Řízení a organizace malé firmy

Jak se řídí malé a rostoucí firmy?

Řízení malých firem je oproti velkým firmám firmám odlišné. Vzhledem k počtu lidí a celkové velikosti je struktura řízení mnohem jednodušší. Na rozdíl od nich mají malé a střední firmy pouze jednu nebo dvě úrovně řízení. Chybí střední management a řízení probíhá jen ve dvou úrovních. Malé firmy si vystačí dokonce často jen s jednou úrovní řízení. 

Malá firma jako "Rodinná firma" (do cca 10-15 lidí)

• Firmu řídí zpravidla jeden člověk (často je to vlastník firmy jako manažer). Zná každého osobně, dohlíží na každý projekt a rozhoduje o detailech.
• Majitel/Manažer: Často vlastník firmy, který dohlíží na všechny aspekty podnikání.
• Řízení se často je tedy na jedné úrovni 
• Komunikace a procesy jsou neformální, založené na ústní domluvě nebo zvyklostech

První manažerský zlom malé firmy (cca 20-25 lidí)

• Zavádění středního managementu je nutnost a zlomový bod pro řízení a organizaci práce.
• Zakladatel již nemůže efektivně řídit všech 20-25 lidí najednou.
• Objevuje se potřeba týmových lídrů, vedoucích projektů nebo seniorních specialistů, kteří převezmou část každodenního řízení a komunikace.
• Komunikace: Je potřeba pravidelných týmových schůzek a formálních komunikačních kanálů (např. intranetu).
• Správa firemních dat: Vše už nemůže být v e-mailech a tabulkách, roste potřeba systémů.
• Důraz na procesy: Neformální procesy začínají selhávat. Zjišťujete, že je potřeba formalizovat:
• Změna v řízení lidí: Důraz se přesouvá od přímého řízení k řízení přes "mezivrstvu". Zakladatel se soustředí spíše na strategii.

Druhý manažerský zlom: přerod ve střední firmu (cca 25-70 lidí)

• Na této hranici již firma potřebuje formální HR oddělení, i kdyby bylo jen s jedním člověkem.
• Při takové velikosti se z firmy stává střední, a to včetně změny organizačního uspořádání
• Nastává nutnost začít řídit firmu přes pravidla a jasnou strukturu, jako střední firmu

Software pro malé firmy

Malé firmy vyžadují minimální administrativu – nechtějí složité systémy ani ERP, mají nějaký účetní program, mzdové účetnictví doplněné kancelářským balíkem. 

Jak s řízením malých firem pomůže Aptien?

• Jednoduché řízení zakázek a úkolů – nemají projektové oddělení, potřebují mít přehled, co kdo dělá.
• Úkoly a připomínky: řízení práce pomocí úkolů → hlídače revizí, expirace smluv, servisních termínů.
• Evidence majetku a vybavení – kdo má notebook, telefon, auto, klíče.
• Evidence smluv a dokumentů – smlouvy se zákazníky, pronájmy, servisní smlouvy, aby „něco nepropadlo“.
• Základní HR agenda a personalistika – pracovní smlouvy, školení, karta zaměstnance
• Jednoduché evidence pro zakázky, smlouvy, majetek, zaměstnance (snadné místo Excelu).
• Sledování nákladů → jednoduché nákladové tabulky vám umožní sledování nákladů na projekty, školení, údržbu bez potřeby velkého ERP.

S Aptien dostanete, co malé firmy potřebují

• All-in-one místo místo Excelu a e-mailu – přehled bez chaosu.
• Snadno použitelné, rychle zavedené řešení, není nutná složitá implementace.
• Přizpůsobitelné evidence: tak jednoduché, jako přidávání záložek v excelu – můžete si snadno vytvořit vlastní „organizer“ podle potřeby (něco, co v Trellu nebo Smartsheetu není přirozeně).