Jak zvládnout školení v malé a rostoucí firmě

Datum poslední aktualizace: 06. 08. 2025

Bez ohledu na to, jestli máte pět lidí nebo padesát, školení zaměstnanců musíte mít pod kontrolou. Ať už jde o povinné školení podle zákona nebo rozvojové kurzy, vždy je potřeba vědět:

  • Kdo musí co absolvovat
  • Kdy to absolvoval
  • Kdy to má znovu opakovat
  • A mít k tomu doklad

Tady je praktický postup, jak to celé řídit přehledně a bez zmatků.

1. Udělejte si seznam školení podle pracovních pozic

Začněte tím, že si uděláte přehled, jaká školení jsou povinná pro které pozice. To zahrnuje zákonné povinnosti i školení vyplývající z charakteru práce.

  • BOZP a požární ochrana
  • GDPR nebo práce s osobními údaji
  • Kybernetická bezpečnost
  • Specifická školení: řízení VZV, práce ve výškách, chemikálie atd.

Vytvořte si jednoduchou tabulku nebo checklist, kde budete školení přiřazovat k jednotlivým pracovním pozicím. Ten se pak hodí při nástupu nových lidí i při kontrolách.

2. Vytvořte onboarding checklist se školeními

Každý nový zaměstnanec by měl při nástupu dostat jasný seznam školení a zaškolení, kterými musí projít. Například:

  • BOZP a požární ochrana
  • GDPR
  • Seznámení s interními pravidly a procesy
  • Zaškolení na používaný software nebo nástroje
  • Pravidla pro práci s technikou nebo daty

Ke každému bodu si poznamenejte, kdo školení zajišťuje, do kdy má proběhnout a kde to evidujete.

3. Vedení evidence školení

U každého zaměstnance je potřeba vést přehled o tom, co absolvoval. Minimálně evidujte:

  • Název školení
  • Datum absolvování
  • Platnost školení (pokud je časově omezené)
  • Školitel nebo školící firma
  • Doklad o absolvování – např. certifikát nebo zápis

Taková evidence se hodí při auditech, kontrolách i pro interní přehled.

4. Sledujte platnost a opakování školení

Některá školení je třeba pravidelně opakovat. Nastavte si systém připomínek nebo použijte nástroj, který vás na to automaticky upozorní.

Příklady opakovacích školení:

  • BOZP: každých 12 měsíců
  • Požární ochrana: každé 2 roky
  • IT bezpečnost: podle potřeb firmy

5. Plánujte i rozvojová školení

Myslete i na školení, která neslouží jen ke splnění povinností, ale rozvíjejí dovednosti zaměstnanců:

  • Soft skills – komunikace, prezentace, vedení lidí
  • Technické dovednosti – práce s nástroji, softwarem
  • Jazykové kurzy
  • Odborné certifikace

Stačí si vést jednoduchý rozvojový plán nebo poznámku, co má kdo absolvovat a proč. Nemusí to být složité.

Shrnutí: Co mít pod kontrolou

  • Seznam školení podle pozic vyřešíte pomocí Plánu školení nebo nebo maticí všech školení ve firmě 
  • Proškolení nových zaměstnanců  vyřešíte šablonou Plánu školení při nástupu (checklistem)
  • Evidenci absolvovaných školení vyřešíte Záznamem absolvovaných školení u zaměstnance, včetně příloh
  • Hlídání termínů obnovení vyřešíte pomocí naplánovaných termínů školení a automatických připomínek 
  • Rozvoj zaměstnanců vyřešíte pomocí Jednoduchých plánů rozvoje zaměstnanců 

Jaké nástroje můžete pro řízení a plánování školení 

Záleží na tom, co ve firmě používáte. Tady je pár osvědčených možností:

  • Excel / Google Sheets: pro evidenci a checklisty
  • Outlook / Google Kalendář: pro připomínky obnovy
  • Aptien: pro řízení školení, onboardingu a uchování certifikátů
  • E-mail + složky: pro uložení dokumentů a komunikaci

Chcete mít vše přehledně na jednom místě? Použijte Aptien

Aptienu můžete:

  • nastavit povinná školení pro každou pozici,
  • sledovat absolvování školení a přikládat certifikáty,
  • nastavit automatické připomínky,
  • řídit onboarding i kariérní rozvoj zaměstnanců.

Žádné tabulky, žádný chaos. Jen jasný přehled o školení ve vaší firmě.