Check-list pro nástup zaměstnance je soupis konkrétních úkolů a aktivit, které je potřeba udělat během prvních dnů nového zaměstnance – od prvního dne do zhruba 2 týdnů, nebo prvních 3 měsíců. Slouží k tomu, aby nic důležitého nezůstalo zapomenuto. Pomůže zajistit, aby nový kolega dostal vše potřebné – od pracovního vybavení po školení – a jeho onboarding proběhl hladce.
K čemu potřebují firmy onboarding checklist?
- Pomáhá HR, IT i manažerům vědět, co má kdo kdy připravit nebo udělat při nástupu
- Zjednodušuje spolupráci personalisty, s dalšími (office manažer, IT, Facility)
- Minimalizuje zmatky první den a pomáhá standardizovat proces nástupu zaměstnance
- Zvyšuje spokojenost a jistotu nového zaměstnance
Co by seznam pro nástup zaměstnance měl obsahovat (Šablona)
Aktivity před nástupem (přijetí až Den 1)
- Potvrdit nástup novému zaměstnanci
- Připravit a zaslat uvítací informace a instrukce (kdy přijít, kam přijít, co si přinést, kdo je kontaktní osoba, dress code)
- Připravit pracovní smlouvy a další dokumenty k podpisu (pracovní smlouva, GDPR, interní směrnice)
- Připravit a vyřídit formální náležitostí plynoucí z platné legislativy (mzdový a evidenční list)
- Naplánovat povinná školení (BOZP, PO, compliance, ochrana osobních údajů, etický kodex)
- Připravit detailní plán odborného zaškolení a tréningu
- Informovat budoucí spolupracovníky o změně
- Zajistit přístupy do budovy / vstupní kartu / klíče, připravit hesla, vstupní karty a klíče
- Připravit pracovní vybavení (Notebook/telefon + nabíječky, sluchátka, dokovací stanice, monitor, nástroje, pracovní pomůcky)
- Nakoupit pracovní pomůcky a vybavení, pokud je třeba
- Připravit pracovní prostředí a pracoviště
- Založit účty v systémech/aplikacích firmy, zřídit e-mailový účet a podobně
- Zadat zaměstnance do personálního systému
- Nastavit role a přístupová oprávnění podle pracovní pozice
- Připravit plán adaptace na první týden, a dále na 30-60-90 dní
- Přidělit mentora, buddyho, zkušeného kolegu
První den (a první týden)
- Přivítání a orientace, představení firmy a kultury (s formálními i neformálními zvyklostmi ve firmě)
- Představení týmu, nadřízeného, spolupracovníků, mentora/buddyho
- Seznámení zaměstnance se spolupracovníky
- Prohlídka pracoviště, nastavení pracoviště
- Seznámení se základními předpisy a pravidly ve firmě: bezpečnost, docházka, komunikace
- Seznámení zaměstnance s detailní pracovní náplní
- Předání přístupů: vydání klíčů, přístupů, hesel a oprávnění + potvrzení převzetí
- Zprovoznění přístupů do firemních systémů, e-mailu a dalších aplikací
- Vydání pracovního vybavení, nástrojů, ochranných pomůcek a dalších věcí (počítač, pracovní nástroje, ochranné pomůcky)
- Školení nebo instruktáž kolem procesů firmy, pracovního prostředí a bezpečnosti práce
- Školení nebo instruktáž související s pracovním zařazení (nástroje, procesy, pracovní postupy, standardy)
- Nastavení výkonu a pracovních cílů s manažerem pracovní náplní: co je očekáváno
- Krátká zpětná vazba na konci prvního dne: co fungovalo, co chybí
30-60-90 dní
- Na konci období (30-60-90) vždy pracovní review: co už umí, co blokuje, kde potřebuje podporu
- Ověření školení a compliance checklistu
- Zpětná vazba na nástup (dotazník + krátký rozhovor)
- Přidat složitější odpovědnost / vlastní oblast
- Nastavení výkonu, očekávání a rozvojového plánu
- Nastavení cílů na další kvartál
Jak nastavit checklist pro nástup a potvrzovat splnění jednotlivých bodů?
- V Aptienu si můžete vytvořit vlastní checklist pro nástup zaměstnance
- Při nástupu zaměstnance pak jednotlivé kroky naplánujete, přidělit jednotlivé kroky kolegům a sledujete, co je hotové.
1. Připravíte seznam úkolů, checklist pro odchod, tedy co dělat.
- Vytvoříte checklist: seznam úkolů pro nástup zaměstnance
- Seznam úkolů vám slouží jako vodítko, šablona toho, co dělat
- V něm máte všechny nezbytné kroky a úkoly pro proces onboardingu
2. Při nástupu nového zaměstnance naplánujte konkrétní termíny a přidělíte úkoly (Kdy a Kdo)
- Při nástupu nového zaměstnance jednotlivé kroky naplánujete
- Kdy to udělat: Naplánujte každý úkol podle časové osy onboardingu
- Kdo by to měl dělat: Přidělíte odpovědnost příslušným členům týmu
3. Potvrzujete splnění kroků
- Následně vy nebo odpovědní manažeři potvrzují splnění kroků a úkolů a dokumentují je
- Potvrzují splnění a přikládají dokumentaci: Tím zajistíte, aby byla vyplněna a připojena veškerá relevantní dokumentace (např. protokol o předání svěřeného majetku).
