Jak řídit obchodní aktivity v Aptien CRM
Vítejte v Aptien CRM. Provedeme vás základy obchodních aktivit, které zde můžete dělat. Abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. Aptien CRM je jednoduchý nástroj pro řízení a evidenci obchodních aktivit, hlavně pro oblast B2B a umožní vám:
- Mít přehled o obchodních případech a jejich stavech
- Mít přehled o zákaznících
- Mít přehled o všech obchodních jednáních se zákazníky
- Řídit úkoly vyplývající z obchodních schůzek
Aptien CRM je vhodný pro malé a rostoucí firmy a obchodní týmy, které nemají potřebu řídit rozsáhlé obchodní a marketingové kampaně a automatizovaně odesílat nabídky. Je vhodná zejména pro obchodní aktivity na principu account-based obchodu. Záleží tedy spíše na typu obchodu než na vaší roli ve firmě. Postupy zde uvedené jsou společné pro obchodní profesionály, jako jsou například
- Obchodní manažer
- Obchodní zástupce
- Account manažer, KAM
První kroky v Aptien CRM
Zde je průvodce, který vám pomůže s Aptien začít:
1. Kdo jsou vaši zákazníci a jak pracujete s obchodními případy?
- Rozmyslete si, jaký způsob sledování a řízení zákazníků obchodních aktivit je pro vás přirozený a nejjednodušší
- Buď máte každou zakázku u jiného zákazníka, nebo realizujete pro každého vašeho zákazníka více zazkázek
- Z toho vyplyne, jak budete přidávat kontakty, vytvářet příležitosti a vést zápisy z obchodních schůzek
- Jsou vašimi zákazníky lidé nebo firmy?
- Potřebujete vést obchodní případy samostatně, nebo je pro vás jednodušší zákazk = obchodní případ?
2. Nastavte role jednotlivých lidí v obchodě
- Obchodní manažer typicky řídí jednotlivé obchodní zástupce a jejich úkoly
- Obchodní zástupci jsou obchodníci, kteří jsou v kontaktu se zákazníky a vedou o tom záznamy z obchodních schůzek
- Osobní údaje: Ujistěte se, že váš profil obsahuje vaše kontaktní údaje a roli.
- Oznámení: Nakonfigurujte si nastavení oznámení, abyste byli informováni o důležitých aktivitách.
3. Importujte existující data
- Kontakty a potenciální zákazníci: Importujte své stávající kontakty a potenciální zákazníky do CRM. Většina systémů umožňuje nahrávat data z tabulek.
- Čištění dat: Zajistěte, aby byla data přesná a aktuální, abyste předešli duplicitám a chybám.
4. Definujte prodejní procesy
- Fáze prodeje: Nastavte fáze svého prodejního procesu (např. Potenciální zákazník, Kvalifikovaný, Nabídka, Uzavřeno).
- Vlastní pole: Vytvořte vlastní pole, která jsou specifická pro vaše obchodní potřeby.
5. Nastavte prodejní cíle
- Cíle a kvóty: Definujte prodejní cíle a kvóty pro svůj tým.
- KPI: Identifikujte klíčové ukazatele výkonu (KPI) pro sledování pokroku.
Jak budete v Aptien CRM pracovat?
Aptien vám pomůže zejména s vedením obchodních příležitostí a záznamy vašich obchodních aktivit nad nimi. Ve vašem pracovním prostoru vidíte ty evidence, které jako obchodní manažer nebo zástupce potřebujete.
- Obchodní příležitosti - zde vedete všechny příležitosti a poptávky od zákazníků, které jsou v obchodní fázi
- Adresář firem je sdílená evidence napříč firmou, ze které všichni čerpají informace o firmách. Vy si zde vedete vaše dodavatele nebo zákazníky
- Pokud potřebujete Evidenci zákazníků vést samostatně, přidejte si ji jednoduše z naší knihovny šablon
- Adresář kontaktů - je sdílená evidence kontaktů napříč firmou. Je to adresář lidí mimo firmu
Vaše práce se bude odehrávat především v evidenci obchodních příležitostí a také v zápisech z jednání se zákazníky nebo potenciálními zákazníky.
Základní procesy v obchodě
Evidence obchodních příležitostí
- Klíčové informace budete udržovat v evidenci obchodních příležitostí. Zde vedete detailní informace o příležitosti, její RFI, RFP, termín odevzdání nebo obchodní fázi. Založte si novou obchodní příležitost a vyplňte základní informace o ní.
Hlídání termínů odevzdání nabídky
- Když potřebujete hlídat termíny odevzdání nabídky nebo přípravy podkladů k nabídce, uděláte to tak, že na vybrané obchodní příležitosti nastavíte hlídače u pole "Termín odevzdání nabídky".
Poptávky a další dokumenty k obchodním příležitostem
- Ke každé obchodní příležitosti můžete připojit jakékoliv dokumenty, obrázky nebo jinou přílohu. Jsou to poptávkové dokumenty nebo další přílohy z obchodních jednání. Přílohy, dokumenty, můžete dále roztřídit do složek. U nich lze nastavit oprávnění – kdo do které složky smí nebo nesmí.
- Jak vytvářet složky na dokumenty v obchodních příležitostech.
Vedení obchodních kontaktů
- Pro vedení obchodních kontaktů využijte evidenci Kontakty, která slouží jako sdílená centrální evidence kontaktů napříč celou firmou. Z ní pak vybíráte a přiřazujete kontakty k jednotlivým obchodním příležitostem. Výhodou je, že máte přehled a historii toho, s kým ve firmě jednáte o čem. Stejné je to v zápisech z obchodního jednání. Informace jsou vzájemně propojené.
Vedení záznamů z obchodních jednání
Záznamy z obchodních jednání s vašimi potenciálními zákazníky vedete formou zápisů k obchodním příležitostem. Máte tak dokonalý přehled o tom, s kým jste kdy jednali. Zápis s jednání je automaticky zaznamenaný a připojený k příležitosti. Systém vám umožní vést různé typy obchodních aktivit:
- Zápis z osobní schůzky
- Telefonát
- Odeslaný mail nebo dopis
Osobní nebo sdílené poznámky k obchodní příležitosti
- Když si potřebujete k obchodní příležitosti, firmě nebo kontaktu připojit svojí osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte. Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť příležitosti vidí, je vaše poznámka neviditelná. Můžete ji sdílet s ostataními, pokud potřebujete. Uděláte to tak, že poznámku nastavíte jako sdílenou a lidi k ní připojíte.
Úkoly k obchodním příležitostem
- Určitě vám každodenní obchodní aktivity přináší situace, kdy potřebujete vytvořit nějaký úkol. Úkoly můžete vytvářet buď k jednotlivým obchodním příležitostem nebo také ze zápisů.
Co je Aptien?
Aptien můžete použít nejen pro CRM. Je to organizační a evidenční aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy. Kromě CRM pomůže s vedením různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Je to taková elektronická kartotéka. Díky Aptienu mohou lidé ve firmě vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco jako byste spojili Facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jednoho prostředí.
Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit projekty s úkoly, umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.