na čem pracuje a jaký je stav), automatizovat připomínky, a tím zvýšit efektivitu i zodpovědnos

1. Plánování a správa práce a úkolů

  • Tvorba a přiřazování úkolů jednotlivcům nebo týmům.
  • Definování termínů, priorit, stavů (To Do, In Progress, Done).
  • Vytváření workflow šablon pro opakující se procesy (např. onboarding, schvalování, údržba).

2. Spolupráce v týmu

  • Sdílení úkolů, projektů a dokumentů.
  • Možnost komentovat a diskutovat přímo u úkolu (odpadá e-mail ping-pong).
  • Oznámení a notifikace, aby nikdo nezmeškal termíny.

3. Organizace informací

  • Ukládání souvisejících dokumentů, poznámek a příloh.
  • Centralizace dat na jednom místě (žádné hledání v e-mailech).
  • Napojení na další nástroje (CRM, kalendář, cloud storage).

5. Sledování času a nákladů

  • Stopky nebo ruční evidence odpracovaného času.
  • Napojení na budgety a náklady (užitečné u projektů i opakované práce).

7. Automatizace procesů

  • Automatické připomínky termínů.
  • orkflow pravidla („když úkol dokončen → pošli další k X osobě“).
  • Integrace s e-mailem nebo chatem (Teams, Slack).

Co musí umět software pro řízení práce

  • Řízení zdrojů, kapacitní plánování, rozvrhování
  • Správa úkolů
  • Připomenutí úkolů
  • Kalendář
  • Spolupráce
  • Projektové řízení
  • Provedení úlohy, potvrzení dokončení úlohy
  • Hlášení

Řízení úkolů (Task Management )

  • Základem každé disciplíny řízení práce je snaha řídit úkoly. Je to podstata každého pracovního prostředí. Bez schopnosti jednotlivců a týmů provádět úkoly se může provozní páteř společnosti zcela zastavit.
  •  zorganizovat práci mezi různými zúčastněnými stranami a osobami s rozhodovací pravomocí tam, kde je stále vyžadována lidská interakce jako součást pracovního postupu nebo procesu.
  • efektivně spravovat oznámení o úkolech, poskytovat přehled o všech tocích aktivit v reálném čase a vytvářet přizpůsobitelné seznamy úkolů. Lze odvodit prioritu, efektivitu, produktivitu a nižší riziko.

Projektové řízení

  • Projektové řízení je možná největší složkou řízení práce. Zahrnuje projektového manažera, který koordinuje a přiděluje práci a termíny a výsledky pak dodává klientům.
  • Time management: Zaměstnanci mají každý den jen tolik času na plnění svých úkolů. Abyste udrželi své projekty podle plánu, musíte úkoly rovnoměrně rozdělit mezi členy týmu. Time management tedy zahrnuje rozdělování a dobývání úkolů. Při tom byste měli respektovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem zaměstnanců a netlačit členy týmu za jejich pracovní kapacitu.
  • Správa zdrojů: Správa zdrojů je vytváření, údržba a distribuce všech zdrojů vaší společnosti. Takové zdroje mohou zahrnovat hmotné položky, jako jsou zásoby a vybavení, nebo nehmotná aktiva, jako jsou patenty nebo autorská práva.
  • Řízení procesů: Řízení procesů zahrnuje chytré a uvážené využívání zdrojů. Na rozdíl od správy zdrojů se procesní řízení týká zdrojů pouze proto, že se používají k analýze, měření a zlepšování obchodních procesů.
  • Řízení vztahů s klienty: Zatímco velká část řízení práce se týká interních operací, řízení vztahů s klienty zahrnuje veškerou komunikaci se současnými nebo potenciálními zákazníky. Většina společností používá pro tento úkol nejlepší software pro řízení vztahů se zákazníky (CRM).
  • Business intelligence: Business intelligence je použití technologie ke shromažďování a analýze dat, což vede k použitelným položkám. V kontextu řízení práce může business intelligence zahrnovat implementaci řešení velkých dat, která vám pomohou držet krok s konkurencí nebo řídit výkon oddělení.

Správa a řízení zdrojů

  • Další složkou, na kterou je třeba se podívat, je plánování zdrojů.
  •  různé požadavky na alokaci zdrojů.
  • Proaktivní přístup k plánování zdrojů zajistí, že vaše firma bude mít správné zdroje ve správný čas.

Jaké existují nástroje pro řízení práce

  • Jednoduché nástroje: tabulky, sdílené kalendáře, e-maily.
  • Pokročilejší systémy: software pro správu úkolů a projektů (např. Aptien, Asana, Trello).

Aptien: Vaše komplexní řešení řízení práce

Aptien nabízí centralizovanou platformu pro správu všech aspektů řízení práce. Mezi klíčové vlastnosti patří:

  • Řízení úkolů: Vytvářejte, přiřazujte a sledujte úkoly, abyste zajistili, že budou splněny časové osy projektu.
  • Zápisy ze schůzek: Zaznamenávejte a ukládejte zápisy ze schůzek pro snadnou referenci a odpovědnost.
  • Sledování milníků: Automaticky monitorujte pokrok projektu s klíčovými milníky a termíny.
  • Správa dokumentů: Ukládejte a organizujte veškerou projektovou dokumentaci
  • Fotodokumentace: Zachyťte a uložte fotografie postupu úlohy a sledujte změny.
  • Správa dodavatelů: Spravujte vztahy s dodavateli, sdílejte dokumenty a sledujte jejich výkon.
  • Reporting and Change Management: Generujte reporty, sledujte změny a zajistěte soulad s požadavky projektu.
  • S Aptien můžete zefektivnit své procesy řízení práce, zlepšit spolupráci a zajistit úspěch projektu.