Proč vytvářet složky pro přílohy
Složky pro přílohy mají při spolupráci s dodavateli několik různých využití:
- K projektu nahráváte soubory, u kterých nechcete, aby je dodavatel viděl
- K projektu nahráváte různé druhy souborů a chcete je nějakým způsobem třídit (faktury, smlouvy atp.)
- K projektu mají přístup lidé, u kterých je nežádoucí, aby viděli některé soubory
Složky na přílohy vám dovolí výše uvedené omezit a lépe kontrolovat přístup k dokumentům.
Jak vytvářet složky pro přílohy
Pro vytváření složek na přílohy je potřeba být v roli administrátora. Pokud administrátora vašeho systému je někdo z vašich kolegů, požádejte ho o vytvoření a nastavení složky.
- Přejdete do evidence projektů
- Otevřete kteroukoliv položku (složky se zakládají pro celou evidenci a uvidíte je u všech položek)
- Klikněte na záložku "Přílohy"
- Klikněte na tlačítko "+ Vytvoř složku"
- Vyplňte název složky, např. "Faktury od dodavatele"
- V případě, že chcete omezit lidem ve vaší firmě s přístupem do projektů zobrazení této složky, odškrtněte "Složka je zobrazená všem" a nastavte oprávnění pro jednotlivé role. Pokud něco takového nepotřebujete nastavit, tento krok přeskočte
- Zaškrtněte "Zobrazit složku hostům"
- Uložte
Co dodavatel uvidí
- Dodavatel uvidí jen složky, u kterých povolíte zobrazení. Do nich následně může nahrávat přílohy.
