Bez ohledu na to, jestli máte pět lidí nebo padesát, školení zaměstnanců musíte mít pod kontrolou. Ať už jde o povinné školení podle zákona nebo rozvojové kurzy, vždy je potřeba vědět:
- Kdo musí co absolvovat
- Kdy to absolvoval
- Kdy to má znovu opakovat
- A mít k tomu doklad
Tady je praktický postup, jak to celé řídit přehledně a bez zmatků.
1. Udělejte si seznam školení podle pracovních pozic
Začněte tím, že si uděláte přehled, jaká školení jsou povinná pro které pozice. To zahrnuje zákonné povinnosti i školení vyplývající z charakteru práce.
- BOZP a požární ochrana
- GDPR nebo práce s osobními údaji
- Kybernetická bezpečnost
- Specifická školení: řízení VZV, práce ve výškách, chemikálie atd.
Vytvořte si jednoduchou tabulku nebo checklist, kde budete školení přiřazovat k jednotlivým pracovním pozicím. Ten se pak hodí při nástupu nových lidí i při kontrolách.
2. Vytvořte onboarding checklist se školeními
Každý nový zaměstnanec by měl při nástupu dostat jasný seznam školení a zaškolení, kterými musí projít. Například:
- BOZP a požární ochrana
- GDPR
- Seznámení s interními pravidly a procesy
- Zaškolení na používaný software nebo nástroje
- Pravidla pro práci s technikou nebo daty
Ke každému bodu si poznamenejte, kdo školení zajišťuje, do kdy má proběhnout a kde to evidujete.
3. Vedení evidence školení
U každého zaměstnance je potřeba vést přehled o tom, co absolvoval. Minimálně evidujte:
- Název školení
- Datum absolvování
- Platnost školení (pokud je časově omezené)
- Školitel nebo školící firma
- Doklad o absolvování – např. certifikát nebo zápis
Taková evidence se hodí při auditech, kontrolách i pro interní přehled.
4. Sledujte platnost a opakování školení
Některá školení je třeba pravidelně opakovat. Nastavte si systém připomínek nebo použijte nástroj, který vás na to automaticky upozorní.
Příklady opakovacích školení:
- BOZP: každých 12 měsíců
- Požární ochrana: každé 2 roky
- IT bezpečnost: podle potřeb firmy
5. Plánujte i rozvojová školení
Myslete i na školení, která neslouží jen ke splnění povinností, ale rozvíjejí dovednosti zaměstnanců:
- Soft skills – komunikace, prezentace, vedení lidí
- Technické dovednosti – práce s nástroji, softwarem
- Jazykové kurzy
- Odborné certifikace
Stačí si vést jednoduchý rozvojový plán nebo poznámku, co má kdo absolvovat a proč. Nemusí to být složité.
Shrnutí: Co mít pod kontrolou
- Seznam školení podle pozic vyřešíte pomocí Plánu školení nebo nebo maticí všech školení ve firmě
- Proškolení nových zaměstnanců vyřešíte šablonou Plánu školení při nástupu (checklistem)
- Evidenci absolvovaných školení vyřešíte Záznamem absolvovaných školení u zaměstnance, včetně příloh
- Hlídání termínů obnovení vyřešíte pomocí naplánovaných termínů školení a automatických připomínek
- Rozvoj zaměstnanců vyřešíte pomocí Jednoduchých plánů rozvoje zaměstnanců
Jaké nástroje můžete pro řízení a plánování školení
Záleží na tom, co ve firmě používáte. Tady je pár osvědčených možností:
- Excel / Google Sheets: pro evidenci a checklisty
- Outlook / Google Kalendář: pro připomínky obnovy
- Aptien: pro řízení školení, onboardingu a uchování certifikátů
- E-mail + složky: pro uložení dokumentů a komunikaci
Chcete mít vše přehledně na jednom místě? Použijte Aptien
V Aptienu můžete:
- nastavit povinná školení pro každou pozici,
- sledovat absolvování školení a přikládat certifikáty,
- nastavit automatické připomínky,
- řídit onboarding i kariérní rozvoj zaměstnanců.
Žádné tabulky, žádný chaos. Jen jasný přehled o školení ve vaší firmě.