Kompletní řízení zakázek FVE: od obchodu po servis
Jako firma, která se zabývá dodávkami fotovoltaických elektráren (FVE) řešíte celou sérii na sebe navazujících úkolů, informací a dokumentů u každé vaší zakázky. Od prvního kontaktu se zákazníkem až po dlouhodobou péči o instalaci. Pokud tyto procesy neprobíhají hladce, máte s tím jen starosti, spousty práce navíc, ztráty nejen finanční, ale i reputační. Zpožděné zakázky, opomenutá povolení, špatná evidence zařízení nebo nesplněný servisní závazek. To vás stojí čas a peníze. Jestliže dodáváte FVE na klíč, potřebujete mít vše po kontrolou od obchodu až po servis.
- Podívejte se, jak můžete vést veškeré informace o svých zakázkách, nechat si pohlídat termíny nebo řídit a koordinovat veškerou práci na FVE zakázkách
- Vyřešíte hlídání důležitých termínů, řízení a koordinaci práce lidí i veškerou dokumentaci kolem FVE zakázek
- V jednom prostředí budete mít všechny informace od prvních jednání se zákazníkem až po hlídání údržby vašich instalací
- Dostanete po kontrolu stav zakázky i automatické plánování termínů
- Získáte snadno přehled nad všemi zakázkami.
- Klíčové termíny na zakázce si ohlídáte pomocí hlídačů.
1. Obchodní fáze – získání a zpracování poptávky
První kontakt se zákazníkem vám přichází z různých kanálů – z formuláře na vašem webu, telefonicky, na základě osobního doporučení nebo schůzky. Klíčovým cílem obchodní fáze je nejen zaujmout, ale především efektivně vést zákazníka celým rozhodovacím procesem: od prvotní konzultace, přes nabídku až po podpis smlouvy.
Co musíte a potřebujete v této fázi řešit:
- Evidovat všechny poptávky a obchodní případy v jednom systému, včetně kontaktních údajů a historie komunikace.
- Plánovat a provádět technické obhlídky, zaznamenávat specifika střechy, orientace a technických omezení.
- Připravit nabídku – s přehledem možných variant, předběžným výpočtem výroby, návratnosti a rozpočtem.
- Mít přehled o stavu každé zakázky – kdo ji řeší, v jaké je fázi, co chybí k posunu dál.
Systém hlava ruka tužka papír excel je náročný
- Bez CRM nebo jiného systému se vám nabídky ztrácejí v e-mailech, poznámkách nebo tabulkách.
- Obchodníci si informace předávají neformálně, a jakmile se jich v týmu sejde víc, začne být chaos.
- Informace nebo fotografie z obhlídky ukládáte někam na síť a obtížně dohledáváte
- Opakovaně se musíte zjišťovat stejné informace, což zpomaluje reakce a přidělává vám to práci
2. Realizace zakázky: řízení montážního projektu FVE
Jakmile je smlouva podepsaná, přichází dodávka - z obchodní příležitosti se stává konkrétní projekt, FVE zakázka. V této fázi potřebujete řídit celé montážní zakázky: plánování, koordinaci týmu, hlídání termínů, zajištění materiálu a hlavně vyřízení všech náležitostí vůči úřadům a distributorům.
Co potřebujete v této fázi dělat:
- Hlídat termíny: vyřízení povolení, ohlášení distributorovi, připojení k síti.
- Mít přehled o materiálu: které panely, baterie a střídače jsou pro tuto zakázku určeny, kdy přijdou, kde se skladují.
- Koordinovat montážní týmy – plán práce, přidělení úkolů, harmonogram.
- Dokumentovat: fotodokumentace, revizní zprávy, schémata zapojení, předávací protokol, dokumentace k bateriím, FVE panelům
- Komunikace se zákazníkem – plánování termínu montáže, potvrzení, servisní pokyny.
Proč je to problém bez nástroje:
- Bez projektového řízení v systému se snadno ztratí přehled o stavu zakázky – některé úkoly zůstanou nevyřešené, materiál nedorazí včas, povolení nejsou vyřízena.
- Koordinace mezi skladem, elektrikářem a zákazníkem probíhá přes telefon nebo e-mail, což vede k chybám.
