Proč je důležité mít jasný proces odchodu
Odchod zaměstnance není jen formální rozloučení. Pokud není pod kontrolou, může firmě způsobit ztrátu vybavení, nebo způsobit bezpečnostní rizika. Ať už zaměstnanec odchází dobrovolně nebo ne, řízený offboarding pomáhá firmě mít vše pod kontrolou – techniku, přístupy, dokumenty i povinnosti. Bez toho riskujete:
- Ztrátu majetku
- Bezpečnostní rizika (neaktivní přístupy)
- Porušení GDPR
- Právní komplikace
Firma proto musí během odchodu zaměstnance musí zajistit:
- Vrácení vybavení (notebook, telefon, klíče)
- Zrušení přístupů do systémů
- Archivaci dokumentů a údajů
- Dodržení zákonných povinností (evidence, podpisy)
Plán a postup odchodu vychází z vašich směrnic
Konkrétní plán postupu při odchodu zaměstnance máte popsaný ve svých HR směrnicích a personálních předpisech, měl by zahrnovat minimálně:
- Kdy offboarding začíná a kdo ho koordinuje – při výpovědi?
- Kdo je za co odpovědný – HR, manažer, IT, recepce?
- Jaké vybavení nebo přístupy je třeba vrátit?
- Jaké dokumenty musí být podepsány nebo archivovány?
- Kdy a jak proběhne výstupní pohovor?
- Jaký způsobem vše dokládáte (písemně, digitálně, vzory předávacích protokolů)
Jak funguje řízení odchodu zaměstnance
1. Využijete seznam úkolů, checklist pro odchod, tedy co dělat.
- Seznam )kolů vám slouží jako vodítko, šablona toho, co dělat
- V něm máte všechny nezbytné kroky a úkoly pro proces offboardingu
2. Při odchodu zaměstnance naplánujte konkrétní termíny a přidělíte úkoly (Kdy a Kdo)
- Při odchodu konkrétního zaměstnance jednotlivé kroky naplánujete
- Kdy to udělat: Naplánujte každý úkol podle časové osy offboardingu
- Kdo by to měl dělat: Přidělíte odpovědnost příslušným členům týmu
3. Potvrzujete splnění kroků
- Následně vy nebo odpovědní manažeři potvrzují splnění kroků a úkolů a dokumentují je
- Potvrzují splnění a přikládají dokumentaci: Tím zajistíte, aby byla vyplněna a připojena veškerá relevantní dokumentace (např. protokol o předání svěřeného majetku).
Krok za krokem: Jak postupovat při odchodu zaměstnance
Krok 1: Otevřete checklist pro odchod zaměstnance a postupujte podle něj
- Otevřete záznam konkrétního zaměstnance, kde máte připravený kontrolní seznam (checklist) pro odchod zaměstnance.
- Naplánujte jednotlivé kroky a určete odpovědné osoby za ně (např. HR, IT, nadřízený)
Krok 2: Zkontrolujte, co je se zaměstnancem propojené
- V evidenci zaměstnanců otevřete osobní kartu odcházejícího zaměstnance, využijte online reporty „Odchod zaměstnance“
- Na záložce „Souvislosti“ a "Vydáno" uvidíte vše, co je se zaměstnancem propojeno:
- Přidělené vybavení (notebook, klíče, přístupové karty…)
- Odpovědnosti (projekty, dokumenty, úkoly)
- Přístupová oprávnění
Krok 3: Proveďte předání a vrácení vybavení
- Na základě seznamu z reportu vydaného nebo svěřeného pracovního vybavení zajistěte předání (telefony, notebooky, klíčů, přístupových karet atd.)
- Zaznamenejte co bylo vráceno, v jakém stavu, kdo převzal (může být podepsán předávací protokol)
Krok 4: Převeďte odpovědnosti na následníka nebo jiné osoby
- Než zaměstnanec odejde převeďte jeho otevřené úkoly a odpovědnosti na následníka nebo jiné kolegy
- Změňte vlastníky projektů nebo dokumentů, uzavřete rozpracované aktivity
- provedete to přmo z detailu zaměstnance.
Krok 5: Zrušte přístupy do systémů
- Zrušte e-mail, VPN, účetní systémy, HR nástroje apod. a všechna další oprávnění a přístupy
- Tím mu odeberete všechna oprávnění
- V Aptien přejděte do „Administrace → Uživatelé“ Smažte uživatele
Krok 6: Vyřaďte zaměstnance z aktivní evidence
- V evidenci zaměstnanců Označte zaměstnance jako neaktivního
- Archivujte jeho osobní kartu (pro případné dohledání)
- Můžete přidat poznámku k důvodu ukončení
- Tak zůstane systém přehledný a data uložená pro případ potřeby.
Krok 7: Uložte dokumenty a uzavřete administrativu
- Ppřiložte a archivujte: Výpověď nebo dohodu o ukončení
- provedte výstupní rozhovor
- Vyřidte a předejte mzdové potvrzení nebo souhrn benefitů