Proč excel rostoucím firmám nestačí
Jak vaše firma roste – ze 3 na 10 lidí, pak na 30 a třeba i na 100 – musí se vyvíjet i způsob, jakým pracujete. To, co kdysi fungovalo s pár lidmi a sdílenou tabulkou, se rychle změní v chaos.
- Úkoly se ztrácejí.
- Detaily o zákaznících a komunikace jsou rozeseté po e-mailech, poznámkách a v paměti.
- Váš tým tráví více času hledáním informací než jejich reálným využitím.
Dosáhnete zlomového bodu. Neformální způsob řízení a nástroje, které dříve stačily už nestačí. Nepotřebujete složitý podnikový systém – ale potřebujete rozhodně systém, který vám umožní řídit váš větší tým a více zákazníků. A co je důležitější, potřebujete sdílený systém, který udrží všechny v souladu, zodpovědné a informované.
Je potřeba CRM
Jak váš prodejní tým roste, roste i složitost jeho řízení. To, co začalo s jedním zakladatelem, který všechno zvládal, se stává týmem dvou nebo tří obchodních zástupců – každý spravuje své vlastní potenciální zákazníky, obchody a následné kroky.
Zpočátku je to zvládnutelné. Sdílíte tabulky, přeposíláte e-maily, možná používáte sdílenou doručenou poštu.
Ale pak se začnou dít chyby:
- Dva obchodní zástupci kontaktují stejného potenciálního zákazníka.
- Následný krok je zmeškán, protože je pohřben v něčí doručené poště.
- Jako obchodní manažer ztrácíte přehled – nevíte, co je v pipeline, co se hýbe nebo co uvízlo.
Tabulky a e-mailové konverzace nebyly vytvořeny pro spolupráci, přehlednost ani zodpovědnost. A rozhodně nebyly vytvořeny pro škálování. Neumí řídit tým, neumí ukládat dokumenty, neumí posílat upozornění. Neumí vám pomoci nastavit systém řízení. Pro rostoucí prodejní tým není systém řízení byrokracií – je to přežití. Potřebujete:
- Sdílený systém, kde je vidět každý potenciální zákazník, obchod a interakce se zákazníkem.
- Centralizovaný pipeline, který ukazuje průběh v reálném čase.
- Způsob, jak koučovat, sledovat a podporovat svůj tým – bez mikromanagementu.
CRM pomáhá – ale pouze pokud je součástí širšího systému, který podporuje celou cestu zákazníka. Protože jakmile je obchod uzavřen, začíná ta skutečná práce: poskytování služby, řízení projektu a dlouhodobá podpora zákazníka.
CRM je jen začátek, sám o sobě nestačí
Většina CRM systémů končí prodejem. Ale vaše práce ne. Jakmile je obchod uzavřen, stále musíte:
- Dodat službu nebo produkt.
- Řídit projekt.
- Poskytovat zákaznickou podporu.
- Sledovat záruky, smlouvy a následné kroky.
Pokud vám s tím váš CRM nepomůže, vracíte se k žonglování s nástroji – a ztrácíte míče.
To, co opravdu potřebujete, je systém, který sleduje zákazníka od prvního kontaktu až po finální dodání a dále.
Co vaše rostoucí podnikání skutečně potřebuje
Potřebujete řešení, které kombinuje:
- CRM: Pro správu potenciálních zákazníků, kontaktů a komunikace
- Řízení projektů: Pro doručení toho, co jste slíbili
- Poprodejní péče a údržba: Pro podporu zákazníků po prodeji
Vše na jednom místě. Bez přepínání nástrojů. Bez ztráty kontextu.
To je zvláště důležité pro podniky, jako jsou:
- Poskytovatelé IT služeb spravující klientské projekty a podporu
- Stavební nebo instalační firmy zajišťující dodávku a údržbu
- Personální nebo poradenské agentury, které pracují s mnoha klienty najednou
Jeden zdroj informací od obchodu po realizaci
Pokud se opravdu chcete starat o své zákazníky. musíte mít o nich přehled po celou dobu spolupráce, od prvního kontaktu až po stálou podporu. Pokud máte všechny důležité věci o zákazníkovi v jednom systému, zajistíte, že se žádná informace neztratí a všichni k nim mají snadný přístup. Díky tomu budou zákazníci spokojenější, vy nebudete neustále něco dohledávat a vaše firma poroste.
Obchodní případy a získávání zákazníků
- Evidence příležitostí: Mějte všechny informace o klientech a obchodních příležitostech na jednom místě.
- Shromažďujte informace o jednáních s potenciálními zákazníky a o samotných obchodních příležitostech.
- Vyhodnocujte potenciální zakázky podle předem stanovených kritérií, abyste zjistili, jestli se vám vyplatí.
- Podívejte se jak řídit aktivně obchodní příležitosti a případy
Realizace a dodání:
- Jakmile získáte klienta, je důležité sdílet všechny důležité informace z obchodu, abyste mohli efektivně připravit podrobný plán s termíny, zodpovědnostmi a výsledky.
- Realizujte projekt, pravidelně komunikujte s klientem a řešte případné problémy nebo změny.
Péče o zákazníky a udržování vztahů:
- Po realizaci zakázky nebo projektu je důležité udržovat dlouhodobý vztah se zákazníkem.
- Lidé se ve firmě mění, proto je důležité mít zaznamenané, na čem jste se s klientem dohodli a co jste mu dodali.
- Pokud máte všechny důležité informace o dodávkách, termínech a způsobech na jednom místě, usnadníte si podporu.
Přechod od tabulek k systému
Signály, že je čas na změnu z excelů k použití nějakého software:
- Duplikujete data mezi různými tabulkami
- Projekty se zpožďují nebo jsou neorganizované
- Zákazníci se cítí zapomenuti po prodeji
- Váš tým je zahlcen ručním sledováním
Jaké hledat řešení, na co se soustředit:
- Jednoduché, intuitivní rozhraní
- CRM + řízení projektů + sledování služeb
- Škálovatelné pro týmy od 3 do 100 lidí
- Dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobilo vašim pracovním postupům
Jak Aptien pomáhá
- Aptien je vytvořen pro rostoucí firmy, jako je ta vaše. Kombinuje:
- CRM: Sledujte potenciální zákazníky, obchody a komunikaci se zákazníky
- Řízení projektů: Přidělujte úkoly, spravujte časové osy a spolupracujte
- Péče a údržba: Sledujte servisní smlouvy, záruky a podporu
- Vše v jedné platformě. Nejsou potřeba žádné integrace. Žádné přepínání mezi nástroji.
Proč týmy milují Aptien:
- Je strukturovaný, ale ne rigidní
- Roste s vaším týmem
- Snižuje chaos a zvyšuje zodpovědnost
Začínáme
- Začněte s vaším nejvíce chaotickým procesem, který vás nejvíce zdržuje a trápí – s obchodem a prodeje, s řízením zakázek a projektů nebo s podporou.
- Vyberte variantu, vedete své obchodní případy, zákazníky a zakázky
- Importujte svá data do Aptienu.
- Pozvěte svůj tým a přidělte role.
- Použijte šablony pro rychlý start.
Pomůžeme vám na každém kroku.