Externisty sice mohou zvát uživatelé, ale firmou pověřený správce systému může ovlivnit a řídit, kam lze hosty zvát a kam ne. Firemní administrátor na úrovni každé jednotlivé evidence může povolit nebo zakázat zvaní externích pracovníků. Tím můžete dokonale chránit své informace, aby někdo z uživatelů nemohl pozvat hosta do evidence, ve které je to nežádoucí. Například do evidence zaměstnanců je určitě nežádoucí, aby mohli uživatelé zvát hosty a způsobit tak nechtěné zveřejnění informací jen díky tomu, že tam může někdo z venku.
Jak povolíte zvaní externistů
Tento krok můžete provádět pouze v roli administrátora.
- V administraci evidence povolíte (nebo zakážete), kdo a jak může zvát hosty. Navíc na každé evidenci vidíte, jaké položky jsou v ní hostům zpřístupněné a kdo kterého hosta do ní pozval.
- Jděte do administrace, následně do "Evidence", zde vyberte danou evidenci a v jejím nastavení otevřete "Správa extranetu". Zobrazí se vám menu pro nastavení hostů. Zde je potřeba povolit zvaní hostů (partnerů, dodavatelů nebo zákazníků) v evidenci. Důležité je zmínit, že s hosty můžete sdílet detaily o dané položce (projektu), přílohy uložené u projektu, úkoly a poznámky. Nyní můžete hostům povolit přidávání úkolů, ale nezapomeňte také určit odpovědnou a sledující osobu/y, protože jinak host nebude mít možnost vytvořit žádný úkol. Pro úkoly můžete povolit také možnost nahrávání příloh do úkolů. Hodí se to hlavně v situacích, kdy host vám kromě založeného úkolu pošle i nějakou přílohu (například dokument nebo fotografii).
Jak nastavíte, co hosté vidí
- Můžete také nastavit, jaké detaily hosté uvidí.
- Určitě pro vybranou položku vedete informace, které jsou pouze pro vaší interní potřebu, ale zároveň je tam celá řada informací, které by měl vidět i host.
- Například, když jako hosta pozvete vašeho subdodavatele na nějaký projekt.
- V tomto případě je s ním vhodné sdílet název a popis projektu, termín ukončení jednotlivých etap atd. Zde máte tedy možnost zaškrtnou vybrané detaily, u kterých potřebujete, aby je host (partner, zákazník nebo dodavatel) u položek z dané evidence viděl.
Jak nastavit, co externí pracovníci mohou dělat
- Můžete externímu pracovníkovi povolit vytváření vlastních poznámek, které uvidí pouze on a nemůže je sdílet. Dále lze povolit přidávání příloh k položkám do záložky „Přílohy“. Externí pracovník může své nahrané přílohy také mazat.
- Pokud potřebujete, aby byl externí pracovník (váš partner, zákazník nebo dodavatel) upozorněn při změně stavu úkolu, například z „Nový“ na „Dělám“, nebo aby byl upozorněn, kdykoliv zaměstnanec zodpovědný za úkol přidá nový komentář, zaškrtněte příslušná upozornění v nastavení. Upozornění se zobrazí externímu pracovníkovi na jeho nástěnce v přehledu a na nástěnce u jednotlivých položek, ke kterým má přístup, a současně dostane notifikaci e‑mailem.
