Hosty sice mohou zvát uživatelé, ale firmou pověřený správce systému může ovlivnit a řídit, kam lze hosty zvát a kam ne. Firemní administrátor na úrovni každé jednotlivé evidence může povolit nebo zakázat zvaní hostů. Tím můžete dokonale chránit své informace, aby někdo z uživatelů nemohl pozvat hosta do evidence, ve které je to nežádoucí. Například do evidence zaměstnanců je určitě nežádoucí, aby mohli uživatelé zvát hosty a způsobit tak nechtěné zveřejnění informací jen díky tomu, že tam může někdo z venku.
Jak povolíte zvaní hostů
Tento krok můžete provádět pouze v roli administrátora.
- V administraci evidence povolíte (nebo zakážete), kdo a jak může zvát hosty. Navíc na každé evidenci vidíte, jaké položky jsou v ní hostům zpřístupněné a kdo kterého hosta do ní pozval.
- Jděte do administrace, následně do "Evidence", zde vyberte danou evidenci a v jejím nastavení otevřete "Správa extranetu". Zobrazí se vám menu pro nastavení hostů. Zde je potřeba povolit zvaní hostů (partnerů, dodavatelů nebo zákazníků) v evidenci. Důležité je zmínit, že s hosty můžete sdílet detaily o dané položce (projektu), přílohy uložené u projektu, úkoly a poznámky. Nyní můžete hostům povolit přidávání úkolů, ale nezapomeňte také určit odpovědnou a sledující osobu/y, protože jinak host nebude mít možnost vytvořit žádný úkol. Pro úkoly můžete povolit také možnost nahrávání příloh do úkolů. Hodí se to hlavně v situacích, kdy host vám kromě založeného úkolu pošle i nějakou přílohu (například dokument nebo fotografii).
Jak nastavíte, co hosté vidí
Můžete také nastavit, jaké detaily hosté uvidí. Určitě pro vybranou položku vedete informace, které jsou pouze pro vaší interní potřebu, ale zároveň je tam celá řada informací, které by měl vidět i host. Například, když jako hosta pozvete vašeho subdodavatele na nějaký projekt. V tomto případě je s ním vhodné sdílet název a popis projektu, termín ukončení jednotlivých etap atd. Zde máte tedy možnost zaškrtnou vybrané detaily, u kterých potřebujete, aby je host (partner, zákazník nebo dodavatel) u položek z dané evidence viděl.
Jak nastavíte, co hosté mohou dělat
Dále můžete hostovi povolit vytváření poznámek, které vidí pouze sám host a nemá možnost je s nikým sdílet. Další možností je povolení přidávání příloh k položce do záložky „Přílohy“, host může jím nahrané přílohy zároveň i mazat.
Pokud potřebujete, aby host (váš partner, zákazník nebo dodavatel) byl upozorněn, kdykoliv se změní stav úkolu například z „Nový“ na „Dělám“ nebo aby byl upozorněn kdykoliv zaměstnanec, který má úkol na starosti, přidá nový komentář, zaškrtněte daná upozornění v nastavení. Upozornění se zobrazují hostovi na jeho nástěnce v přehledu a na nástěnce u jednotlivých položek, ke kterým má přístup a zároveň dostane notifikaci i do e-mailu.
