Předávací protokol počítače slouží k prokazatelnému předání firemního počítače, notebooku nebo laptopu zaměstnanci.
- pomáhá přehledně zaznamenat, kdy, kým a komu byl počítač předán a za jakých podmínek
- pomáhá snížit ztráty počítačů a dohledatelnost (accountability)
- slouží jako potvrzený doklad a důkaz předání počítače
Proč firmy řeší předávání počítačů? Chrání se před problémy
- aby předešly sporům při odchodu zaměstnance
- v praxi se firmám ztrácí laptopy, nabíječky a příslušenství – hlavně u hybrid/remote zaměstnanců.
- zvyšují odpovědnost (accountability) za svěřený majetek: formální předávání je jednoduchý způsob, jak mít jasně: kdo, kdy, co převzal a v jakém stavu.
- snižují rizika úniku dat: laptop často obsahuje přístup do e-mailu, dokumentů a systémů. Při offboardingu je “vrácení laptopu” klíčový krok, protože špatně zvládnutý návrat zařízení zvyšuje riziko úniku dat.
- zjednodušují práci lidem v HR, IT a office managementu
Co předávací protokol počítače typicky obsahuje?
- údaje o zaměstnanci a firmě
- souhlas s podmínkami používání počítače (Laptop Acknowledgement)
- stav počítače při předání
- datum předání počítače
Doporučený postup pro firmy
- V Aptien evidujte počítače v evidenci, minimálně se základními údaji: Asset tag / inventory ID (interní štítek firmy), sériové číslo, model, značka, případně purchase date / warranty
- Pokud upřednostňujete papírovou dokumentaci, použijte PDF formulář, a vytiskněte si protokol
- Pokud si chcete výrazně zjednodušit papírování, využijte digitální předání v mobilní appce
PDF šablona předávacího protokolu počítače pro tisk
Pokud vaše firma pracuje s dokumenty nebo potřebuje tisknutelný formulář, použijte PDF šablonu. Je to vhodné pro situace, kde stále používáte podepsaný papír a chcete mít možnost formulář snadno vytisknout. PDF šablonu předávacího protokolu počítače můžete snadno upravit, vytisknout ho nebo poslat e-mailem.
- Předávací protokol majetku máte jako jeden z připravených tiskových PDF formulářů
- Potvrzení probíhá podpisem na vytištěný formulář.
- Formulář protokolu automaticky doplní vybrané informace z evidence, například: jméno a příjmení, předmět předání
- Výsledek uloží do formátu pdf, který pak můžete snadno vytisknout
- protokol samotný si můžete sami přizpůsobit zvyklostem ve vaší firmě pomocí návrháře tiskových sestav.
Pomocí tiskového formuláře předávacího protokolu můžete zaměstnanci předat počítač, které vedete v evidenci počítačů. Formulář slouží jako doklad o tom, že zaměstnanec vybavení skutečně převzal. Potvrzení probíhá podpisem na vytištěný protokol.
Formulář se automaticky vyplní vybranými údaji o předávané pomůcce, například:
- typ počítače a další označení
- sériové číslo
- aktuální stav
Výsledný protokol se uloží ve formátu PDF, který můžete jednoduše vytisknout a nechat zaměstnance podepsat.
Digitální předávání počítačů pomocí aplikace
Stále více firem dává přednost digitálnímu předání majetku místo papírových formulářů. Pomocí online aplikace Aptien pro předání majetku můžete:
- spustit předání přímo na mobilu nebo tabletu
- nechat zaměstnance podepsat formulář na obrazovce
- automaticky uložit záznam na jednom místě
- propojit majetek se zaměstnancem bez ruční evidence
- nechat potvrdit souhlas a požíváním počítače
Digitální varianta je ideální, pokud:
- často předáváte vybavení novým zaměstnancům
- řešíte onboarding a offboarding
- chcete mít jasnou historii majetku
- nechcete tisknout, skenovat a archivovat dokumenty
- Podívejte, jak lze předávat počítače nebo jiné IT vybavení bez papírů. Ušetříte tím čas, papír i práci s archivací papírových dokumentů.
Formuláře předávacího protokolu ke stažení
- Vzor předávacího protokolu počítače ke stažení. - MS Word
- Vzor předávacího protokolu počítače ke stažení - PDF
- Šablona předávacího protokolu ke stažení - Aptien