- nemáte kam ukládat dokumentace k instalaci, bateriím nebo panelům
Řízení práce a úkolů na zakázce
Komunikace mezi lidmi, kteří se na zakázce podílejí je klíčová a může způsobit komunikační nebo mailové peklo. Nedorozumění nebo jiný informační šum pak vedou ke zbytečným nákladům nebo nespokojenosti klienta. Aptien vám umožní jednak řídit práci pomocí úkolů nebo například vést zápisy. To vše oceníte s rostoucím počtem lidí, kteří se na zakázce podílejí nebo s odstupem času, kdy se na zakázce dělalo to a to.
- Úkoly a řízení práce na zakázce
- Vedení zápisů a všech aktivit k zakázce
- Hlídání termínů zakázky
- Řízení dodavatelů zakázky a sdílení dokumentů s nimi
- Řízení úkolů kolem FVE stavby
- Veškerou práci kolem stavby řídíte pomocí úkolů
Přehled instalovaných baterií, panelů
- Máte přehled všech komponentách - baterie, panely, měniče - které jste na dodali
Předávání FVE klientovi
Aptien vám umožní předávací protokol automaticky vyplnit z uložených údajů. Ušetří vám tak mnoho práce, protože to nebudete muset dělat někde "ve wordu".
- Vytisknete protokoly nebi zakázkové listy pomocí tiskových formulářů
- Předávací nebo akceptační protokol výsledku FVE
3. Servis a údržba vašich instalací FVE
Montáží práce nekončí. Provoz FVE trvá 20+ let a vyžaduje pravidelnou péči – kontrolu výkonu, čištění panelů, výměnu komponent a rychlou reakci při poruše. Firmy tak často přechází z role dodavatele do role dlouhodobého správce a servisního partnera. Provoz a údržba elektráren je pro vás stejně důležitá jako instalace.
Co musíte řešit po předání díla:
- Vést přehled o instalovaném zařízení – typy panelů, baterií, střídačů, jejich umístění a sériová čísla.
- Sledovat servisní historii – kdy byla provedena poslední kontrola, co bylo vyměněno.
- Reagovat na poruchy – zejména pokud jde o výpadek výroby nebo bezpečnostní riziko.
- Plánovat preventivní údržbu – čištění panelů, kontrolu výkonu, kontrola okolní vegetace, aktualizace firmware u měničů.
- Udržovat kontakt se zákazníkem – připomenutí revizí, hlášení výkonu, nabídky rozšíření.
Proč je to problém bez nástroje:
Bez evidence konfigurace je téměř nemožné rychle dohledat, co bylo nainstalováno. Pokud přijde zákazník po 3 letech se žádostí o opravu, tým často neví, kde je chyba – nemá historii zásahů, fotodokumentaci ani informace o instalovaných komponentách.
Jak vám pomůže jednotný systém
Každá fáze FVE zakázky generuje velké množství dat, zvlášť když dodáváte zakázky na klíč: obchodní záznamy, technické informace, dokumenty, termíny, konfiguraci zařízení, fotky, výstupy ze servisu. Když jsou tyto informace roztříštěné v různých tabulkách, e-mailech nebo aplikacích, vzniká chaos. Co všechno musí firmy zvládnout – a proč potřebujete jednotný systém
- Jednotné řízení zakázek v jednom systému – od prvního kontaktu až po servis.
- Možnost sledovat historii každé zakázky, každého zákazníka a každého zařízení.
- Automatické hlídání různých termínů na zakázce
- Sdílení kompletní dokumentace kolem instalace
- Mobilní přístup – montéři a servisní technici musí mít vše k dispozici i v terénu.
- Automaticky generované předávací protokoly nebo jiné dokumenty do pdf
- Integraci CRM + projektového řízení + evidence majetku a servisu.
- Možnost plánovat úkoly, generovat checklisty, hlídat termíny a mít přehled o konfiguraci.
Díky tomu si ušetříte spoustu času stráveného dohledáváním a přeposílám. lze zaručit vyšší kvalitu služeb, lepší zákaznickou zkušenost, rychlejší reakce na výpadky i efektivnější řízení týmu.
Systém jako je Aptien FVE je ideální pro
- Dodavatele FVE nebo dodavatelé fotovoltaických elektráren
- Projektanty a projektové firmy FVE (pokud zajišťují i návrh a povolování)
- Montážní firmy FVE nebo některé používají instalace FVE na klíč