CRM průvodce pro rostoucí firmy a týmy

Datum poslední aktualizace: 17. 06. 2025

Proč excel rostoucím firmám nestačí 

Jak vaše firma roste – ze 3 na 10 lidí, pak na 30 a třeba i na 100 – musí se vyvíjet i způsob, jakým pracujete. To, co kdysi fungovalo s pár lidmi a sdílenou tabulkou, se rychle změní v chaos.

  • Úkoly se ztrácejí.
  • Detaily o zákaznících a komunikace jsou rozeseté po e-mailech, poznámkách a v paměti.
  • Váš tým tráví více času hledáním informací než jejich reálným využitím.

Dosáhnete zlomového bodu. Neformální způsob řízení a nástroje, které dříve stačily už nestačí. Nepotřebujete složitý podnikový systém – ale potřebujete rozhodně systém, který vám umožní řídit váš větší tým a více zákazníků. A co je důležitější, potřebujete sdílený systém, který udrží všechny v souladu, zodpovědné a informované.

 Je potřeba CRM

Jak váš prodejní tým roste, roste i složitost jeho řízení. To, co začalo s jedním zakladatelem, který všechno zvládal, se stává týmem dvou nebo tří obchodních zástupců – každý spravuje své vlastní potenciální zákazníky, obchody a následné kroky.

Zpočátku je to zvládnutelné. Sdílíte tabulky, přeposíláte e-maily, možná používáte sdílenou doručenou poštu.

Ale pak se začnou dít chyby:

  • Dva obchodní zástupci kontaktují stejného potenciálního zákazníka.
  • Následný krok je zmeškán, protože je pohřben v něčí doručené poště.
  • Jako obchodní manažer ztrácíte přehled – nevíte, co je v pipeline, co se hýbe nebo co uvízlo.

Tabulky a e-mailové konverzace nebyly vytvořeny pro spolupráci, přehlednost ani zodpovědnost. A rozhodně nebyly vytvořeny pro škálování. Neumí řídit tým, neumí ukládat dokumenty, neumí posílat upozornění. Neumí vám pomoci nastavit systém řízení. Pro rostoucí prodejní tým není systém řízení byrokracií – je to přežití.  Potřebujete:

  • Sdílený systém, kde je vidět každý potenciální zákazník, obchod a interakce se zákazníkem.
  • Centralizovaný pipeline, který ukazuje průběh v reálném čase.
  • Způsob, jak koučovat, sledovat a podporovat svůj tým – bez mikromanagementu.

CRM pomáhá – ale pouze pokud je součástí širšího systému, který podporuje celou cestu zákazníka. Protože jakmile je obchod uzavřen, začíná ta skutečná práce: poskytování služby, řízení projektu a dlouhodobá podpora zákazníka.

CRM je jen začátek, sám o sobě nestačí

Většina CRM systémů končí prodejem. Ale vaše práce ne. Jakmile je obchod uzavřen, stále musíte:

  • Dodat službu nebo produkt.
  • Řídit projekt.
  • Poskytovat zákaznickou podporu.
  • Sledovat záruky, smlouvy a následné kroky.

Pokud vám s tím váš CRM nepomůže, vracíte se k žonglování s nástroji – a ztrácíte míče.

To, co opravdu potřebujete, je systém, který sleduje zákazníka od prvního kontaktu až po finální dodání a dále.

Co vaše rostoucí podnikání skutečně potřebuje

Potřebujete řešení, které kombinuje:

  • CRM: Pro správu potenciálních zákazníků, kontaktů a komunikace
  • Řízení projektů: Pro doručení toho, co jste slíbili
  • Poprodejní péče a údržba: Pro podporu zákazníků po prodeji

Vše na jednom místě. Bez přepínání nástrojů. Bez ztráty kontextu.

To je zvláště důležité pro podniky, jako jsou:

  • Poskytovatelé IT služeb spravující klientské projekty a podporu
  • Stavební nebo instalační firmy zajišťující dodávku a údržbu
  • Personální nebo poradenské agentury, které pracují s mnoha klienty najednou

jeden systém od obchodu po realizaci

Jeden zdroj informací od obchodu po realizaci

Pokud se opravdu chcete starat o své zákazníky. musíte mít o nich přehled po celou dobu spolupráce, od prvního kontaktu až po stálou podporu. Pokud máte všechny důležité věci o zákazníkovi v jednom systému, zajistíte, že se žádná informace neztratí a všichni k nim mají snadný přístup. Díky tomu budou zákazníci spokojenější, vy nebudete neustále něco dohledávat a vaše firma poroste.

Obchodní případy a získávání zákazníků

  • Evidence příležitostí: Mějte všechny informace o klientech a obchodních příležitostech na jednom místě.
  • Shromažďujte informace o jednáních s potenciálními zákazníky a o samotných obchodních příležitostech.
  • Vyhodnocujte potenciální zakázky podle předem stanovených kritérií, abyste zjistili, jestli se vám vyplatí.
  • Podívejte se jak řídit aktivně obchodní příležitosti a případy

Realizace a dodání:

  • Jakmile získáte klienta, je důležité sdílet všechny důležité informace z obchodu, abyste mohli efektivně připravit podrobný plán s termíny, zodpovědnostmi a výsledky.
  • Realizujte projekt, pravidelně komunikujte s klientem a řešte případné problémy nebo změny.

 Péče o zákazníky a udržování vztahů:

  • Po realizaci zakázky nebo projektu je důležité udržovat dlouhodobý vztah se zákazníkem.
  • Lidé se ve firmě mění, proto je důležité mít zaznamenané, na čem jste se s klientem dohodli a co jste mu dodali.
  • Pokud máte všechny důležité informace o dodávkách, termínech a způsobech na jednom místě, usnadníte si podporu.

Přechod od tabulek k systému

Signály, že je čas na změnu z excelů k použití nějakého software:

  • Duplikujete data mezi různými tabulkami
  • Projekty se zpožďují nebo jsou neorganizované
  • Zákazníci se cítí zapomenuti po prodeji
  • Váš tým je zahlcen ručním sledováním

Jaké hledat řešení, na co se soustředit:

  • Jednoduché, intuitivní rozhraní
  • CRM + řízení projektů + sledování služeb
  • Škálovatelné pro týmy od 3 do 100 lidí
  • Dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobilo vašim pracovním postupům

Jak Aptien pomáhá

  • Aptien je vytvořen pro rostoucí firmy, jako je ta vaše. Kombinuje:
  • CRM: Sledujte potenciální zákazníky, obchody a komunikaci se zákazníky
  • Řízení projektů: Přidělujte úkoly, spravujte časové osy a spolupracujte
  • Péče a údržba: Sledujte servisní smlouvy, záruky a podporu
  • Vše v jedné platformě. Nejsou potřeba žádné integrace. Žádné přepínání mezi nástroji.

Proč týmy milují Aptien:

  • Je strukturovaný, ale ne rigidní
  • Roste s vaším týmem
  • Snižuje chaos a zvyšuje zodpovědnost

Začínáme

  • Začněte s vaším nejvíce chaotickým procesem, který vás nejvíce zdržuje a trápí – s obchodem a prodeje, s řízením zakázek a projektů nebo s podporou.
  • Vyberte variantu, vedete své obchodní případy, zákazníky a zakázky
  • Importujte svá data do Aptienu.
  • Pozvěte svůj tým a přidělte role.
  • Použijte šablony pro rychlý start.

Pomůžeme vám na každém kroku.