Jak to funguje
Řešení Aptien vám umožňuje přijímat i odesílat datové zprávy prostřednictvím řešení. Nemusíte tedy již používat on-line rozhraní pro datové schránky. Mezi hlavní výhody používání tohoto řešení patří možnost uchovávat datové zprávy dlouhodobě a řešení Aptien bude sloužit jako tzv. Datový trezor. Tedy i po 90 dnech od doručení nedojde ke smazání datové zprávy a bude v systému tak dlouho, jak budete chtít. Mezi další výhody patří možnost vytvořit „souvislost“ na jakoukoliv evidenci. Příkladem může být, že Vám přijde datová zpráva, která se bude týkat Vašeho zaměstnance. Díky našemu řešení máte možnost zprávu jednoduše provázat na daného zaměstnance. Samozřejmosti je možnost hlídání termínů nad datovou zprávou, jednoduché sdílení informací nebo vytváření úkolů a poznámek, které z dané datové zprávy vycházejí.
Jak využívat rozšíření Datová schránka
Plugin Datová schránka je dostupný pro cenové plány Team, Company a Enterprise za měsíční pronájem. Pro aktivaci pluginu je potřeba kontaktovat pracovníky společnosti Aptien na e-mailu a dohodnout bližší podmínky.
Nainstalujte si evidenci „Datová schránka“
Šablonu dané evidence najdete buď mezi šablonami nebo vám jí poskytne distributor řešení Aptien.
Nastavení datové schránky
Před rozběhnutím ostrého provozu datové schránky je nejprve potřeba datovou schránku nastavit a připojit. Nastavení provedete v sekci pro instalaci pluginů v nastavení evidence Datová schránka. Zde vyberte plugin s názvem „Datové zprávy“.
V nastavení daného pluginu musíte vyplnit potřebné hodnoty, jako je URL adresa serveru, ID číslo Vaší datové schránky, login a heslo pro přístup do DS.
Dále je potřeba tzv. namapovat jednotlivé detaily pro ukládání hodnot z datové schránky. V levém seznamu vidíte přehled detailů, které posílá datová schránka a v pravém seznamu si zvolíte detail, do kterého chcete danou hodnotu v prostředí Aptien uložit.
V neposlední řadě nezapomeňte v dolní části nastavit, do kterých kategorií se mají dané zprávy ukládat. Nyní stačí jenom hodnoty uložit a vrátit se na „Dashboard“ evidence Datová schránka.
Používání datové schránky
Nyní již máte nastavenou datovou schránku. Nyní si můžete stáhnout datové zprávy, které se aktuálně nacházejí ve Vaší datové schránce. Stahování datových zpráv se neprovádí automaticky, ale manuálně na základě požadavku uživatele. Stažení datových zpráv provedete pomocí „Odeslat/Přijmout“. Stažené zprávy se následně zobrazí v přehledu položek.
Po stažení datové zprávy budou vyplněny detaily tak, jak bylo nastaveno v nastavení pluginu. Pokud datová zpráva obsahuje přílohy, budou uloženy do záložky „Přílohy“.
Odeslání datové zprávy
Pokud chcete odeslat datovou zprávu prostřednictví řešení Aptien, zvolte možnost „Nová zpráva“. Nyní bude vyzváni k vyplnění potřebných informací k odeslání zprávy, včetně příjemce, kterého si vybíráte z evidence „Firmy“. Proto je potřeba mít v dané evidenci vyplněný detail „Datová schránka“. Po odeslání datové zprávy dojde k založení nové položky v evidenci Datová schránka.
Podmínky provozu
Maximální velikost odesílané přílohy je 18 MB.