Předávací protokol majetku slouží k prokazatelnému předání firemního majetku zaměstnanci: pracovního vybavení, strojů, přístrojů, nebo třeba notebooků, klíčů nebo vstupních karet.
- pomáhá přehledně zaznamenat, kdo jaký majetek předal, jaký zaměstnanec jej převzal a za jakých podmínek.
- slouží jako podepsaný doklad předání majetku.
- Je to tedy doklad o tom, že předávající majetek předal zaměstnanci a že zaměstnanec tuto věc přijal.
Formulář můžete použít jako PDF šablonu k tisku, nebo zvolit digitální předání přes online aplikaci s podpisem zaměstnance na obrazovce.
Co předávací protokol majetku typicky obsahuje:
- údaje o zaměstnanci a firmě
- seznam předávaného majetku
- stav majetku při předání
- datum předání majetku
- podpisy obou stran
Proč používají firmy předávací protokol majetku?
- aby předešly sporům při odchodu zaměstnance
- měly přehled o tom, kdo má jaké vybavení
- zvýšily odpovědnost za svěřený majetek
- zjednodušily práci HR, IT a office managementu
Předávací protokol majetku máte možnost vytvořit ke každé aktivní evidenci v Aptien. Sami si můžete navrhovat a vytvářet různé předávací protokoly, jak potřebujete.
Předávací protokol majetku
Předávací protokol majetku je dokument, který organizace používají k přidělení nebo převodu vlastnictví, odpovědnosti nebo užívacích práv konkrétního majetku z jedné osoby, oddělení nebo entity na jinou. Tento postup zajišťuje, že majetek je v rámci organizace řádně spravován, využíván a evidován. Široce se používá k dokumentaci předání firemního majetku, jako jsou laptopy, telefony nebo vybavení, přístupové karty nebo klíče od kanceláře, zaměstnancům.
Předávací protokol majetku obsahuje:
- Informace o zaměstnanci: Jméno, ID, pracovní pozice, oddělení a nadřízený.
- Podrobnosti o majetku: Popis, sériové číslo, datum vydání, stav a datum přiřazení.
- Potvrzení přiřazení: Sekce pro podpis zaměstnance, potvrzující převzetí majetku.
- Ověření: Sekce pro HR, IT nebo vedení, aby ověřili a podepsali přiřazené položky.
PDF šablona předávacího protokolu majetku pro tisk
Pokud vaše firma pracuje s dokumenty nebo potřebuje tisknutelný formulář, můžete tento vzor použít jako PDF šablonu. Je to vhodné pro situace, kde stále používáte podepsaný papír a chcete mít možnost formulář snadno vytisknout. PDF šablonu předávacího protokolu majetku můžete snadno upravit, vytisknout ho nebo poslat e-mailem.
- Předávací protokol majetku máte jako jeden z připravených tiskových PDF formulářů a
- Potvrzení probíhá podpisem na vytištěný formulář.
- Formulář protokolu automaticky doplní vybrané informace z evidence, například: jméno a příjmení, předmět předání
- Výsledek uloží do formátu pdf, který pak můžete snadno vytisknout
- protokol samotný si můžete sami přizpůsobit zvyklostem ve vaší firmě pomocí návrháře tiskových sestav.
Digitální předávání majetku pomocí aplikace
Stále více firem dává přednost digitálnímu předání majetku místo papírových formulářů. Pomocí online aplikace Aptien pro předání majetku můžete:
- spustit předání přímo na mobilu nebo tabletu
- nechat zaměstnance podepsat formulář na obrazovce
- automaticky uložit záznam na jednom místě
- propojit majetek se zaměstnancem bez ruční evidence
Digitální varianta je ideální, pokud:
- často předáváte vybavení novým zaměstnancům
- řešíte onboarding a offboarding
- chcete mít jasnou historii majetku
- nechcete tisknout, skenovat a archivovat dokumenty