Protokol o vrácení majetku slouží k prokazatelnému vrácení majetku, vybavení, strojů, přístrojů, noteboků, klíčů nebo čehokoliv jiného, co vyžaduje formální potvrzení o vrácení nebo převzetí zpět. Tento formulář se obvykle používá, když zaměstnanec opouští společnost nebo když již není vybavení potřeba. Pomáhá zajistit, že veškerý majetek, jako jsou laptopy, mobilní telefony, klíče a další vybavení, je vrácen v dobrém stavu. Formální potvrzení vrácení majetku pomáhá udržovat odpovědnost a bezpečnost firemního majetku.
- pomáhá přehledně zaznamenat, kdo co vrátil a za jakých podmínek.
- slouží jako podepsaný doklad o vrácení. Je to tedy doklad o tom, že někdo danou věc převzal zpět.
Formulář o vrácení můžete použít jako PDF šablonu k tisku, nebo zvolit digitální předání přes online aplikaci s podpisem na obrazovce.
Co protokol o vrácení typicky obsahuje:
- Informace o zaměstnanci a firmě
- Popis vráceného majetku nebo vybavení
- Stav majetku při vrácení
- Datum vrácení
- Podpisy obou stran
Proč používají firmy protokol o vrácení?
- aby předešly sporům při odchodu zaměstnance
- měly přehled o tom, kdo a kdy vrátil pracovní vybavení
- zvýšily odpovědnost za svěřený majetek
- zjednodušily práci HR, IT a office managementu
Protokol o vrácení máte možnost vytvořit ke každé aktivní evidenci v Aptien. Sami si můžete navrhovat a vytvářet různé protokoly, jak potřebujete.
PDF šablona protokolu o vrácení pro tisk
Pokud vaše firma potřebuje tisknutelný formulář, můžete tento vzor použít jako PDF šablonu. Je to vhodné pro situace, kde stále používáte podepsaný papír a chcete mít možnost formulář snadno vytisknout. PDF šablonu můžete snadno upravit, vytisknout ho nebo poslat e-mailem.
- Protokol o vrácení máte jako jeden z připravených tiskových PDF formulářů
- Potvrzení probíhá podpisem na vytištěný formulář.
- Protokol pak slouží jako podepsaný doklad převzetí věci zpět
- Formulář protokolu automaticky doplní vybrané informace z evidence, například: jméno a příjmení, předmět předání
- Výsledek uloží do formátu pdf, který pak můžete snadno vytisknout
- Protokol samotný si můžete sami přizpůsobit zvyklostem ve vaší firmě pomocí návrháře tiskových sestav.
Jak vytvořit nebo upravit protokol o vrácení
Tištěný protokol o vrácení máte možnost vytvořit ke každé evidenci a můžete jej sami přizpůsobit zvyklostem ve vaší firmě pomocí návrháře tiskových sestav. Zde si můžete sami navrhovat a vytvářet tiskové sestavy.
Digitální potvrzení vrácení pomocí aplikace
Stále více firem dává přednost digitálnímu vrácení majetku místo papírových formulářů. Pomocí online aplikace Aptien pro předání a vrácení majetku můžete:
- digitálně spustit vrácení
- spustit předání přímo na mobilu nebo tabletu
- nechat zaměstnance podepsat formulář na obrazovce
- automaticky uložit záznam na jednom místě
- propojit majetek se zaměstnancem bez ruční evidence
Digitální varianta vrácení majetku je ideální, pokud:
- často předáváte vybavení novým zaměstnancům
- řešíte onboarding a offboarding
- chcete mít jasnou historii majetku
- nechcete tisknout, skenovat a archivovat dokumenty